科技報(bào)告是進(jìn)行科研活動(dòng)的組織或個(gè)人描述其從事的研究、設(shè)計(jì)、工程、試驗(yàn)和鑒定等活動(dòng)的進(jìn)展或結(jié)果，或描述一個(gè)科學(xué)或技術(shù)問題的現(xiàn)狀和發(fā)展的文獻(xiàn)�？萍紙�(bào)告是國(guó)家基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性科技資源，是國(guó)家科技實(shí)力的重要體現(xiàn)，用于促進(jìn)科技知識(shí)的積累、傳播交流和轉(zhuǎn)化應(yīng)用。

    一、科技報(bào)告檔案管理的意義

    2013年，科技部印發(fā)《國(guó)家科技計(jì)劃科技報(bào)告管理辦法》，規(guī)范科技報(bào)告管理工作流程，明確相關(guān)主體的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。2014年，國(guó)辦轉(zhuǎn)發(fā)科技部《關(guān)于加快建立國(guó)家科技報(bào)告制度的指導(dǎo)意見》，部署加快建立國(guó)家科技報(bào)告制度，推動(dòng)科技成果的完整保存、持續(xù)積累、開放共享和轉(zhuǎn)化應(yīng)用。如今，國(guó)家科技報(bào)告制度建設(shè)的頂層設(shè)計(jì)已基本完成，不僅在政策規(guī)章層面進(jìn)行了部署，而且制定了《科技報(bào)告編寫規(guī)則》（GB/T 7713.3-2014）等國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家科技報(bào)告開放共享平臺(tái)也于2014年3月1號(hào)正式開通。

    科技報(bào)告是一種科研項(xiàng)目文件，其歸檔后就成為科研檔案重要的組成部分。2014年，中辦、國(guó)辦印發(fā)了《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見》，指出“面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)新要求，檔案工作還存在一些不適應(yīng)的地方”，強(qiáng)調(diào)“檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機(jī)制需要進(jìn)一步創(chuàng)新”。為此，檔案部門要認(rèn)真探討科技報(bào)告檔案管理方法，以實(shí)際行動(dòng)貫徹落實(shí)國(guó)家有關(guān)要求，為科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新提供支撐和保障。

    二、科技報(bào)告檔案管理的現(xiàn)狀和問題

    （一）科技報(bào)告檔案管理的現(xiàn)狀

    《國(guó)家科技計(jì)劃科技報(bào)告管理辦法》規(guī)定了項(xiàng)目（課題）呈交的科技報(bào)告類型，包括：項(xiàng)目（課題）年度報(bào)告、中期報(bào)告及驗(yàn)收（結(jié)題）報(bào)告；項(xiàng)目（課題）實(shí)施過程中產(chǎn)生的實(shí)驗(yàn)（試驗(yàn)）報(bào)告、調(diào)研報(bào)告、工程報(bào)告、測(cè)試報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等蘊(yùn)含科研活動(dòng)細(xì)節(jié)及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的報(bào)告。

    1987年，國(guó)家科技部、國(guó)家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，規(guī)定了包括科技報(bào)告在內(nèi)的科研項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍。1992年，國(guó)家檔案局頒布實(shí)施的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-1992），以及2005年中國(guó)科學(xué)院制訂的《中國(guó)科學(xué)院科研課題檔案建檔規(guī)范》，也都將科技報(bào)告納入科研項(xiàng)目檔案的歸檔范圍。

    （二）科技報(bào)告檔案管理的問題

    雖然科技報(bào)告與科技檔案，都從國(guó)家層面上建立了管理體系，但由于科技報(bào)告只是科研項(xiàng)目檔案眾多文件中的一種，盡管國(guó)內(nèi)科研單位的檔案部門也都根據(jù)國(guó)家《檔案法》以及相關(guān)的規(guī)章、規(guī)范，建立完善了本單位科研檔案管理制度，對(duì)包括科技報(bào)告在內(nèi)的科研檔案實(shí)施了規(guī)范化管理，但是，對(duì)于科技報(bào)告這種特定文件的管理目的與要求，仍有諸多差距，尚不能滿足適應(yīng)服務(wù)科技創(chuàng)新工作大局的需要。

    1.沒有專門收集整理，難以單獨(dú)提供利用�？萍紙�(bào)告技術(shù)含量高，實(shí)用性強(qiáng)，使用價(jià)值遠(yuǎn)高于其他文獻(xiàn)，是科研項(xiàng)目所有的文件材料中，最具有共享價(jià)值的文件�？萍紙�(bào)告需要按規(guī)定的格式編寫，且經(jīng)內(nèi)容審查、密級(jí)確認(rèn)等流程，每份科技報(bào)告必須自成一冊(cè)，獨(dú)立提供利用。而科研檔案歸檔范圍則為科研項(xiàng)目實(shí)施過程所有具有保存價(jià)值的文件材料，強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目文件的完整性、成套性以及原始記錄性。因此，按照現(xiàn)有的科研檔案管理辦法，還不能滿足科技報(bào)告單獨(dú)提供利用的需求。

    2.科技報(bào)告歸檔滯后，難以及時(shí)提供利用。科技報(bào)告是科研項(xiàng)目過程管理的重要手段，是科技管理部門決策以及對(duì)科研項(xiàng)目執(zhí)行情況監(jiān)測(cè)的重要依據(jù)，其內(nèi)容披露的是最新的科研進(jìn)展和發(fā)現(xiàn)，具有較強(qiáng)的時(shí)效性、新穎性和前沿性�！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》對(duì)科研項(xiàng)目文件材料歸檔的時(shí)間要求是：“科研項(xiàng)目文件材料應(yīng)在科研項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔，研究周期長(zhǎng)的項(xiàng)目，可分階段歸檔”。因此，難以滿足科研管理部門對(duì)科技報(bào)告實(shí)時(shí)提供利用的需求。

    3.資源共享依據(jù)不足，難以有效提供利用。由于我國(guó)科技報(bào)告制度剛剛起步，許多科研單位尚未建立完善的科技報(bào)告管理制度，檔案部門更未建立專門的相關(guān)制度。所以，在科技報(bào)告資源共享利用方面，檔案部門還缺乏權(quán)威的制度依據(jù)與操作規(guī)范，在這種情況之下，檔案部門即便接收保存了大量的科技報(bào)告，也難以把握科技報(bào)告共享利用工作尺度，大量科技報(bào)告被閑置，科技報(bào)告資源浪費(fèi)現(xiàn)象極為嚴(yán)重。

    三、科技報(bào)告檔案管理的對(duì)策

    （一）明確納入科研檔案管理范疇

    1.建立科技報(bào)告檔案管理門類。在不影響科研項(xiàng)目檔案完整、規(guī)范的前提下，另行建立本單位科技報(bào)告檔案管理門類，對(duì)科技報(bào)告進(jìn)行專門收集和管理。

    2.建立科技報(bào)告檔案管理制度。建立本單位科技報(bào)告檔案專項(xiàng)管理辦法，指導(dǎo)科技報(bào)告檔案工作具體實(shí)施，為本單位開展科技報(bào)告檔案工作提供制度保障�？萍紙�(bào)告檔案管理制度應(yīng)包括檔案部門及人員職責(zé)、審核辦法，科技報(bào)告提交時(shí)間、方法及流程，科技報(bào)告檔案歸類、整理編號(hào)規(guī)范、安全保密措施、共享服務(wù)辦法，提交約束與激勵(lì)機(jī)制等。

    3.專人負(fù)責(zé)科技報(bào)告檔案管理。在檔案員中設(shè)專人負(fù)責(zé)科技報(bào)告檔案管理工作，包括做好科技報(bào)告檔案接收、整理、保管與共享服務(wù)工作。

    4.科技報(bào)告工作納入科研管理。把科技報(bào)告建檔工作納入科研管理，與課題管理緊密結(jié)合，實(shí)現(xiàn)與科研管理“四同步”。課題立項(xiàng)與下達(dá)科技報(bào)告歸檔任務(wù)同步；檢查科研項(xiàng)目進(jìn)展與檢查科技報(bào)告形成、提交同步；課題驗(yàn)收、成果評(píng)審與檢查科技報(bào)告提交情況同步；職稱評(píng)聘與檔案部門出具科技報(bào)告歸檔證明同步。

    （二）積極推進(jìn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理

    1.建立管理系統(tǒng)。檔案部門要積極配合科研管理部門做好科技報(bào)告管理系統(tǒng)，將科技報(bào)告嵌入現(xiàn)有的科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)，多平臺(tái)間的數(shù)據(jù)傳導(dǎo)、融合和共享。既可以避免數(shù)據(jù)處理上的重復(fù)勞動(dòng)，又可方便管理科技報(bào)告，及時(shí)將科技報(bào)告歸檔。

    2.建設(shè)人才隊(duì)伍。要實(shí)現(xiàn)科技報(bào)告檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，關(guān)鍵要有一支思想素質(zhì)好、專業(yè)水平高、工作能力強(qiáng)的專業(yè)的檔案管理隊(duì)伍。各科研單位可根據(jù)實(shí)際情況，引進(jìn)或培養(yǎng)與檔案管理信息化相適應(yīng)的專業(yè)人才，建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理所需的復(fù)合型人才隊(duì)伍，提高工作水平和效能。

    3.加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全問題一直是困擾計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的一大難題，天災(zāi)、人禍、病毒、黑客入侵等都有可能造成數(shù)據(jù)損毀，在科技報(bào)告數(shù)字化檔案管理工作中一定要加強(qiáng)防范，制定可行的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，改進(jìn)安全防護(hù)技術(shù)，強(qiáng)化安全責(zé)任，保障數(shù)據(jù)交換、信息傳遞、資料共享安全和有效利用。

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