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為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設(shè)立文件檔案管理專(zhuān)員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類(lèi)、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類(lèi)資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專(zhuān)員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對(duì)公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專(zhuān)門(mén)建檔。進(jìn)行管理。

五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類(lèi)整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對(duì)文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰(shuí)查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

八、對(duì)于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專(zhuān)柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無(wú)關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

一、檔案保管的內(nèi)容和要求

（一）檔案保管的內(nèi)容

檔案保管是維護(hù)檔案完整與安全的活動(dòng)，指采取一定的管理方式和技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)管理與保護(hù)，以維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度延長(zhǎng)檔案壽命的工作。其主要內(nèi)容包括三個(gè)方面：

1.檔案庫(kù)房管理

2.檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)

3.保護(hù)檔案的專(zhuān)門(mén)措施

（二）檔案保管的基本要求

1.以防為主，防治結(jié)合

2.加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般

二、檔案保管的基本條件

檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有：檔案庫(kù)房、檔案裝具、檔案保管設(shè)備和檔案的包裝材料。

（一）檔案館（室）建筑

1.檔案館建設(shè)規(guī)模和構(gòu)成

檔案館應(yīng)按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》設(shè)計(jì)建造。檔案館建筑由檔案庫(kù)房、對(duì)外服務(wù)用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、辦公室用房和附屬用房及建筑設(shè)備組成。

2. 檔案館的選址

檔案館的選址應(yīng)符合下列要求：應(yīng)選擇工程地質(zhì)條件和水文地質(zhì)條件較好地區(qū)；應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場(chǎng)所，不應(yīng)設(shè)在有污染腐蝕性氣體源的下風(fēng)向；應(yīng)選擇交通便利，城市公用設(shè)施比較完備的地區(qū)；應(yīng)選擇地勢(shì)較高、排水通暢、空氣通暢和環(huán)境安靜的地段。

3.檔案館的建筑設(shè)計(jì)

4.檔案室用房

檔案室用房一般由檔案庫(kù)房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。

（二）其他保管條件

1.檔案裝具

我國(guó)使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。其中，活動(dòng)式檔案密集架在有效利用庫(kù)房空間、方便管理和密閉等方面具有較好的性能。

2.檔案保管設(shè)備。

3.檔案包裝材料。

我國(guó)包裝檔案的材料主要有兩種：卷皮、卷盒等。

三、檔案庫(kù)房管理

（一）檔案裝具的排列編號(hào)

1.合理布局。2.避光通風(fēng)。3.整齊有序。

（二）檔案存放

1.檔案的排列存放

檔案館對(duì)館藏檔案的存放應(yīng)堅(jiān)持簡(jiǎn)便、實(shí)用、便于管理的原則，以全宗為單位排列。

檔案室的檔案，一般根據(jù)檔案的種類(lèi)實(shí)行分類(lèi)排列，將同一類(lèi)別的檔案集中存放在一起。

2.檔案存放位置索引

檔案存放位置索引是以表冊(cè)或卡片的形式記錄和反映檔案在庫(kù)房和裝具中存放次序的管理工具。檔案存放位置索引有兩體例：一是指明檔案存放位置的索引；另一種是指明庫(kù)房?jī)?nèi)裝具所存放檔案的索引。

（三）檔案管理的應(yīng)急處置

檔案管理的應(yīng)急處置，是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急措施加以處置的工作。

1. 檔案管理的應(yīng)急處置預(yù)案

2. 檔案管理的應(yīng)急處置措施

四、檔案保護(hù)

（一）庫(kù)房溫濕度的控制

《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》對(duì)于檔案庫(kù)房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)作出規(guī)定，溫度為14℃～24℃；相對(duì)濕度為45%～60%。庫(kù)房溫濕度的控制方法很多，主要是通過(guò)密閉、通風(fēng)，結(jié)合增溫、降溫、增濕、降濕等措施，使庫(kù)房溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。

1.密閉

密閉是庫(kù)房溫濕度的控制的基礎(chǔ)。。

2.通風(fēng)

（二）庫(kù)房的“八防”措施

庫(kù)房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實(shí)體安全的主要防護(hù)措施。

1.防火

檔案庫(kù)房裝具應(yīng)采用金屬柜架，庫(kù)房照明燈具及其他電器時(shí)，要保證材質(zhì)、性能上的安全性，安裝時(shí)必須按照規(guī)范操作，保證線(xiàn)路的安全。

2.防光

檔案庫(kù)房一般應(yīng)使用白熾燈為照明光源。

3.防霉

滅菌的方法可以分為兩類(lèi)：一類(lèi)是物理滅菌法，包括有冷凍真空干燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等方法；另一類(lèi)是化學(xué)滅菌法，包括酒精滅菌、臭氧滅菌、甲醇滅菌、環(huán)氧乙烷滅菌等方法。

4.防蟲(chóng)

殺滅害蟲(chóng)的方法有物理方法和化學(xué)方法物理兩種，物理方法主要有低溫殺蟲(chóng)、高溫殺蟲(chóng)、射線(xiàn)輻照射殺蟲(chóng)、氣調(diào)殺蟲(chóng)等；化學(xué)方法主要是采用熏蒸殺蟲(chóng)劑來(lái)殺滅害蟲(chóng)，常用的熏蒸殺蟲(chóng)劑有硫酸氟、磷化鋁、環(huán)氧乙烷等。

（三）檔案修復(fù)

檔案修復(fù)是指使受損或退變檔案恢復(fù)或接近原有特征，或?qū)ζ溥M(jìn)行加固的過(guò)程，是一項(xiàng)搶救性的保護(hù)措施。紙質(zhì)檔案修復(fù)技術(shù)主要包括去污技術(shù)、去酸技術(shù)、加固技術(shù)、修裱技術(shù)、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。

一、思想觀(guān)念的創(chuàng)新是工作內(nèi)容創(chuàng)新的前提，對(duì)檔案管理的科學(xué)化具有重大意義。

創(chuàng)新思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，它直接影響了實(shí)際工作創(chuàng)新及工作效果;同樣，思想觀(guān)念的創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提，管理創(chuàng)新的過(guò)程將始終貫穿著觀(guān)念創(chuàng)新的思想，觀(guān)念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識(shí)，特別是檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀(guān)念。這就要強(qiáng)化兩種意識(shí)。一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)。

　　二、管理模式的創(chuàng)新。

隨著檔案工作的不斷進(jìn)步和發(fā)展，結(jié)合工作實(shí)際，不斷創(chuàng)新管理模式。我們可以在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡(jiǎn)化檔案部門(mén)長(zhǎng)期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過(guò)程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門(mén)立卷工作。在平時(shí)的工作中，也要善于思考，針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，做一些改進(jìn)和創(chuàng)新，這樣也可以起到事半功倍的效果。

　　三、管理人員的創(chuàng)新。

檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來(lái)推動(dòng)，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

　　進(jìn)行三個(gè)方面的培養(yǎng)：

　　(一)培養(yǎng)敬業(yè)精神。

敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要熱愛(ài)事業(yè)，積極思考問(wèn)題，勇于提出改進(jìn)工作的意見(jiàn)和設(shè)想，而且不滿(mǎn)足于一得之功、一孔之見(jiàn)，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。

　　(二)培養(yǎng)獨(dú)立思考的習(xí)慣。

檔案工作者要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門(mén)類(lèi)檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎(chǔ)上敢于向傳統(tǒng)觀(guān)念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問(wèn)題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

　　(三)培養(yǎng)求實(shí)的科學(xué)精神。

檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢(shì)和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，有效地開(kāi)創(chuàng)性地開(kāi)展工作。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，如何更好地創(chuàng)新服務(wù)，需要我們?cè)趯?shí)踐中不斷學(xué)習(xí)和研究。

1 法規(guī)性文件。包括上級(jí)頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)及其相關(guān)行政會(huì)議等形成的文件和會(huì)議材料、會(huì)議記錄等。

3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開(kāi)發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營(yíng)銷(xiāo)計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門(mén)的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

5 批示性文件。包括企業(yè)各類(lèi)計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營(yíng)銷(xiāo)指標(biāo)等。以及企業(yè)各類(lèi)命令、工作指示等。

6 憑證性文書(shū)材料。包括企業(yè)各部門(mén)上報(bào)的、在日�；顒�(dòng)中形成的原始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷(xiāo)售、合同書(shū)、協(xié)議書(shū)等的原始記錄和文本。

7 證件性文書(shū)資料。包括法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開(kāi)發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類(lèi)榮譽(yù)牌匾和證書(shū)、達(dá)標(biāo)證書(shū)和證明等。

8 匯報(bào)性文書(shū)資料。包括企業(yè)上報(bào)各級(jí)主管部門(mén)的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場(chǎng)合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類(lèi)文書(shū)資料。

9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門(mén)的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門(mén)在其經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或政治、文件娛樂(lè)活動(dòng)中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門(mén)提供的，以聲像形式記錄下來(lái)的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11 題贈(zèng)性資料。包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門(mén)或個(gè)人提供的題詞、書(shū)畫(huà)、工藝制品等。

12 技術(shù)性資料。包括各類(lèi)工程圖紙、竣工資料等。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過(guò)程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯?chǔ)量大，檔案管理部門(mén)不能對(duì)已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀(guān)環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)信息資源的管理，以信息為管理對(duì)象，對(duì)形成的各種門(mén)類(lèi)的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過(guò)信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺(tái)利用的信息資源，檔案資源只有通過(guò)信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會(huì)繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來(lái)信息社會(huì)國(guó) 民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來(lái)進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過(guò)程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問(wèn)題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來(lái)的問(wèn)題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問(wèn)題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲(chǔ)存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問(wèn)題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來(lái)確定，電子檔案由于沒(méi)有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤(pán)、磁帶、磁盤(pán)等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來(lái)操作，檔案工作信息化需要人來(lái)實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識(shí)背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識(shí)將成為每一位檔案工作者知識(shí)構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識(shí)結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識(shí)，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識(shí)，它們對(duì)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動(dòng)化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢(shì)看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢(xún)等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級(jí)檔案管理部門(mén)要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢(shì)對(duì)檔案工作需要的差距，以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門(mén)既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各種人才 ，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專(zhuān)門(mén)人才，合理調(diào)整檔案工作者的專(zhuān)業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對(duì)原有工作人員的培訓(xùn)和知識(shí)更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。

一、我國(guó)企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

　　(一)管理者缺乏對(duì)檔案管理工作的重視度

管理者的學(xué)識(shí)、眼界以及素質(zhì)，是構(gòu)建企業(yè)文化的核心。而在很多企業(yè)當(dāng)中，由于管理者只注重市場(chǎng)發(fā)展及利益方面，而忽略了檔案管理這一問(wèn)題，促使很多檔案管理部門(mén)如同虛設(shè)，并未充分發(fā)揮其作用與功能。隨著時(shí)代的更迭、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)愈發(fā)激烈，在這樣的背景之下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視已經(jīng)成為企業(yè)立足、發(fā)展的根本，企業(yè)管理者應(yīng)給予其高度重視。

　　(二)缺乏完善、有效的檔案管理制度

在當(dāng)今社會(huì)上，大部分企業(yè)均缺乏完善、有效的檔案保密制度、外借制度、保管制度、整理制度以及收集制度等。雖然有些企業(yè)管理者意識(shí)到了檔案管理的重要性，然而，由于投入力度不夠，在人員聘任、執(zhí)行力以及制度的建立等方面仍然不盡人意;有些企業(yè)雖然建立了檔案管理制度，但是時(shí)常會(huì)發(fā)生缺乏借閱手續(xù)、檔案丟失、整理資料不及時(shí)等現(xiàn)象，還有一些資料與數(shù)據(jù)被人為涂改，對(duì)檔案的利用價(jià)值、有效性及真實(shí)性存在重要影響。

　　(三)缺乏信息化、現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制

隨著時(shí)代的更迭、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，現(xiàn)代化科技手段亦得到了長(zhǎng)足的發(fā)展，然而，由于缺乏靈活的數(shù)據(jù)傳遞系統(tǒng)，促使檔案管理部門(mén)形同虛設(shè)，其工作質(zhì)量及效率始終難以提升。其中，缺乏先進(jìn)的系統(tǒng)及技術(shù)支持;未能建立完善、規(guī)范化的管理系統(tǒng)是缺乏信息化、現(xiàn)代化管理機(jī)制的主要因素;除此之外，有些企業(yè)雖然建立了健全的管理系統(tǒng)，也給予檔案管理工作高度重視，卻由于未制定配套的管理政策，導(dǎo)致執(zhí)行力不夠，從而降低了檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量及效率。

　　(四)檔案管理人員的素質(zhì)、學(xué)識(shí)良莠不齊，對(duì)管理工作存在重大影響

現(xiàn)階段，由于社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的完善與發(fā)展，很多企業(yè)對(duì)內(nèi)部的投產(chǎn)方式及經(jīng)營(yíng)模式進(jìn)行了大范圍的變革，尤以油田企業(yè)為最，通過(guò)重組企業(yè)人資部門(mén)，聘任了很多剛剛畢業(yè)的大學(xué)生，然而，由于缺乏正確的認(rèn)識(shí)，企業(yè)也并未著重培養(yǎng)，并未充分發(fā)揮出檔案管理工作的職能及作用，導(dǎo)致企業(yè)信息及數(shù)據(jù)的記錄、存儲(chǔ)與處理始終處于較低的水平。

　　三、企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施

針對(duì)檔案管理存在的問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作水平。

　　(一)加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)與能力培訓(xùn)

在過(guò)去，由于科技手段發(fā)展的不成熟，檔案管理工作極為繁瑣、復(fù)雜，僅憑人工的力量完成，加大了員工的工作量。隨著時(shí)代的發(fā)展、信息化的進(jìn)步，企業(yè)引進(jìn)了現(xiàn)代化辦公技術(shù)及先進(jìn)的管理設(shè)備，加之員工的有效配合，不僅減少了以往反復(fù)的工作內(nèi)容，亦提高了檔案管理的質(zhì)量及效率。

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，雖然如今已引進(jìn)了現(xiàn)代化、智能化、信息化的檔案管理設(shè)備及體系，但是，仍然需要員工輔助管理，通過(guò)增強(qiáng)設(shè)備和員工的配合力度，來(lái)提高檔案管理工作的質(zhì)量及水平。由此可見(jiàn)，檔案管理人員的學(xué)識(shí)、管理能力以及綜合素質(zhì)極為重要。

企業(yè)應(yīng)秉承“公正、公平”原則，系統(tǒng)、全面的評(píng)估檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)學(xué)識(shí)、管理能力以及綜合素質(zhì)，并將其歸類(lèi)，通過(guò)開(kāi)展培訓(xùn)教育活動(dòng)，來(lái)提升其管理能力及綜合素質(zhì)，令其快速了解檔案管理實(shí)質(zhì)及技術(shù)方式。聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)知識(shí)豐富、綜合素質(zhì)高的檔案主管，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面、有效的安排與指導(dǎo);

除此之外，還需定期開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，了解每一位成員的能力、學(xué)識(shí)水平及擅長(zhǎng)的業(yè)務(wù)類(lèi)型，充分挖掘員工的`潛能，為其提供展示自身才華的舞臺(tái)。與此同時(shí)，還應(yīng)增強(qiáng)員工的法律意識(shí)，拓寬其眼界及知識(shí)范圍，從根本上提升他們的工作素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力及文化水平。并通過(guò)實(shí)踐鍛煉、相互交流指導(dǎo)等途徑增強(qiáng)教育和培訓(xùn)效果。

　　(二)建立信息化檔案管理體系

企業(yè)應(yīng)從多個(gè)角度對(duì)自身的工作模式、運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)及業(yè)務(wù)類(lèi)型進(jìn)行整合與分析，并在此基礎(chǔ)之上，對(duì)傳統(tǒng)的檔案收集、歸類(lèi)、整理及處理模式進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性調(diào)整，促使其快速過(guò)渡于服務(wù)人性化、管理網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、分類(lèi)細(xì)致化、采集自動(dòng)化這一方向，建立健全的、規(guī)范的檔案管理制度，提升其辦公智能化、自動(dòng)化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、電子化及網(wǎng)絡(luò)化�，F(xiàn)階段，OA系統(tǒng)因其自身的優(yōu)勢(shì)，而深受各大企業(yè)的青睞，能夠定期將系統(tǒng)內(nèi)生成的信息及數(shù)據(jù)傳遞到檔案管理系統(tǒng)之內(nèi)，并自動(dòng)完整歸檔及整理工作，確保信息傳送精準(zhǔn)、及時(shí)、高效。

在建立、完善及調(diào)整檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中，應(yīng)按照企業(yè)檔案檢索目錄要求、文化特征、投產(chǎn)運(yùn)營(yíng)模式以及管理特點(diǎn)，參考其他企業(yè)或地區(qū)建立檢索目錄的成功檢驗(yàn)，建立獨(dú)具企業(yè)特色的檔案檢索目錄，并以此來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的永久保存、及時(shí)傳遞以及高效交流。

　　(三)創(chuàng)新工作思路，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的新要求

企業(yè)檔案保管的目的是為了利用，而檔案管理又是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，這就要求檔案管理人員要不斷更新思想觀(guān)念，解放思想，破除守舊的工作思想觀(guān)念，要及時(shí)換腦筋，破除自我封閉，因循守舊，安于現(xiàn)狀的舊觀(guān)念，樹(shù)立敢想"敢闖"積極主動(dòng)大膽開(kāi)拓工作精神。

作為企業(yè)專(zhuān)職檔案管理人員，通過(guò)加強(qiáng)學(xué)習(xí)和日常工作的實(shí)踐總結(jié)，必須要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識(shí)，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，而且還應(yīng)掌握各門(mén)類(lèi)檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ);勤總結(jié)、勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新，不斷為企業(yè)檔案工作注入新的活力和動(dòng)力，堅(jiān)持以利用為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，拓展企業(yè)檔案工作的新領(lǐng)域走向經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場(chǎng)。

就目前而言，創(chuàng)新可以說(shuō)是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力、合理配置資源不可缺少的重要因素，因此，企業(yè)管理者應(yīng)給予其高度重視。傳統(tǒng)的檔案管理制度、模式及觀(guān)念，過(guò)于陳舊、單一，已無(wú)法充分滿(mǎn)足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，所以，創(chuàng)新已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)。

可通過(guò)運(yùn)用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化手段，分析當(dāng)前已有的檔案內(nèi)容，并對(duì)其進(jìn)行歸類(lèi)與綜合，及時(shí)在企業(yè)局域網(wǎng)發(fā)布與檔案相關(guān)的信息與公告，便于資源的共享，可從根本上提高企業(yè)對(duì)檔案的利用水平。

　　三、總結(jié)

總而言之，檔案管理可謂是企業(yè)管理不可缺少的一部分，亦是推動(dòng)企業(yè)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要力量。所以，企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)管理同步發(fā)展，只有做到同步發(fā)展，才能有效的開(kāi)發(fā)檔案信息資源，確保檔案資源能夠更好有效為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)。

企業(yè)檔案是企業(yè)重要的知識(shí)資源，檔案管理是知識(shí)資源管理的重要內(nèi)容。企業(yè)檔案工作如何順應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需要，調(diào)整工作重心，使寶貴的信息資源多途徑的、多形式的開(kāi)發(fā)編研，盡快轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，使檔案管理走向知識(shí)資源管理，是新時(shí)期擺在企業(yè)檔案工作面前的新問(wèn)題。

一、知識(shí)管理

知識(shí)管理是指為了提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力而對(duì)企業(yè)內(nèi)部和外部的各種信息、知識(shí)進(jìn)行有效的識(shí)別、全面的收集、科學(xué)的加工和充分的運(yùn)用；并通過(guò)促進(jìn)知識(shí)和知識(shí)共享，鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新、實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值。它是利用企業(yè)的集體智慧來(lái)提高企業(yè)的應(yīng)變能力和創(chuàng)造能力。

知識(shí)資源管理不但要對(duì)信息和人進(jìn)行管理，還要將信息和人連接起來(lái)進(jìn)行管理，要將信息處理能力和人的創(chuàng)新能力相互結(jié)合，增強(qiáng)企業(yè)組織對(duì)環(huán)境的適應(yīng)能力。知識(shí)資源對(duì)于當(dāng)今企業(yè)具有舉足輕重的作用。

知識(shí)和管理缺一不可，抓不住知識(shí)的管理只能是眉毛胡子一把抓；而沒(méi)有管理技能，則企業(yè)就可能像沒(méi)有記憶的人一樣。從現(xiàn)在來(lái)看，檔案是過(guò)去積累下來(lái)的和今后將產(chǎn)生的，顯然在管理上應(yīng)是不同的。要開(kāi)展大中型企業(yè)檔案知識(shí)管理，就必須搞清楚企業(yè)檔案知識(shí)資源的內(nèi)容、形式、特點(diǎn)，才能找到檔案知識(shí)管理方式和過(guò)程。

二、知識(shí)管理的意義

首先，作為一種新的管理思想和方法，知識(shí)管理對(duì)企業(yè)戰(zhàn)略、管理模式、人力資源管理、信息管理等方面都有不同程度的影響。隨著企業(yè)知識(shí)管理的加強(qiáng)及信息技術(shù)的不斷運(yùn)用，檔案管理的職能也在發(fā)生相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，主要體現(xiàn)在：從對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)向?qū)�檔案內(nèi)容即知識(shí)的管理，并強(qiáng)化對(duì)檔案知識(shí)的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)施檔案管理的智能化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案知識(shí)資源的共享。檔案人員必須轉(zhuǎn)變觀(guān)念，將檔案管理真正看成是企業(yè)知識(shí)管理的整體要求和規(guī)劃下完善檔案管理職能，職能的轉(zhuǎn)變賦予企業(yè)檔案職業(yè)更新的內(nèi)容，同時(shí)也帶來(lái)檔案人員角色的轉(zhuǎn)變。

其次，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理重保管輕利用，通過(guò)查卷、借閱、復(fù)印等落后的手段，被動(dòng)地提供簡(jiǎn)單、淺層次的'檔案服務(wù)，不能充分地滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)信息、知識(shí)的需求，即使進(jìn)行大量的編研，但是受檔案人員能力的影響，編研材料的廣度、深度不夠，不能有效地為企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理活動(dòng)服務(wù)。而知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)借助先進(jìn)的信息技術(shù)，通過(guò)現(xiàn)代化、智能化、人性化的手段，主動(dòng)地為用戶(hù)提供高級(jí)、深層次的信息。知識(shí)服務(wù)最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理對(duì)知識(shí)服務(wù)的強(qiáng)調(diào)和價(jià)值創(chuàng)造的關(guān)注促進(jìn)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，從而提升檔案管理的價(jià)值，提升檔案管理機(jī)構(gòu)與人員在企業(yè)組織體系中的地位。

三、目前企業(yè)檔案資源管理存在的問(wèn)題

1.觀(guān)念問(wèn)題。在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間里，企業(yè)檔案管理局限于收集、保管以及被動(dòng)利用，檔案部門(mén)采取你查我調(diào)，你索取我提供的方式，不善于主動(dòng)服務(wù)，弱化了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用。收集整理依然是檔案管理者的事，這需要大量的專(zhuān)業(yè)人才，也需要耗費(fèi)大量的時(shí)間。

2.方式陳舊。大多數(shù)企業(yè)檔案部門(mén)，在檔案的收集、整理、編目、統(tǒng)計(jì)和利用等方面都是靠手工處理，提供利用的速度慢、效率低，很大程度上影響信息資源的開(kāi)發(fā)利用，傳統(tǒng)的從人、財(cái)、物、力管理模式和方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的要求。

3.檔案知識(shí)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)利用不及時(shí)。就知識(shí)類(lèi)的檔案而言，知識(shí)是隨實(shí)踐變化的，需要在實(shí)踐中應(yīng)用、檢驗(yàn)、優(yōu)化、提高、創(chuàng)新。但在目前的檔案管理中，只是收集相關(guān)的信息，沒(méi)有真正地將其加工、開(kāi)發(fā)成為知識(shí)庫(kù)的產(chǎn)品。

四、企業(yè)檔案管理的趨勢(shì)和目標(biāo)

以信息技術(shù)為代表的新科技革命日新月異，改變著我們的工作方式和習(xí)慣。檔案是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有價(jià)值的歷史記錄，是企業(yè)的知識(shí)財(cái)富。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，有助于深層次挖掘檔案潛在的價(jià)值，減少繁瑣的手工操作程序，提高檔案管理的利用效率，更好地為企業(yè)生產(chǎn)管理工作提供利用。

1.檔案管理技術(shù)需要快速提升。隨著企業(yè)信息化程度的提高，企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方式正逐步走向自動(dòng)化、智能化，信息技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)、管理中的大量應(yīng)用又為企業(yè)的檔案管理提供了一個(gè)很好的轉(zhuǎn)變契機(jī)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向信息技術(shù)發(fā)展，向積極開(kāi)發(fā)檔案信息資源，挖掘檔案中知識(shí)的方向轉(zhuǎn)變。所以，我們必須積極利用各種信息技術(shù)，開(kāi)發(fā)具有數(shù)據(jù)分析和決策支持功能的檔案知識(shí)管理系統(tǒng)，推動(dòng)企業(yè)知識(shí)管理水平的提高。

2.檔案知識(shí)智能化服務(wù)意識(shí)需要大力加強(qiáng)。企業(yè)檔案知識(shí)管理的最終目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)產(chǎn)品的加工共享，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案知識(shí)服務(wù)，這是檔案部門(mén)參與企業(yè)經(jīng)營(yíng)主業(yè)的切入點(diǎn)。信息技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案管理提供了新的發(fā)展契機(jī)。檔案人員要構(gòu)建企業(yè)的知識(shí)管理庫(kù)，將企業(yè)內(nèi)部原本各自封閉的信息連接起來(lái)，積極主動(dòng)地為用戶(hù)提供檔案知識(shí)服務(wù)，加強(qiáng)檔案人員服務(wù)意識(shí)。

3.提高檔案人員素質(zhì)。檔案現(xiàn)代化事業(yè)是否適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，關(guān)鍵在于是否擁有一支高檔次的檔案人員隊(duì)伍。檔案管理部門(mén)應(yīng)把培訓(xùn)工作提到日程上，抓好檔案管理人員的培訓(xùn)。檔案人員除具備本專(zhuān)業(yè)的知識(shí)外，還要掌握檔案發(fā)展的趨勢(shì)和與檔案信息工作有關(guān)的新知識(shí)。有一支強(qiáng)有力的檔案工作隊(duì)伍，檔案就可以得到科學(xué)管理，檔案信息資源才可以得到合理的開(kāi)發(fā)利用。

隨著以建立現(xiàn)代企業(yè)制度為目標(biāo)的企業(yè)改革日益深化，以現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用為基礎(chǔ)的企業(yè)信息化進(jìn)程日益加快，知識(shí)和信息正在成為企業(yè)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的最重要的源泉。知識(shí)管理在企業(yè)價(jià)值提升的過(guò)程中扮演著最為關(guān)鍵的角色，知識(shí)資源管理的目標(biāo)就是快速方便的訪(fǎng)問(wèn)所需要的信息和知識(shí)，確保企業(yè)管理、產(chǎn)品生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)有效高速地運(yùn)行。

隨著檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)和服務(wù)社會(huì)化的拓展，維護(hù)檔案安全的難度越來(lái)越大、任務(wù)越來(lái)越重。唯物辯證法告訴我們：任何事物都有它的兩面性。在信息社會(huì)，由于電子檔案提供利用方法多樣化和所依賴(lài)技術(shù)多種化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜化。電子檔案在帶給我們比紙質(zhì)檔案的利用更方便、更快捷以及資源共享的同時(shí)，也因它的特性向我們提出了一系列的管理難題。如果不能有效解決這些難題，具有原始性、唯一性的核心信息資源的丟失和損毀，將給企業(yè)帶來(lái)難以估量的損失。

隨著社會(huì)民主與法制的深入以及企業(yè)民主管理和企務(wù)公開(kāi)的深化，企業(yè)員工乃至廣大群眾對(duì)企業(yè)檔案的利用需求不斷加大，而檔案的特殊性又決定了檔案不能簡(jiǎn)單地走入市場(chǎng)，企業(yè)檔案工作如何對(duì)待利用與保密的關(guān)系，適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)，這是檔案工作面臨的一個(gè)較為棘手的問(wèn)題。在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和開(kāi)放檔案資料的過(guò)程中，基于全方位對(duì)外開(kāi)放和涉密領(lǐng)域點(diǎn)多、線(xiàn)長(zhǎng)、面廣的特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，要繃緊保密這根弦。應(yīng)從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)黨和國(guó)家事業(yè)負(fù)責(zé)的高度來(lái)認(rèn)識(shí)和做好檔案安全保密工作，從建立制度、制定標(biāo)準(zhǔn)、落實(shí)技術(shù)措施等方面入手，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行有效管理。對(duì)凝聚著企業(yè)集體智慧和心血的創(chuàng)造發(fā)明專(zhuān)利、科研成果、核心技術(shù)等無(wú)形資產(chǎn)的檔案，要切實(shí)做好保密和保護(hù)工作。要積極配合和協(xié)助企業(yè)的保密機(jī)構(gòu)，加強(qiáng)對(duì)電子文檔和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理，針對(duì)自然災(zāi)害、非法訪(fǎng)問(wèn)、非法操作、病毒侵害等現(xiàn)象，采取與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求有關(guān)的防范對(duì)策。制訂網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證，數(shù)據(jù)安全保證，操作安全保證，身份識(shí)別方法等相應(yīng)規(guī)則或采取必要措施，有效的保證企業(yè)檔案的安全，為企業(yè)的發(fā)展提供安全、有效的服務(wù)。

企業(yè)檔案是企業(yè)管理工作的一部分，必須適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)和新時(shí)期發(fā)展的需要，樹(shù)立新的觀(guān)念，建立新的體制，實(shí)行新的管理制度。企業(yè)檔案工作和其他方面的工作不同，不是只局限于某一領(lǐng)域的活動(dòng)，也不僅僅是檔案工作人員的事情，而是需要企業(yè)所有部門(mén)中所有成員共同參與才能取得成效的一項(xiàng)事業(yè)。企業(yè)沒(méi)有創(chuàng)新就沒(méi)有活力和希望，檔案工作也是如此。因此，檔案工作人員亦應(yīng)創(chuàng)新思路，開(kāi)拓檔案管理的各項(xiàng)功能,并積極探索和體現(xiàn)觀(guān)念、機(jī)制、管理的創(chuàng)新。

同時(shí)是企業(yè)發(fā)展的歷史見(jiàn)證，也是科技、文化、知識(shí)的積淀，它在企業(yè)管理中具有不可替代的作用。特別是在當(dāng)前新形勢(shì)下，面對(duì)信息化時(shí)代帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作者必須跟上時(shí)代的節(jié)拍，在檔案管理實(shí)踐活動(dòng)中，提高個(gè)人素質(zhì)，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使企業(yè)檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個(gè)人的努力與企業(yè)提供的檔案資源形成合力，不斷提高企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量，使企業(yè)檔案的內(nèi)在價(jià)值最大化，為企業(yè)的健康、持續(xù)發(fā)展保駕護(hù)航。

首先，完善企業(yè)檔案管理的成本控制理念。只有加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的成本控制理念，才能夠讓檔案管理人員在管理的過(guò)程中提高節(jié)約意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)成本的控制，尤其是在使用材料或者是設(shè)備的過(guò)程中，能提高對(duì)設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和管理，能減少材料的浪費(fèi)，尤其是紙張的浪費(fèi)，從而有效地縮減成本。所以，最重要的就是提高企業(yè)的檔案管理人員的一種成本控制的理念，本著節(jié)約的態(tài)度開(kāi)展檔案管理工作。

其次，加強(qiáng)檔案人員的素質(zhì)，嚴(yán)格檔案管理的流程，避免成本支出。只有加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)，才能夠在保證檔案管理工作的正常開(kāi)展下使用最少的工作人員，讓每一位員工都能夠積極發(fā)揮自己的一份作用，加強(qiáng)分工和合作，把檔案的管理工作有序的開(kāi)展好。這樣就可以縮減檔案管理成本中人工費(fèi)用的支出。所以，企業(yè)要不斷加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的力度，通過(guò)培訓(xùn)讓現(xiàn)有工作人員提高方案管理的技術(shù)和所需的技能，在工作中能夠更加有效率的、保質(zhì)保量的完成檔案管理的一系列工作，更加科學(xué)的設(shè)置檔案流程，不拖拉，不推諉，提高檔案管理的各項(xiàng)工作。

最后，建立成本控制預(yù)算，提高檔案管理的科學(xué)性。只有建立了檔案管理成本的預(yù)算，才能夠使得檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程對(duì)于成本的投入有一個(gè)概念，從而在管理中縮減不必要的開(kāi)支，尤其是一些重要支出，比如說(shuō)設(shè)備的更新等，一定要提前上報(bào)計(jì)劃和預(yù)算，才能夠保證在檔案管理的過(guò)程中成本得到嚴(yán)格的控制，縮減開(kāi)支，維護(hù)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

1、配備專(zhuān)職人員和齊全的管理設(shè)施

檔案管理工作是細(xì)致又繁瑣的工作，必須配備合適的專(zhuān)職管理人員，要求工作細(xì)致，做好保密工作，有較強(qiáng)的工作責(zé)任心。同時(shí)配備檔案室、多功能檔案櫥柜、計(jì)算機(jī)，檔案管理工作必要的辦公用品及電子設(shè)備。從而使檔案管理工作方便輕松、高效、便捷，對(duì)檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析也大大縮短了時(shí)間。

2、提高企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力的素質(zhì)水平直接影響到企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效能，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性，充分發(fā)揮檔案人員的主觀(guān)能動(dòng)性，努力學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，定期開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和外部交流學(xué)習(xí)，不斷提高檔案人員的知識(shí)理論水平和業(yè)務(wù)技能。

由于檔案種類(lèi)和載體的多樣化，檔案管理設(shè)備的現(xiàn)代化和信息化，需要盡快引進(jìn)一些技能熟練掌握計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)，又能熟悉檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有相關(guān)人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面、及時(shí)地提高檔案管理人員的素養(yǎng)和技能，通過(guò)平衡和提高員工的人才結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)，形成合力高效的人才團(tuán)隊(duì)，從而使企業(yè)檔案管理工作更上新的臺(tái)階。

3、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度

企業(yè)檔案具有政治性和機(jī)密性的特點(diǎn)，不能隨意公開(kāi)和向外擴(kuò)散。為確保企業(yè)檔案的安全，嚴(yán)守企業(yè)檔案的秘密，充分體現(xiàn)檔案的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。檔案管理部門(mén)要建立嚴(yán)肅的工作紀(jì)律，加強(qiáng)制度建設(shè)，不斷提高員工檔案管理的規(guī)范化水平。建立健全企業(yè)檔案收集制度、建立歸檔制度、查(借)閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對(duì)等制度。在檔案材料收集補(bǔ)充、查、借閱、檔案庫(kù)房管理、保密等都有章可循、有據(jù)可依。

4、企業(yè)檔案的信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作主要包括“實(shí)體管理” 與“信息開(kāi)發(fā)利用” 兩大方面。即以企業(yè)的檔案實(shí)體管理為基礎(chǔ)，以信息的開(kāi)發(fā)為宗旨和方向，為企業(yè)的各項(xiàng)工作提供憑證和參考作用。但是，據(jù)調(diào)查表明，占企業(yè)所有知識(shí)46% 的企業(yè)檔案中蘊(yùn)含的知識(shí)，“被很好地歸類(lèi)，并及時(shí)提供給需要這些知識(shí)的人，從而發(fā)揮作用的只有12% �！逼髽I(yè)檔案蘊(yùn)藏著大量可待開(kāi)發(fā)挖掘的隱含知識(shí)，因此，企業(yè)檔案管理工作面臨的問(wèn)題不僅僅開(kāi)發(fā)企業(yè)檔案的顯在信息，更為重要的是發(fā)掘檔案中的隱含知識(shí)，將這一部分知識(shí)轉(zhuǎn)換成顯在知識(shí)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的知識(shí)共享和知識(shí)創(chuàng)新。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，企業(yè)的檔案管理和知識(shí)管理具有共同的目標(biāo)和動(dòng)機(jī)。

5、進(jìn)一步加強(qiáng)爭(zhēng)先創(chuàng)新意識(shí)

企業(yè)檔案的價(jià)值在于利用，是通過(guò)服務(wù)社會(huì)取得實(shí)效來(lái)體現(xiàn)，檔案管理工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，服務(wù)性強(qiáng)，以往是坐等利用者上門(mén)，我們被動(dòng)提供服務(wù)模式，很難適應(yīng)改革發(fā)展的新形式，這就要求檔案人員發(fā)揮主觀(guān)能動(dòng)性，化被動(dòng)為主動(dòng)，主動(dòng)上門(mén)服務(wù)，并簡(jiǎn)化檔案的利用手續(xù)，推行檔案利用一條龍服務(wù)，為需求者提供準(zhǔn)確有效地服務(wù)。

我們要不斷總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)、新做法，結(jié)合檔案部門(mén)的工作實(shí)際情況從經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要出發(fā)，根據(jù)實(shí)踐發(fā)展的要求，及時(shí)修正不合時(shí)宜的制度，并將符合實(shí)際需要的新經(jīng)驗(yàn)和做法以制度的`形式固定下來(lái)，依據(jù)制度管人理事，推進(jìn)工作制度化、規(guī)范化、程序化。以創(chuàng)新服務(wù)水平、更新服務(wù)觀(guān)念、深化服務(wù)內(nèi)容、優(yōu)化服務(wù)方式、服務(wù)水平為目標(biāo)，密切關(guān)注重大活動(dòng)、重大事件，準(zhǔn)確把握檔案工作的重點(diǎn)、熱點(diǎn)，及時(shí)、主動(dòng)地管理好檔案，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理在理論上、體制上的創(chuàng)新，從而使檔案管理工作及時(shí)跟上時(shí)代步伐。

檔案管理工作的目的是為了更好的提供利用，而提供利用則是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的最佳途徑，經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益是檔案具體體現(xiàn)。在新形勢(shì)下，檔案工作更應(yīng)跟上時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代化先進(jìn)技術(shù)和精湛的業(yè)務(wù)技能，進(jìn)一步凝聚共識(shí)、凝聚力量，把十八大精神落實(shí)到檔案工作上來(lái)，埋頭實(shí)干，全面推進(jìn)檔案事業(yè)的健康、持續(xù)、快速發(fā)展，為早日實(shí)現(xiàn)“中國(guó)夢(mèng)”貢獻(xiàn)自己的全部力量。

6、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案是一種重要的知識(shí)資源，是企業(yè)各項(xiàng)決策的依據(jù)以及為企業(yè)贏(yíng)得信譽(yù)的基礎(chǔ)，是與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn).因此，企業(yè)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分和基礎(chǔ)工作，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化和信息化建設(shè)的重要意義，從而在日常的管理過(guò)程中積極去應(yīng)對(duì)和解決各種可能出現(xiàn)的問(wèn)題，求實(shí)創(chuàng)新，使企業(yè)檔案管理工作更加科學(xué)化、高效化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，從而進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。