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為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護(hù)文件檔案的完整和安全，特制定本制度。

一、公司設(shè)立文件檔案管理專員，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

四、檔案管理員要對公司安全生產(chǎn)相關(guān)文件資料專門建檔。進(jìn)行管理。

五、立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

六、文件資料檔案的保管、查閱。

1、所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認(rèn)真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理、報(bào)告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。

七、公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報(bào)請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復(fù)印檔案，公司檔案管理員都必須如實(shí)進(jìn)行登記，注清查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)、是否復(fù)印等相關(guān)內(nèi)容。

八、對于公司機(jī)密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸，工作人員要嚴(yán)守機(jī)密。

一、檔案保管的內(nèi)容和要求

（一）檔案保管的內(nèi)容

檔案保管是維護(hù)檔案完整與安全的活動，指采取一定的管理方式和技術(shù)手段對檔案進(jìn)行科學(xué)管理與保護(hù)，以維護(hù)檔案的完整與安全，最大限度延長檔案壽命的工作。其主要內(nèi)容包括三個(gè)方面：

1.檔案庫房管理

2.檔案流動過程中的保護(hù)

3.保護(hù)檔案的專門措施

（二）檔案保管的基本要求

1.以防為主，防治結(jié)合

2.加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般

二、檔案保管的基本條件

檔案保管工作基本的物質(zhì)條件主要有：檔案庫房、檔案裝具、檔案保管設(shè)備和檔案的包裝材料。

（一）檔案館（室）建筑

1.檔案館建設(shè)規(guī)模和構(gòu)成

檔案館應(yīng)按照《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》和《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》設(shè)計(jì)建造。檔案館建筑由檔案庫房、對外服務(wù)用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、辦公室用房和附屬用房及建筑設(shè)備組成。

2. 檔案館的選址

檔案館的選址應(yīng)符合下列要求：應(yīng)選擇工程地質(zhì)條件和水文地質(zhì)條件較好地區(qū)；應(yīng)遠(yuǎn)離易燃、易爆場所，不應(yīng)設(shè)在有污染腐蝕性氣體源的下風(fēng)向；應(yīng)選擇交通便利，城市公用設(shè)施比較完備的地區(qū)；應(yīng)選擇地勢較高、排水通暢、空氣通暢和環(huán)境安靜的地段。

3.檔案館的建筑設(shè)計(jì)

4.檔案室用房

檔案室用房一般由檔案庫房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。

（二）其他保管條件

1.檔案裝具

我國使用的檔案裝具主要有：檔案架、檔案箱、檔案柜、密集架。其中，活動式檔案密集架在有效利用庫房空間、方便管理和密閉等方面具有較好的性能。

2.檔案保管設(shè)備。

3.檔案包裝材料。

我國包裝檔案的材料主要有兩種：卷皮、卷盒等。

三、檔案庫房管理

（一）檔案裝具的排列編號

1.合理布局。2.避光通風(fēng)。3.整齊有序。

（二）檔案存放

1.檔案的排列存放

檔案館對館藏檔案的存放應(yīng)堅(jiān)持簡便、實(shí)用、便于管理的原則，以全宗為單位排列。

檔案室的檔案，一般根據(jù)檔案的種類實(shí)行分類排列，將同一類別的檔案集中存放在一起。

2.檔案存放位置索引

檔案存放位置索引是以表冊或卡片的形式記錄和反映檔案在庫房和裝具中存放次序的管理工具。檔案存放位置索引有兩體例：一是指明檔案存放位置的索引；另一種是指明庫房內(nèi)裝具所存放檔案的索引。

（三）檔案管理的應(yīng)急處置

檔案管理的應(yīng)急處置，是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案安全和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急措施加以處置的工作。

1. 檔案管理的應(yīng)急處置預(yù)案

2. 檔案管理的應(yīng)急處置措施

四、檔案保護(hù)

（一）庫房溫濕度的控制

《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》對于檔案庫房的溫濕度標(biāo)準(zhǔn)作出規(guī)定，溫度為14℃～24℃；相對濕度為45%～60%。庫房溫濕度的控制方法很多，主要是通過密閉、通風(fēng)，結(jié)合增溫、降溫、增濕、降濕等措施，使庫房溫濕度控制在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。

1.密閉

密閉是庫房溫濕度的控制的基礎(chǔ)。。

2.通風(fēng)

（二）庫房的“八防”措施

庫房的“八防”措施通常是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜，它們是保障檔案實(shí)體安全的主要防護(hù)措施。

1.防火

檔案庫房裝具應(yīng)采用金屬柜架，庫房照明燈具及其他電器時(shí)，要保證材質(zhì)、性能上的安全性，安裝時(shí)必須按照規(guī)范操作，保證線路的安全。

2.防光

檔案庫房一般應(yīng)使用白熾燈為照明光源。

3.防霉

滅菌的方法可以分為兩類：一類是物理滅菌法，包括有冷凍真空干燥滅菌、真空充氮滅菌、微波滅菌等方法；另一類是化學(xué)滅菌法，包括酒精滅菌、臭氧滅菌、甲醇滅菌、環(huán)氧乙烷滅菌等方法。

4.防蟲

殺滅害蟲的方法有物理方法和化學(xué)方法物理兩種，物理方法主要有低溫殺蟲、高溫殺蟲、射線輻照射殺蟲、氣調(diào)殺蟲等；化學(xué)方法主要是采用熏蒸殺蟲劑來殺滅害蟲，常用的熏蒸殺蟲劑有硫酸氟、磷化鋁、環(huán)氧乙烷等。

（三）檔案修復(fù)

檔案修復(fù)是指使受損或退變檔案恢復(fù)或接近原有特征，或?qū)ζ溥M(jìn)行加固的過程，是一項(xiàng)搶救性的保護(hù)措施。紙質(zhì)檔案修復(fù)技術(shù)主要包括去污技術(shù)、去酸技術(shù)、加固技術(shù)、修裱技術(shù)、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。

一、思想觀念的創(chuàng)新是工作內(nèi)容創(chuàng)新的前提，對檔案管理的科學(xué)化具有重大意義。

創(chuàng)新思想是行動的先導(dǎo)，它直接影響了實(shí)際工作創(chuàng)新及工作效果;同樣，思想觀念的創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提，管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強(qiáng)化兩種意識。一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識。

　　二、管理模式的創(chuàng)新。

隨著檔案工作的不斷進(jìn)步和發(fā)展，結(jié)合工作實(shí)際，不斷創(chuàng)新管理模式。我們可以在立卷制度上更新，在工作手段上改進(jìn)，盡量簡化檔案部門長期推行的一些繁瑣、呆板的操作步驟。如從組卷的形式到裝訂的手段上考慮，怎樣做到既不影響日后調(diào)檔利用，又能盡快完成歸檔程序，取消一些繁瑣的不必要的過程、環(huán)節(jié)、步驟，盡量縮短立卷歸檔周期，這樣也便于推行部門立卷工作。在平時(shí)的工作中，也要善于思考，針對工作中出現(xiàn)的問題，做一些改進(jìn)和創(chuàng)新，這樣也可以起到事半功倍的效果。

　　三、管理人員的創(chuàng)新。

檔案管理工作的創(chuàng)新，應(yīng)是以人為主體的創(chuàng)新，歸根到底要依靠“人”來推動，同時(shí)也是為了促進(jìn)“人”的更好發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

　　進(jìn)行三個(gè)方面的培養(yǎng)：

　　(一)培養(yǎng)敬業(yè)精神。

敬業(yè)是創(chuàng)新精神的基礎(chǔ)。檔案工作者要熱愛事業(yè)，積極思考問題，勇于提出改進(jìn)工作的意見和設(shè)想，而且不滿足于一得之功、一孔之見，不斷進(jìn)行檔案工作的探索和創(chuàng)新。

　　(二)培養(yǎng)獨(dú)立思考的習(xí)慣。

檔案工作者要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在此基礎(chǔ)上敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。

　　(三)培養(yǎng)求實(shí)的科學(xué)精神。

檔案工作者要準(zhǔn)確把握所面臨的新形勢和自身發(fā)展的新情況，學(xué)習(xí)總結(jié)一切創(chuàng)造性的先進(jìn)做法和成果，用求實(shí)創(chuàng)新的精神把握檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)律，勇于探索和實(shí)踐，有效地開創(chuàng)性地開展工作。隨著高新技術(shù)的廣泛應(yīng)用，如何更好地創(chuàng)新服務(wù)，需要我們在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)和研究。

1 法規(guī)性文件。包括上級頒發(fā)、需企業(yè)執(zhí)行的，或由企業(yè)發(fā)行的各種標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度等。

2 企業(yè)的重大決議。包括由企業(yè)股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會及其相關(guān)行政會議等形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3 計(jì)劃性文件。包括企業(yè)總體計(jì)劃或規(guī)劃、開發(fā)計(jì)劃、項(xiàng)目質(zhì)量計(jì)劃、營銷計(jì)劃、財(cái)務(wù)計(jì)劃等。

4 總結(jié)性文件。包括企業(yè)年度和月度工作總結(jié)、下屬部門的年度和月度工作總結(jié)、單項(xiàng)性工作總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等。

5 批示性文件。包括企業(yè)各類計(jì)劃指標(biāo)、技術(shù)指標(biāo)、營銷指標(biāo)等。以及企業(yè)各類命令、工作指示等。

6 憑證性文書材料。包括企業(yè)各部門上報(bào)的、在日�；顒又行纬傻脑�始記錄和憑證，如財(cái)產(chǎn)狀況、房屋銷售、合同書、協(xié)議書等的原始記錄和文本。

7 證件性文書資料。包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地許可證、開發(fā)資質(zhì)證、施工許可證、規(guī)劃許可證、預(yù)售許可證、企業(yè)和產(chǎn)品獲得各類榮譽(yù)牌匾和證書、達(dá)標(biāo)證書和證明等。

8 匯報(bào)性文書資料。包括企業(yè)上報(bào)各級主管部門的文件資料和相關(guān)統(tǒng)計(jì)表，以及公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場合發(fā)言、匯報(bào)或發(fā)布的各類文書資料。

9 勞資人力資源資料。包括企業(yè)下屬各部門的人力資源任命、人力資源調(diào)整、人力資源管理、人才引進(jìn)和培訓(xùn)、員工工資審核記錄等相關(guān)資料。

10 聲像制品資料。包括企業(yè)及下屬各部門在其經(jīng)營活動或政治、文件娛樂活動中，以及在外學(xué)習(xí)、考察時(shí)或外部門提供的，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。

11 題贈性資料。包括上級領(lǐng)導(dǎo)和外協(xié)友好部門或個(gè)人提供的題詞、書畫、工藝制品等。

12 技術(shù)性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。

一、 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實(shí)體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

傳統(tǒng)的檔案管理，就是以紙質(zhì)、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實(shí)體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟之繁瑣。因?yàn)榇鎯α看�，檔案管理部門不能對已經(jīng)歸檔的檔案材料，進(jìn)行信息的提煉和加工處理，檔案信息資源在很大程度上被閑置甚至浪費(fèi)。隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進(jìn)，特別是計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點(diǎn)也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進(jìn)行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的價(jià)值和使用價(jià)值，它能為經(jīng)濟(jì)發(fā)展、科技進(jìn)步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，使之真正成為未來信息社會國 民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。

二、應(yīng)建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，為此，人們要做好以下幾項(xiàng)工作：首先，改進(jìn)和規(guī)范在應(yīng)用計(jì)算機(jī)條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案熔化管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計(jì)；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。另外，在電子檔案使用過程當(dāng)中，我們也應(yīng)注意到一是電子檔案安全性問題。因?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，電子檔案涉及范圍迅速擴(kuò)展，數(shù)量也急劇增加，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，隨之而來的問題就是如何在網(wǎng)絡(luò)下防范計(jì)算機(jī)病毒以及黑客的攻擊，確保電子檔案的安全。二是電子檔案的真實(shí)性問題。在實(shí)際工作中，由于從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范化和程序化管理；相當(dāng)數(shù)量的草稿性電子文件處于自生自滅的狀況，多數(shù)電子檔案與其相對應(yīng)的紙質(zhì)檔案之間未建立統(tǒng)一的管理方法；儲存電子檔案選用的載體不耐久等原因，影響了檔案的完整性、可靠性，從而影響了檔案的真實(shí)性。三是電子檔案的法律效力問題，通常檔案的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定，電子檔案由于沒有固定的載體，所以，制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就有一定的困難，這也就是光盤、磁帶、磁盤等載體的電子檔案未被法律認(rèn)定的原因。

三、提高檔案管理人員的素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化

現(xiàn)代化的設(shè)備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實(shí)現(xiàn)。檔案管理人員必須具備多元化知識背景才能適應(yīng)要求，現(xiàn)代化知識將成為每一位檔案工作者知識構(gòu)成的要素，同時(shí)，也深刻地影響檔案工作隊(duì)伍的結(jié)構(gòu)和檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，因此，建立一支具有現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識和業(yè)務(wù)知識的專業(yè)隊(duì)伍是至關(guān)重要的：首先，檔案工作者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中在大量運(yùn)用迫使檔案工作人員支學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計(jì)算機(jī)、數(shù)學(xué)、生物學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作人員必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、進(jìn)行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、再學(xué)習(xí)，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計(jì)劃的選送檔案管理人員進(jìn)行深造，進(jìn)行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強(qiáng)帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群和梯隊(duì)型人才結(jié)構(gòu)。作為檔案管理工作者，應(yīng)看到自身素質(zhì)與新形勢對檔案工作需要的差距，以時(shí)不我待的精神狀態(tài)抓緊自身的學(xué)習(xí)提高，盡快使自己成為合格的檔案工作者。隨著設(shè)備的更新和引進(jìn)，檔案管理部門既要注重引進(jìn)具有豐富檔案專業(yè)知識和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，精通業(yè)務(wù)的各種人才 ，又要注意引進(jìn)相關(guān)學(xué)科的專門人才，合理調(diào)整檔案工作者的專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)。另一方面也要加強(qiáng)對原有工作人員的培訓(xùn)和知識更新，使更多的人熟悉和掌握有關(guān)現(xiàn)代化管理技術(shù)，科學(xué)地管理檔案。

一、我國企業(yè)檔案管理存在的問題

　　(一)管理者缺乏對檔案管理工作的重視度

管理者的學(xué)識、眼界以及素質(zhì)，是構(gòu)建企業(yè)文化的核心。而在很多企業(yè)當(dāng)中，由于管理者只注重市場發(fā)展及利益方面，而忽略了檔案管理這一問題，促使很多檔案管理部門如同虛設(shè)，并未充分發(fā)揮其作用與功能。隨著時(shí)代的更迭、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，市場競爭愈發(fā)激烈，在這樣的背景之下，加強(qiáng)對檔案管理工作的重視已經(jīng)成為企業(yè)立足、發(fā)展的根本，企業(yè)管理者應(yīng)給予其高度重視。

　　(二)缺乏完善、有效的檔案管理制度

在當(dāng)今社會上，大部分企業(yè)均缺乏完善、有效的檔案保密制度、外借制度、保管制度、整理制度以及收集制度等。雖然有些企業(yè)管理者意識到了檔案管理的重要性，然而，由于投入力度不夠，在人員聘任、執(zhí)行力以及制度的建立等方面仍然不盡人意;有些企業(yè)雖然建立了檔案管理制度，但是時(shí)常會發(fā)生缺乏借閱手續(xù)、檔案丟失、整理資料不及時(shí)等現(xiàn)象，還有一些資料與數(shù)據(jù)被人為涂改，對檔案的利用價(jià)值、有效性及真實(shí)性存在重要影響。

　　(三)缺乏信息化、現(xiàn)代化的檔案管理機(jī)制

隨著時(shí)代的更迭、經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，現(xiàn)代化科技手段亦得到了長足的發(fā)展，然而，由于缺乏靈活的數(shù)據(jù)傳遞系統(tǒng)，促使檔案管理部門形同虛設(shè)，其工作質(zhì)量及效率始終難以提升。其中，缺乏先進(jìn)的系統(tǒng)及技術(shù)支持;未能建立完善、規(guī)范化的管理系統(tǒng)是缺乏信息化、現(xiàn)代化管理機(jī)制的主要因素;除此之外，有些企業(yè)雖然建立了健全的管理系統(tǒng)，也給予檔案管理工作高度重視，卻由于未制定配套的管理政策，導(dǎo)致執(zhí)行力不夠，從而降低了檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量及效率。

　　(四)檔案管理人員的素質(zhì)、學(xué)識良莠不齊，對管理工作存在重大影響

現(xiàn)階段，由于社會主義經(jīng)濟(jì)市場的完善與發(fā)展，很多企業(yè)對內(nèi)部的投產(chǎn)方式及經(jīng)營模式進(jìn)行了大范圍的變革，尤以油田企業(yè)為最，通過重組企業(yè)人資部門，聘任了很多剛剛畢業(yè)的大學(xué)生，然而，由于缺乏正確的認(rèn)識，企業(yè)也并未著重培養(yǎng)，并未充分發(fā)揮出檔案管理工作的職能及作用，導(dǎo)致企業(yè)信息及數(shù)據(jù)的記錄、存儲與處理始終處于較低的水平。

　　三、企業(yè)檔案管理優(yōu)化措施

針對檔案管理存在的問題，企業(yè)應(yīng)在發(fā)展生產(chǎn)技術(shù)與生產(chǎn)規(guī)模的同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)及能力培訓(xùn)，建立信息化檔案管理體系，優(yōu)化檔案利用工作，全面提升企業(yè)檔案管理工作水平。

　　(一)加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)與能力培訓(xùn)

在過去，由于科技手段發(fā)展的不成熟，檔案管理工作極為繁瑣、復(fù)雜，僅憑人工的力量完成，加大了員工的工作量。隨著時(shí)代的發(fā)展、信息化的進(jìn)步，企業(yè)引進(jìn)了現(xiàn)代化辦公技術(shù)及先進(jìn)的管理設(shè)備，加之員工的有效配合，不僅減少了以往反復(fù)的工作內(nèi)容，亦提高了檔案管理的質(zhì)量及效率。

簡單來說，雖然如今已引進(jìn)了現(xiàn)代化、智能化、信息化的檔案管理設(shè)備及體系，但是，仍然需要員工輔助管理，通過增強(qiáng)設(shè)備和員工的配合力度，來提高檔案管理工作的質(zhì)量及水平。由此可見，檔案管理人員的學(xué)識、管理能力以及綜合素質(zhì)極為重要。

企業(yè)應(yīng)秉承“公正、公平”原則，系統(tǒng)、全面的評估檔案管理人員的專業(yè)學(xué)識、管理能力以及綜合素質(zhì)，并將其歸類，通過開展培訓(xùn)教育活動，來提升其管理能力及綜合素質(zhì)，令其快速了解檔案管理實(shí)質(zhì)及技術(shù)方式。聘請專業(yè)知識豐富、綜合素質(zhì)高的檔案主管，對檔案管理工作進(jìn)行全面、有效的安排與指導(dǎo);

除此之外，還需定期開展培訓(xùn)活動，了解每一位成員的能力、學(xué)識水平及擅長的業(yè)務(wù)類型，充分挖掘員工的`潛能，為其提供展示自身才華的舞臺。與此同時(shí)，還應(yīng)增強(qiáng)員工的法律意識，拓寬其眼界及知識范圍，從根本上提升他們的工作素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力及文化水平。并通過實(shí)踐鍛煉、相互交流指導(dǎo)等途徑增強(qiáng)教育和培訓(xùn)效果。

　　(二)建立信息化檔案管理體系

企業(yè)應(yīng)從多個(gè)角度對自身的工作模式、運(yùn)營特點(diǎn)及業(yè)務(wù)類型進(jìn)行整合與分析，并在此基礎(chǔ)之上，對傳統(tǒng)的檔案收集、歸類、整理及處理模式進(jìn)行專業(yè)性調(diào)整，促使其快速過渡于服務(wù)人性化、管理網(wǎng)絡(luò)化、存儲數(shù)字化、分類細(xì)致化、采集自動化這一方向，建立健全的、規(guī)范的檔案管理制度，提升其辦公智能化、自動化水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的系統(tǒng)化、電子化及網(wǎng)絡(luò)化�，F(xiàn)階段，OA系統(tǒng)因其自身的優(yōu)勢，而深受各大企業(yè)的青睞，能夠定期將系統(tǒng)內(nèi)生成的信息及數(shù)據(jù)傳遞到檔案管理系統(tǒng)之內(nèi)，并自動完整歸檔及整理工作，確保信息傳送精準(zhǔn)、及時(shí)、高效。

在建立、完善及調(diào)整檔案管理系統(tǒng)的過程中，應(yīng)按照企業(yè)檔案檢索目錄要求、文化特征、投產(chǎn)運(yùn)營模式以及管理特點(diǎn)，參考其他企業(yè)或地區(qū)建立檢索目錄的成功檢驗(yàn)，建立獨(dú)具企業(yè)特色的檔案檢索目錄，并以此來實(shí)現(xiàn)信息的永久保存、及時(shí)傳遞以及高效交流。

　　(三)創(chuàng)新工作思路，適應(yīng)新形勢下檔案工作的新要求

企業(yè)檔案保管的目的是為了利用，而檔案管理又是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，這就要求檔案管理人員要不斷更新思想觀念，解放思想，破除守舊的工作思想觀念，要及時(shí)換腦筋，破除自我封閉，因循守舊，安于現(xiàn)狀的舊觀念，樹立敢想"敢闖"積極主動大膽開拓工作精神。

作為企業(yè)專職檔案管理人員，通過加強(qiáng)學(xué)習(xí)和日常工作的實(shí)踐總結(jié)，必須要有扎實(shí)的業(yè)務(wù)功底和較強(qiáng)的管理能力和服務(wù)意識，不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，而且還應(yīng)掌握各門類檔案的管理方法，夯實(shí)理論基礎(chǔ);勤總結(jié)、勤改進(jìn)，不斷創(chuàng)新，不斷為企業(yè)檔案工作注入新的活力和動力，堅(jiān)持以利用為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，拓展企業(yè)檔案工作的新領(lǐng)域走向經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場。

就目前而言，創(chuàng)新可以說是提高企業(yè)競爭實(shí)力、合理配置資源不可缺少的重要因素，因此，企業(yè)管理者應(yīng)給予其高度重視。傳統(tǒng)的檔案管理制度、模式及觀念，過于陳舊、單一，已無法充分滿足企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的需要，所以，創(chuàng)新已經(jīng)成為一種必然趨勢。

可通過運(yùn)用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化手段，分析當(dāng)前已有的檔案內(nèi)容，并對其進(jìn)行歸類與綜合，及時(shí)在企業(yè)局域網(wǎng)發(fā)布與檔案相關(guān)的信息與公告，便于資源的共享，可從根本上提高企業(yè)對檔案的利用水平。

　　三、總結(jié)

總而言之，檔案管理可謂是企業(yè)管理不可缺少的一部分，亦是推動企業(yè)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的重要力量。所以，企業(yè)檔案管理工作與企業(yè)管理同步發(fā)展，只有做到同步發(fā)展，才能有效的開發(fā)檔案信息資源，確保檔案資源能夠更好有效為企業(yè)的各項(xiàng)工作服務(wù)。