科技報告是進(jìn)行科研活動的組織或個人描述其從事的研究、設(shè)計、工程、試驗和鑒定等活動的進(jìn)展或結(jié)果，或描述一個科學(xué)或技術(shù)問題的現(xiàn)狀和發(fā)展的文獻(xiàn)。科技報告是國家基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性科技資源，是國家科技實力的重要體現(xiàn)，用于促進(jìn)科技知識的積累、傳播交流和轉(zhuǎn)化應(yīng)用。

    一、科技報告檔案管理的意義

    2013年，科技部印發(fā)《國家科技計劃科技報告管理辦法》，規(guī)范科技報告管理工作流程，明確相關(guān)主體的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。2014年，國辦轉(zhuǎn)發(fā)科技部《關(guān)于加快建立國家科技報告制度的指導(dǎo)意見》，部署加快建立國家科技報告制度，推動科技成果的完整保存、持續(xù)積累、開放共享和轉(zhuǎn)化應(yīng)用。如今，國家科技報告制度建設(shè)的頂層設(shè)計已基本完成，不僅在政策規(guī)章層面進(jìn)行了部署，而且制定了《科技報告編寫規(guī)則》（GB/T 7713.3-2014）等國家標(biāo)準(zhǔn)，國家科技報告開放共享平臺也于2014年3月1號正式開通。

    科技報告是一種科研項目文件，其歸檔后就成為科研檔案重要的組成部分。2014年，中辦、國辦印發(fā)了《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，指出“面對新形勢新任務(wù)新要求，檔案工作還存在一些不適應(yīng)的地方”，強調(diào)“檔案收集模式、管理手段、服務(wù)機制需要進(jìn)一步創(chuàng)新”。為此，檔案部門要認(rèn)真探討科技報告檔案管理方法，以實際行動貫徹落實國家有關(guān)要求，為科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新提供支撐和保障。

    二、科技報告檔案管理的現(xiàn)狀和問題

    （一）科技報告檔案管理的現(xiàn)狀

    《國家科技計劃科技報告管理辦法》規(guī)定了項目（課題）呈交的科技報告類型，包括：項目（課題）年度報告、中期報告及驗收（結(jié)題）報告；項目（課題）實施過程中產(chǎn)生的實驗（試驗）報告、調(diào)研報告、工程報告、測試報告、評估報告等蘊含科研活動細(xì)節(jié)及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的報告。

    1987年，國家科技部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》，規(guī)定了包括科技報告在內(nèi)的科研項目文件材料的歸檔范圍。1992年，國家檔案局頒布實施的《科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范》（DA/T 2-1992），以及2005年中國科學(xué)院制訂的《中國科學(xué)院科研課題檔案建檔規(guī)范》，也都將科技報告納入科研項目檔案的歸檔范圍。

    （二）科技報告檔案管理的問題

    雖然科技報告與科技檔案，都從國家層面上建立了管理體系，但由于科技報告只是科研項目檔案眾多文件中的一種，盡管國內(nèi)科研單位的檔案部門也都根據(jù)國家《檔案法》以及相關(guān)的規(guī)章、規(guī)范，建立完善了本單位科研檔案管理制度，對包括科技報告在內(nèi)的科研檔案實施了規(guī)范化管理，但是，對于科技報告這種特定文件的管理目的與要求，仍有諸多差距，尚不能滿足適應(yīng)服務(wù)科技創(chuàng)新工作大局的需要。

    1.沒有專門收集整理，難以單獨提供利用。科技報告技術(shù)含量高，實用性強，使用價值遠(yuǎn)高于其他文獻(xiàn)，是科研項目所有的文件材料中，最具有共享價值的文件�？萍紙蟾嫘枰�按規(guī)定的格式編寫，且經(jīng)內(nèi)容審查、密級確認(rèn)等流程，每份科技報告必須自成一冊，獨立提供利用。而科研檔案歸檔范圍則為科研項目實施過程所有具有保存價值的文件材料，強調(diào)項目文件的完整性、成套性以及原始記錄性。因此，按照現(xiàn)有的科研檔案管理辦法，還不能滿足科技報告單獨提供利用的需求。

    2.科技報告歸檔滯后，難以及時提供利用。科技報告是科研項目過程管理的重要手段，是科技管理部門決策以及對科研項目執(zhí)行情況監(jiān)測的重要依據(jù)，其內(nèi)容披露的是最新的科研進(jìn)展和發(fā)現(xiàn)，具有較強的時效性、新穎性和前沿性�！犊茖W(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》對科研項目文件材料歸檔的時間要求是：“科研項目文件材料應(yīng)在科研項目完成后及時歸檔，研究周期長的項目，可分階段歸檔”。因此，難以滿足科研管理部門對科技報告實時提供利用的需求。

    3.資源共享依據(jù)不足，難以有效提供利用。由于我國科技報告制度剛剛起步，許多科研單位尚未建立完善的科技報告管理制度，檔案部門更未建立專門的相關(guān)制度。所以，在科技報告資源共享利用方面，檔案部門還缺乏權(quán)威的制度依據(jù)與操作規(guī)范，在這種情況之下，檔案部門即便接收保存了大量的科技報告，也難以把握科技報告共享利用工作尺度，大量科技報告被閑置，科技報告資源浪費現(xiàn)象極為嚴(yán)重。

    三、科技報告檔案管理的對策

    （一）明確納入科研檔案管理范疇

    1.建立科技報告檔案管理門類。在不影響科研項目檔案完整、規(guī)范的前提下，另行建立本單位科技報告檔案管理門類，對科技報告進(jìn)行專門收集和管理。

    2.建立科技報告檔案管理制度。建立本單位科技報告檔案專項管理辦法，指導(dǎo)科技報告檔案工作具體實施，為本單位開展科技報告檔案工作提供制度保障。科技報告檔案管理制度應(yīng)包括檔案部門及人員職責(zé)、審核辦法，科技報告提交時間、方法及流程，科技報告檔案歸類、整理編號規(guī)范、安全保密措施、共享服務(wù)辦法，提交約束與激勵機制等。

    3.專人負(fù)責(zé)科技報告檔案管理。在檔案員中設(shè)專人負(fù)責(zé)科技報告檔案管理工作，包括做好科技報告檔案接收、整理、保管與共享服務(wù)工作。

    4.科技報告工作納入科研管理。把科技報告建檔工作納入科研管理，與課題管理緊密結(jié)合，實現(xiàn)與科研管理“四同步”。課題立項與下達(dá)科技報告歸檔任務(wù)同步；檢查科研項目進(jìn)展與檢查科技報告形成、提交同步；課題驗收、成果評審與檢查科技報告提交情況同步；職稱評聘與檔案部門出具科技報告歸檔證明同步。

    （二）積極推進(jìn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理

    1.建立管理系統(tǒng)。檔案部門要積極配合科研管理部門做好科技報告管理系統(tǒng)，將科技報告嵌入現(xiàn)有的科研項目管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)多系統(tǒng)，多平臺間的數(shù)據(jù)傳導(dǎo)、融合和共享。既可以避免數(shù)據(jù)處理上的重復(fù)勞動，又可方便管理科技報告，及時將科技報告歸檔。

    2.建設(shè)人才隊伍。要實現(xiàn)科技報告檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，關(guān)鍵要有一支思想素質(zhì)好、專業(yè)水平高、工作能力強的專業(yè)的檔案管理隊伍。各科研單位可根據(jù)實際情況，引進(jìn)或培養(yǎng)與檔案管理信息化相適應(yīng)的專業(yè)人才，建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理所需的復(fù)合型人才隊伍，提高工作水平和效能。

    3.加強數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)安全問題一直是困擾計算機、互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域的一大難題，天災(zāi)、人禍、病毒、黑客入侵等都有可能造成數(shù)據(jù)損毀，在科技報告數(shù)字化檔案管理工作中一定要加強防范，制定可行的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，改進(jìn)安全防護(hù)技術(shù)，強化安全責(zé)任，保障數(shù)據(jù)交換、信息傳遞、資料共享安全和有效利用。

    隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和人民群眾收入水平逐步提高，四川省巴中市城鄉(xiāng)居民醫(yī)療保險參保人數(shù)逐年增加，實現(xiàn)了從機關(guān)事業(yè)單位和國有企業(yè)向全社會普及，基本實現(xiàn)了全民醫(yī)保。醫(yī)療保險是維護(hù)參保群眾身體健康的重要保障，醫(yī)保檔案是參保單位或個人權(quán)益的真實記錄,是保存國家、集體及個人參與醫(yī)保活動的原始信息記錄，是參保公民享受國家社會保險待遇的有效憑證，具有“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的特點，關(guān)系到參保人員切身利益，做好新形勢下醫(yī)保檔案管理工作責(zé)任重大、使命光榮。

    一、巴中醫(yī)保檔案管理的現(xiàn)狀及存在問題

    一是檔案收集不夠全面。部分醫(yī)療經(jīng)辦機構(gòu)對城鄉(xiāng)居民醫(yī)保檔案工作認(rèn)識不到位，將醫(yī)保檔案管理工作視為醫(yī)療保險改革的附屬工作，醫(yī)保業(yè)務(wù)部門一把手不重視，主管領(lǐng)導(dǎo)一般是兼任，具體業(yè)務(wù)人員多為兼職，使得醫(yī)保檔案管理工作權(quán)、責(zé)難分，工作開展各行其是。如巴中5縣（區(qū)）醫(yī)保檔案管理工作分管領(lǐng)導(dǎo)均為兼職，全市一線檔案管理人員專職率不到20%。醫(yī)保工作本身業(yè)務(wù)性強、涉及面廣，各醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)對醫(yī)保檔案內(nèi)容劃定標(biāo)準(zhǔn)不明確，管理范圍不統(tǒng)一，大多是根據(jù)各自的理解和實踐進(jìn)行分類管理，使許多檔案未嚴(yán)格按照規(guī)定收集、裝訂、整理，后續(xù)利用極不方便。

    二是檔案管理不夠規(guī)范。近年來，醫(yī)保參保人數(shù)爆發(fā)式增長，醫(yī)保業(yè)務(wù)大幅增加，醫(yī)保檔案工作的業(yè)務(wù)量呈幾何級數(shù)增長，檔案管理工作十分繁重，當(dāng)前管理水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足人民群眾日益增長的檔案需要。巴中全市醫(yī)保參保人數(shù)347萬人，產(chǎn)生醫(yī)保檔案10000多卷，而全市一線醫(yī)保檔案管理從業(yè)人員僅6人，具有大專學(xué)歷僅1人，其余5人均為中專或高中學(xué)歷。檔案工作人員崗位變動頻繁，部分工作人員缺乏檔案業(yè)務(wù)知識，對檔案工作認(rèn)識不到位，導(dǎo)致部分有價值的檔案丟失或損壞。

    三是技術(shù)水平十分落后。醫(yī)保檔案管理投入嚴(yán)重不足，特別是貧困地區(qū)財政十分困難，無力加大經(jīng)費和技術(shù)投入。2014年，巴中全市醫(yī)保檔案經(jīng)費投入不足10萬元，檔案管理經(jīng)費縣（區(qū)）均未單列預(yù)算，均從辦公經(jīng)費中擠壓，導(dǎo)致檔案設(shè)備不完善，技術(shù)支持不充分，設(shè)備無法及時維修、更新、升級。恩陽區(qū)由于辦公用房緊張，無專門檔案室，檔案規(guī)范化管理不達(dá)標(biāo)。電子文件檔案管理不能跟上信息化發(fā)展的步伐，有些縣區(qū)醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理設(shè)備陳舊，計算機、掃描儀、復(fù)印機、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備都沒有配備到位，更談不上使用檔案管理軟件對檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范的管理，嚴(yán)重制約了醫(yī)保檔案事業(yè)的發(fā)展。

    二、提高醫(yī)保檔案管理水平對策

    （一）擴大檔案收集覆蓋，做到應(yīng)收盡收

    一是擴大醫(yī)保檔案社會知曉率。加大宣傳力度，加強與新聞單位合作，利用報紙、電視、網(wǎng)絡(luò)等各種平臺采取各種形式大力開展宣傳教育，不斷提高社會各界檔案意識和檔案法制觀念，讓其進(jìn)一步了解醫(yī)保檔案、重視醫(yī)保檔案工作。

    二是提升從業(yè)者檔案意識。各級醫(yī)保經(jīng)辦機構(gòu)要切實加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理工作列為議事日程；檔案管理工作者要認(rèn)真學(xué)習(xí)關(guān)于檔案管理工作的法律、法規(guī)、文件，不斷加深對檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識，充分認(rèn)識檔案的價值，增強做好檔案工作的責(zé)任感和緊迫感。

    三是加大對檔案員培訓(xùn)力度。通過走出去和引進(jìn)來的方式，切實加強醫(yī)保檔案工作人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)工作能力和水平。使其在工作中有的放矢，注意保存有價值的資料。

    四是加強協(xié)作配合。切實明確社保部門、衛(wèi)生行政管理部門和一線醫(yī)療機構(gòu)之間的責(zé)任分工，加強分工協(xié)作，共同完善。

    五是醫(yī)保部門要切實擔(dān)負(fù)起檔案管理主體責(zé)任。落實專人專責(zé)，按照收集、整理、歸檔的順序，對不同年度和類別的歸檔資料進(jìn)行整理，認(rèn)真審核后進(jìn)行編號保存，保證文檔資料的完整性和規(guī)范性。

    （二）提高檔案管理水平，做到規(guī)范有序

    積極加強檔案人才隊伍建設(shè)，明確專業(yè)人員專職負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案管理工作，積極有序地將政治素質(zhì)好、知識水平較高、具有高度事業(yè)心、責(zé)任感及奉獻(xiàn)精神的同志充實到檔案管理隊伍中來。積極為檔案人員提供學(xué)習(xí)深造、交流鍛煉的機會，加強對文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)及文書學(xué)等專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，同時加強思想道德教育，建立一支業(yè)務(wù)精、專業(yè)強、紀(jì)律嚴(yán)的檔案隊伍。建立健全檔案管理機制，醫(yī)療保險經(jīng)辦機構(gòu)要建立由專人負(fù)責(zé)的檔案管理工作小組，形成上下配合、左右協(xié)作、縱橫交織的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。大力完善檔案管理規(guī)章制度，根據(jù)工作實際制定一套科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實可行的制度，并堅持制度上墻、制度歸檔，嚴(yán)格遵守、定期檢查。堅持嚴(yán)格按照制度對醫(yī)保檔案鑒別、收集、分類、整理，把問題解決在檔案歸檔之前。對同載體的檔案及有關(guān)資料實行統(tǒng)一管理，集中保管，對檔案的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、檔案的查（借）閱等都要嚴(yán)格按照規(guī)定履行，保證檔案工作井然有序地開展，使檔案管理與醫(yī)療管理同步發(fā)展。

    （三）提升技術(shù)服務(wù)水平，做到科學(xué)高效

    加強檔案硬件設(shè)施建設(shè)，加大資金和技術(shù)投入，按照檔案管理要求，及時配設(shè)專門的檔案室，及時補充更新檔案柜、筆記本電腦、計算機、打印機、數(shù)碼攝像機、錄音筆、掃描儀等，為檔案管理創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。加大信息化建設(shè)力度，充分利用計算機和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)在檔案管理工作中的作用，將參保單位、參保人員、醫(yī)療待遇享受、門診慢性病資料、定點管理信息等檔案數(shù)字化，進(jìn)一步完善電子檔案，建立完善醫(yī)保檔案信息管理系統(tǒng)，滿足個人信息查詢、醫(yī)保政策查詢和完整的辦事流程查詢等需要，實現(xiàn)醫(yī)保信息的共享，減少繁瑣程序，提高工作效率。堅持以人為本，提升服務(wù)水平，有針對性地做好檔案編研工作，將零散的、雜亂的信息，轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)的、成專題的、分類有序的、可直接利用的信息資料，緊貼群眾需求，有效開發(fā)檔案信息資源，將涉及民生的檔案信息及時提供給社會大眾，使檔案工作更好地貼近社會、融入社會、服務(wù)大眾，創(chuàng)造出更好的社會效益和經(jīng)濟效益，逐步實現(xiàn)醫(yī)療保險檔案資料社會共享。

——重溫離別66載的親情、臺胞王德鳳老人尋親側(cè)記

1.范圍

1.1本規(guī)范規(guī)定了開展檔案寄存、托管委托和服務(wù)活動的基本要求、具體方法和相關(guān)技術(shù)指標(biāo)等事項。

1.2本規(guī)范適用于本市范圍內(nèi)委托開展檔案寄存、托管和提供寄存、托管服務(wù)的機關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位。

2.引用文件

《國家檔案局關(guān)于加強檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》

《上海市檔案局關(guān)于印發(fā)〈加強本市檔案保護(hù)技術(shù)工作的若干意見〉的通知》

GB/T 9705文書檔案案卷格式

GB/T 11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T 11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T 17678.1CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求

GB/T 18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T 1-2000檔案工作基本術(shù)語

DA/T 15-1995磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T 22-2000歸檔文件整理規(guī)則

JGJ 25-2010檔案館建筑設(shè)計規(guī)范

3.術(shù)語定義

3.1檔案寄存托管機構(gòu)

經(jīng)過有關(guān)部門批準(zhǔn)設(shè)立，提供檔案寄存、托管有償服務(wù)的社會組織。

3.2委托方

委托開展檔案寄存、托管的法人和其他組織。

3.3檔案寄存

委托方將檔案委托給檔案寄存托管機構(gòu)保管，由檔案寄存托管機構(gòu)提供符合檔案管理要求的檔案庫房和檔案裝具進(jìn)行存放。

3.4檔案托管

委托方將檔案交由檔案寄存托管機構(gòu)負(fù)責(zé)檔案的保管、存取、利用服務(wù)等檔案管理事務(wù)。

3.5客戶檔案

委托方寄存、托管在檔案寄存托管機構(gòu)的檔案。

3.6檔案庫房

檔案寄存托管機構(gòu)用于保存客戶檔案的專門用房。

3.7檔案入庫

客戶檔案實體進(jìn)入檔案寄存托管機構(gòu)庫區(qū)的過程。

3.8檔案出庫

客戶檔案實體離開檔案寄存托管機構(gòu)庫區(qū)的過程。

3.9檔案調(diào)閱

對客戶檔案進(jìn)行調(diào)取閱覽的過程。

3.10檔案歸庫

客戶檔案歸還檔案寄存托管機構(gòu)庫區(qū)進(jìn)行入庫和在庫房中歸位的過程。

3.11檔案現(xiàn)場調(diào)閱

在檔案寄存托管機構(gòu)庫區(qū)現(xiàn)場對客戶檔案進(jìn)行調(diào)閱的過程。

3.12檔案遠(yuǎn)程調(diào)閱

委托方通過一定技術(shù)手段異地調(diào)閱所寄存、托管檔案的內(nèi)容信息的過程；或根據(jù)委托方的要求和授權(quán)，由檔案寄存托管機構(gòu)對客戶檔案的內(nèi)容信息通過復(fù)印、拍照、攝像、掃描等手段進(jìn)行提取，并通過電話、傳真、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)等遠(yuǎn)程技術(shù)手段傳輸和提供給相關(guān)方面利用的過程。

3.13檔案中轉(zhuǎn)箱

也稱檔案周轉(zhuǎn)箱、檔案運輸箱等，指對客戶檔案進(jìn)行運輸、遷移時臨時使用的專用檔案裝具。也可作為檔案保管箱使用。

3.14檔案保管箱

檔案寄存托管機構(gòu)在檔案庫房內(nèi)存放客戶檔案的專用檔案裝具。

4.總則

4.1檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備開展檔案寄存、托管等業(yè)務(wù)活動的場地、設(shè)施、設(shè)備、人員等條件。

4.2檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法經(jīng)工商等部門批準(zhǔn)注冊，遵守《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《保密法》、《上海市檔案條例》等法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，貫徹執(zhí)行檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，自覺接受檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

4.3檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)依照國家和本市關(guān)于檔案寄存、托管等檔案中介服務(wù)的有關(guān)要求，制定實施檔案寄存、托管服務(wù)的規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程，保障檔案寄存、托管服務(wù)的規(guī)范化。

4.4檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)對寄存、托管的客戶檔案進(jìn)行規(guī)范、科學(xué)管理，保障其完整與安全。

4.5凡內(nèi)容涉及國家秘密的檔案，禁止寄存、托管。

5.庫房與設(shè)施

5.1檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)配備專用檔案庫房。

5.2檔案庫房選址應(yīng)選擇地勢較高、場地干燥、排水通暢、空氣流通和環(huán)境安靜的地段，遠(yuǎn)離污染源、高壓輸電線穿越和存放易燃、易爆物的場所。

5.3檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)根據(jù)功能需求，配置檔案存儲專庫、對外服務(wù)用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、辦公用房和其他附屬用房等，滿足檔案寄存、托管各項業(yè)務(wù)工作需要。

5.4檔案庫房建筑布局應(yīng)按照功能分區(qū)的原則，力求面積充裕、位置妥當(dāng)、功能完備、流程便捷。各類用房應(yīng)相對獨立，進(jìn)行檔案傳送時不應(yīng)通過露天通道。

5.5檔案庫房層凈高不應(yīng)低于2.60米。采用檔案密集架裝具的，梁及管線下有效使用空間的凈高不應(yīng)低于2.60米。

5.6檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于5kn／㎡（約500kg／㎡)。采用密集架的，應(yīng)不低于12kn／㎡。

5.7檔案庫房的設(shè)計應(yīng)根據(jù)本市的氣候特征，重點滿足隔熱、防潮、通風(fēng)的需要，并遵守建筑設(shè)計防火的有關(guān)規(guī)定和規(guī)范。

檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁設(shè)置明火設(shè)施，庫區(qū)防火分區(qū)之間及庫區(qū)與其他部分之間應(yīng)采用耐火極限不低于4.0h的防火墻；同一防火區(qū)庫房之間的隔墻應(yīng)采用耐火極限不低于3.0h的防火墻；其他內(nèi)部隔墻及庫房電梯井圍護(hù)結(jié)構(gòu)的耐火極限應(yīng)不低于2.0h。

5.8檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)按庫房面積配置一定數(shù)量的溫濕度檢測調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備、檔案消毒設(shè)備及各類檔案裝具設(shè)備。

5.9檔案庫房主通道凈寬不應(yīng)小于1.20米，兩行檔案裝具間凈寬不應(yīng)小于0.80米，檔案裝具端部與墻的凈距離不應(yīng)小于0.60米，檔案裝具背部與墻的凈距離不應(yīng)小于0.10米。

5.10檔案庫房的電梯、樓道和庫區(qū)周邊等重要部位應(yīng)合理安裝視頻監(jiān)控、火災(zāi)報警等安全防護(hù)設(shè)施。

視頻監(jiān)控探頭應(yīng)布置合理，無監(jiān)控盲區(qū)和死角，對檔案庫房實行24小時錄像監(jiān)控，視頻錄像應(yīng)妥善保存，滿足回放復(fù)核需要。

6.人員要求

6.1檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)配備相應(yīng)數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，并配有與工作需要相適應(yīng)的檔案專業(yè)中級及以上技術(shù)職務(wù)人員。

6.2檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)鼓勵從業(yè)人員積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提高檔案專業(yè)知識水平和業(yè)務(wù)能力。

6.3檔案寄存托管機構(gòu)從業(yè)人員應(yīng)積極貫徹黨和國家的各項方針、政策，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，自覺遵紀(jì)守法。

7.寄存托管前期工作要求

7.1委托方應(yīng)學(xué)習(xí)了解和認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家及本市檔案法律法規(guī)和有關(guān)檔案寄存、托管的規(guī)定，確保檔案寄存、托管工作依法依規(guī)規(guī)范有序開展。

7.2委托方在實施檔案寄存、托管前，應(yīng)實地考察檔案寄存、托管場所，詳細(xì)了解檔案保管及其相關(guān)服務(wù)條件，周密研究檔案寄存、托管外包服務(wù)方案。

7.3檔案寄存托管機構(gòu)和委托方之間應(yīng)當(dāng)簽訂檔案寄存、托管書面合同或協(xié)議，明確檔案寄存、托管的時限、費用及雙方權(quán)利義務(wù)、檔案損毀賠償事項和各自法律責(zé)任，確保職責(zé)明晰、責(zé)任明確。

8.客戶檔案的交接和入庫

8.1檔案寄存托管機構(gòu)接收客戶檔案前，委托方與檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)協(xié)商明確并指定專人負(fù)責(zé)客戶檔案的下架整理、清點造冊、裝箱運送、入庫登記等工作，明確工作流程和人員職責(zé)，并使各工作環(huán)節(jié)留下記錄，確�？勺匪�、可核查。

客戶檔案的下架整理、裝箱等工作，應(yīng)在委托方的直接參與或者監(jiān)督下進(jìn)行。

8.2委托方和檔案寄存托管機構(gòu)人員應(yīng)對寄存、托管的檔案進(jìn)行交接，編制客戶檔案交接目錄清冊，經(jīng)雙方確認(rèn)無誤，在客戶檔案交接目錄清冊上簽字并加蓋單位印章，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

8.3檔案交接目錄清冊，應(yīng)根據(jù)檔案寄存、托管的實際需要編制，一般應(yīng)以卷（件）為條目進(jìn)行登記，列明卷（件）題名、檔號、數(shù)量等，也可以箱為單位進(jìn)行登記。檔案交接目錄清冊必須能夠滿足雙方共同確認(rèn)及日后復(fù)核寄存、托管的檔案內(nèi)容和數(shù)量的需要。

8.4客戶檔案下架整理過程中，應(yīng)檢查檔案載體狀況，如發(fā)現(xiàn)紙張明顯發(fā)霉或出現(xiàn)檔案蟲害、膠片嚴(yán)重酸化等現(xiàn)象，應(yīng)及時進(jìn)行必要的消毒、洗片等技術(shù)處理。

8.5經(jīng)下架整理的客戶檔案，應(yīng)分類裝入檔案中轉(zhuǎn)箱或檔案保管箱，并逐箱編號和標(biāo)識，便于查找和管理。

8.6對裝入客戶檔案的檔案箱的外觀、箱外標(biāo)識等應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)檢查，經(jīng)檢查確認(rèn)并逐一封箱后，方可進(jìn)行裝車運送。

8.7客戶檔案入庫前的運送全過程，須由專人負(fù)責(zé)押送押運。委托方承擔(dān)運送客戶檔案的，應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)押運；檔案寄存托管機構(gòu)承擔(dān)運送客戶檔案的，應(yīng)當(dāng)指定專人負(fù)責(zé)押運，委托方應(yīng)當(dāng)派員參與押運。

8.8客戶檔案入庫后，檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)查看客戶檔案是否存在受損、遺失等異常情況，并做好檔案核查記錄。發(fā)現(xiàn)有異常情況的，應(yīng)及時告知委托方，共同妥善處置。

8.9檔案寄存托管機構(gòu)接收寄存的客戶檔案入庫時，需要對檔案中轉(zhuǎn)箱拆封，將檔案裝入檔案保管箱的，應(yīng)經(jīng)委托方同意并指派人員現(xiàn)場參與或監(jiān)督，裝箱完畢后作封箱及標(biāo)識處理，并清點登記造冊，雙方各執(zhí)一份備案。

檔案寄存托管機構(gòu)接收托管的客戶檔案入庫時，檔案入庫方式方法由雙方商定，確認(rèn)檔案的內(nèi)容和數(shù)量。

8.10未經(jīng)委托方允許，檔案寄存托管機構(gòu)工作人員在客戶檔案下架整理、裝箱和入庫等過程中，不得擅自翻閱、查看、復(fù)制客戶檔案內(nèi)容。

9.檔案保管

9.1委托方對客戶檔案應(yīng)按照檔案形成單位、檔案門類、介質(zhì)載體等要素，科學(xué)、有序、整齊地排列存放。音像、電子等非紙質(zhì)載體的客戶檔案應(yīng)專區(qū)保管，并按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》（DA/T 15）等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。實物類客戶檔案應(yīng)根據(jù)制成材質(zhì)，配備相應(yīng)的裝具或展柜存放。各類檔案裝具應(yīng)排列有序，并有清晰的標(biāo)識和索引方法。

9.2檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案庫房的管理。庫房鑰匙或其他門禁設(shè)備應(yīng)專人專管；檔案庫房的門、窗等應(yīng)保持正常狀態(tài)，人員出庫時應(yīng)關(guān)閉門、窗，確保庫房與外界連通環(huán)節(jié)的絕對安全。

9.3檔案庫房及其周邊嚴(yán)禁存放易燃易爆危險品和其他不利檔案安全的物品，嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁隨意增加電器設(shè)備或亂拉電線；配備各類消防器材，定期檢查維護(hù)，保證庫區(qū)內(nèi)的各類滅火設(shè)施處于正常狀態(tài)；保持消防通道暢通，不得在消防通道堆放雜物。

檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)制定庫區(qū)消防應(yīng)急預(yù)案，及時、有效處置各類火警突發(fā)事件。

9.4檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案保管存儲技術(shù)要求，有效采取庫房溫濕度監(jiān)控措施，加強溫濕度測試，做好測試記錄。

長期和永久保管期限的客戶檔案，庫房溫濕度要求為：紙質(zhì)載體檔案，溫度應(yīng)控制在14℃～24℃，相對濕度應(yīng)控制在45%～60%之間；其他載體檔案溫濕度要求見（表一）。

其他保管期限的客戶檔案，庫房溫濕度條件應(yīng)當(dāng)滿足確保檔案在保管期限內(nèi)維持其自然壽命的需要。

9.5檔案庫房及有關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)防止自然日光直接射入，人工照明宜選用不含紫外線的節(jié)能冷光源，照度要求詳見表二。

9.6檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)采取科學(xué)的防塵、防有害生物、防有害氣體等措施，維護(hù)檔案載體的安全穩(wěn)定。

9.7檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)建立檔案防護(hù)設(shè)備的管理制度，對空調(diào)、去濕、滅火、防盜等各類檔案安全防護(hù)設(shè)備加強日常檢查、維護(hù)等管理，及時排除各種故障，確保設(shè)備正常運行。

9.8檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)建立對客戶檔案定期檢查盤點制度，明確檢查周期、檢查范圍、檢查方法與具體要求，并做好相應(yīng)的檢查記錄。發(fā)現(xiàn)檔案蟲害、霉變等情況，及時采取防治措施。檢查盤點工作每年不少于2次。

9.9檔案寄存托管機構(gòu)工作人員進(jìn)入檔案庫房應(yīng)實行雙人制，至少兩名工作人員共同進(jìn)出，并做好進(jìn)出庫房的登記記錄。

9.10檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格控制進(jìn)出庫房人員，非有關(guān)人員確因工作需要進(jìn)入檔案庫房的，須經(jīng)檔案寄存托管機構(gòu)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。

9.11檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)建立客戶檔案進(jìn)出庫房登記制度，嚴(yán)格記錄客戶檔案接收入庫、調(diào)用出庫及歸還等檔案進(jìn)出庫信息。

10.檔案調(diào)閱利用

10.1檔案寄存托管機構(gòu)根據(jù)委托方的委托開展檔案調(diào)閱等利用服務(wù)工作。

10.2委托方調(diào)閱利用本單位寄存托管的檔案，檔案寄存托管機構(gòu)不得無故阻撓；其他組織或個人如需調(diào)閱利用客戶檔案，須經(jīng)委托方書面同意。

10.3采用檔案現(xiàn)場調(diào)閱方式調(diào)閱利用客戶檔案的，檔案寄存托管機構(gòu)須審核檔案委托方出具的介紹信等證明材料及具體檔案調(diào)閱利用者的身份證或工作證，審核無誤后方可提供調(diào)閱利用；采用檔案遠(yuǎn)程調(diào)閱方式提供客戶檔案調(diào)閱利用的，檔案寄存托管機構(gòu)必須獲得委托方的書面委托和授權(quán)。

10.4檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)建立檔案調(diào)閱利用登記制度，對檔案利用受理、調(diào)用、歸還和檔案利用人、利用內(nèi)容及遠(yuǎn)程提供檔案調(diào)閱利用情況等信息進(jìn)行詳細(xì)登記記錄，確保檔案調(diào)閱利用全程可追溯、可復(fù)查。

10.5檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)嚴(yán)格按照委托方明確的檔案調(diào)閱需求及目錄，提供客戶檔案服務(wù)；調(diào)閱利用人臨時變更、增加調(diào)閱利用檔案內(nèi)容的，須經(jīng)委托方書面同意。

客戶檔案現(xiàn)場調(diào)閱時，檔案寄存托管機構(gòu)與委托方人員應(yīng)嚴(yán)格檔案調(diào)取交接手續(xù)。

10.6采取現(xiàn)場調(diào)閱利用檔案方式的，調(diào)閱利用人應(yīng)在檔案寄存托管機構(gòu)專門的檔案閱覽室中查閱利用檔案，并在全程視頻監(jiān)控下進(jìn)行�？蛻魴n案原則上不予出借，如特殊情況確需出借的，須經(jīng)委托方書面同意，辦理檔案出借登記手續(xù)并明確歸還日期。

提供檔案出借運送服務(wù)時，檔案寄存托管機構(gòu)須按與委托方約定的地點和時間及時送達(dá)，并履行檔案調(diào)取運送交接手續(xù)。檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)在驗證檔案接收人員身份后，方能交付檔案，嚴(yán)格防止檔案誤送、錯送和遺失。

10.7委托方如需檔案寄存托管機構(gòu)代為查閱檔案的，檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)在取得委托方的書面委托后進(jìn)行。

10.8采取檔案遠(yuǎn)程調(diào)閱利用服務(wù)方式的，檔案寄存托管機構(gòu)對客戶檔案的拆箱和掃描、拍攝、復(fù)制等應(yīng)在全程視頻監(jiān)控下進(jìn)行。

10.9檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)對調(diào)閱利用客戶檔案的公函、介紹信、查閱申請單等材料應(yīng)妥善保管，以備查考。

11.檔案歸庫

11.1檔案調(diào)閱利用后歸還入庫上架前，檔案寄存托管機構(gòu)工作人員應(yīng)對檔案進(jìn)行核對，確認(rèn)歸還檔案的數(shù)量和內(nèi)容無誤后，與歸還人共同辦理檔案歸還交接手續(xù)，做好登記記錄；發(fā)現(xiàn)檔案缺損毀、遺失等情況的，應(yīng)立即查明原因，向委托方出具書面報告并妥善處理。

11.2檔案寄存托管機構(gòu)工作人員對歸還的客戶檔案一般按照原索引標(biāo)識入庫上架歸位，并做好檔案歸位記錄。

12.檔案統(tǒng)計

12.1檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)對庫存客戶檔案總量、種類、保管、調(diào)閱利用、出入庫等情況進(jìn)行定期統(tǒng)計，記錄和反映客戶檔案的管理情況。

12.2檔案統(tǒng)計工作應(yīng)健全完善各類登記統(tǒng)計臺賬，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，統(tǒng)計臺賬應(yīng)妥為保存，便于長期查考。

                              安徽鴻博檔案 轉(zhuǎn)載

啟動儀式現(xiàn)場

安徽鴻博檔案 轉(zhuǎn)載3月31日，由沈陽市檔案館、市檔案學(xué)會、上海中信信息股份有限公司聯(lián)合舉辦的智慧沈陽智慧檔案專題對話會暨沈陽市檔案館檔案業(yè)務(wù)服務(wù)平臺啟動儀式在市檔案館606室舉行。上海中信信息股份有限公司副總裁楊安榮、遼寧省檔案館研究館員劉乃蓬、市大數(shù)據(jù)管理局副局長李瑩及各區(qū)縣（市）檔案館、市直機關(guān)、企事業(yè)單位的檔案工作者200余人參加活動�；顒佑墒袡n案館副館長趙建偉主持。

市檔案館館長荊紹福參加活動并致辭，同時宣布市檔案館檔案業(yè)務(wù)服務(wù)平臺啟動。隨后，活動進(jìn)入智慧沈陽智慧檔案專題對話環(huán)節(jié)。在市檔案館科技保護(hù)處處長徐衛(wèi)紅主持下，楊安榮副總裁、劉乃蓬研究館員、李瑩副局長和荊紹福館長通過對話的方式，從各自的領(lǐng)域、不同的角度對為什么搞智慧沈陽建設(shè)、什么是智慧檔案、大數(shù)據(jù)與檔案之間的關(guān)系、怎樣把檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用于智慧城市建設(shè)、智慧檔案體現(xiàn)的社會價值和經(jīng)濟價值、市檔案館在開展智慧檔案建設(shè)過程中的做法和體會等問題進(jìn)行了深入探討和交流。最后，各位專家和領(lǐng)導(dǎo)還就與會檔案工作者提出的問題做了詳細(xì)解答。

按照國家和省有關(guān)智慧城市建設(shè)和大數(shù)據(jù)發(fā)展的總體要求，沈陽市政府高度重視智慧城市建設(shè)，在智慧沈陽建設(shè)上取得了可喜的成果。智慧檔案作為智慧沈陽的組成部分，已被市政府列入沈陽市智慧城市總體規(guī)劃。市政府領(lǐng)導(dǎo)對智慧檔案建設(shè)非常重視，市長潘利國對檔案工作作出重要批示，市財政投入222.5萬元用于開發(fā)建設(shè)市檔案館檔案業(yè)務(wù)服務(wù)平臺。該平臺是市檔案館檔案業(yè)務(wù)服務(wù)工作的基礎(chǔ)平臺，是館藏檔案數(shù)字化最基本的承載工具，它的投入使用將實現(xiàn)對市檔案館館藏檔案的管理、利用以及數(shù)字化加工工作的智能管理，同時對全市檔案數(shù)字化工作起到巨大的促進(jìn)作用。

智慧沈陽智慧檔案專題對話會是新形勢下沈陽市加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、加快推進(jìn)智慧檔案建設(shè)的重要舉措，是全市檔案工作者一次難得的拓展視野、創(chuàng)新思維、豐富知識的學(xué)習(xí)機會。各位專家和領(lǐng)導(dǎo)對有關(guān)問題的闡釋和探討，使檔案工作者進(jìn)一步明晰了智慧沈陽、智慧檔案建設(shè)的內(nèi)涵和重要意義，對館藏檔案數(shù)字化、電子檔案管理、檔案信息化建設(shè)等工作有了更加深刻的了解和認(rèn)識，必將大大推進(jìn)全市智慧檔案建設(shè)的工作進(jìn)程。