不少檔案工作者在實際工作當中總會遇到這樣那樣的疑問，安徽鴻博檔案和大家分享和探討一點經驗。

提問1：備考表怎么注明，備考表上的檢查人，可以直接打上領導的名子嗎？還是讓領導簽字？例如全年的黨委會議記錄，是按每次開會的時間，會議內容打印目錄嗎？

答：

1. 填寫盒內備考表是用于在盒內歸檔文件進行必要的說明。盒內文件情況說明，對盒內歸檔文件收集的齊全程度、文件本身的情況、整理情況等加以說明，整理人填寫負責整理本盒歸檔文件的人員姓名，以明確責任。檢查人填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名。日期填寫歸檔文件整理完畢的日期。

2. 會議記錄的備考表的填寫：
檢查人應該就是立檔人，就是你本人；
而歸檔案人就是把會議記錄移交給你的人經辦人，
比如辦公室的人，或會議記錄的記錄人。
無須領導簽字。
不僅如此，個別領導不應該過問會議記錄的事情，這樣才能監(jiān)督到他。

提問2：文件以件歸檔后，還有檔號一說嗎？如有，檔號如何編制？

答：

1. 只要全宗的概念繼續(xù)存在，檔號還是繼續(xù)存在的，只是有了那么一點變化，如果是檔案館的話，我想應該從全宗號-目錄號-案卷號-頁號 變成 全宗號-年度-（保管期限）-館編件號；

2. 在新整理規(guī)則中，盒號不是檔號的組成部分，但在實際工作中，盒號往往成了管理檔案的不可缺少部分；

3. 就是歸檔以后才有檔號，由一個國家標準的，檔號可以根據(jù)本單位情況編寫。

提問3：弱弱地問，企業(yè)單位如何實現(xiàn)文檔一體化，需要哪些具體的方法和程？前端控制？全程管理？

答：

1.有些企業(yè)單位使用了OA辦公自動化系統(tǒng)，其中有公文管理的模塊，與檔案管理的模塊。這樣就實現(xiàn)了文檔一體化管理，即文件隨時產生、隨時流轉，流轉完畢后即邏輯歸檔，紙質文件的歸檔至少一年一次。
如果您的企業(yè)還沒有這套系統(tǒng)，估計實施文檔一體化就比較困難了。
前端控制和全程管理我個人認為都是一個意思，即對文件的整個生命周期都要按照檔案的要求來管理。

2.文檔一體化首先是文件檔案全程管理上的流程一體化，從文件創(chuàng)建到文件銷毀的全過程進行管理。實行文檔一體化要保證文件檔案流程的整體設計和實施，要保證有一個部門具有檔案管理的職能也有文件管理的職能。對于前端控制，就更超前一些，如業(yè)務過程中需要產生什么文件，這些文件有什么要求，需要體現(xiàn)哪些信息，如果是文件生成系統(tǒng)則要求系統(tǒng)具有什么樣的架構和功能。

3.可以通過辦公自動化或檔案系統(tǒng)或OA與檔案系統(tǒng)相結合等不同的方式實現(xiàn)文檔一體化管理；OA與檔案管理系統(tǒng)的功能要無縫對接。

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