檔案工作者進(jìn)行重新角色定位的必然性

1.檔案工作在信息化環(huán)境下的客觀要求

檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化激發(fā)了用戶的信息需求。隨著數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案工作發(fā)生了巨大變化。首先，用戶信息需求的滿足從過(guò)去單純依賴檔案部門(mén)轉(zhuǎn)變?yōu)橛脩糇晕曳��?wù)的自助化傾向。用戶可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索等查詢功能搜集到所需要的信息，用戶信息意識(shí)的樹(shù)立由被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)。其次，數(shù)字時(shí)代的顯著特點(diǎn)是信息量大，如何有效掌握大量的檔案信息資源、充分發(fā)揮信息價(jià)值成為檔案工作亟需解決的問(wèn)題。傳統(tǒng)檔案工作的重點(diǎn)是檔案信息的保管和維護(hù)，忽視了用戶的客觀需求和切實(shí)感受，無(wú)法充分發(fā)揮檔案資源的價(jià)值優(yōu)勢(shì)。因此，原有的檔案工作者的角色已不能滿足當(dāng)前環(huán)境下用戶的信息需求。 安徽檔案寄存費(fèi)  安徽檔案整理費(fèi)

目前，電子文件已成為社會(huì)信息流通的主要形態(tài)。相對(duì)于傳統(tǒng)文件生命周期，電子文件的生命周期主要分為設(shè)計(jì)、形成和維護(hù)三個(gè)階段。電子文件的產(chǎn)生突破了傳統(tǒng)文件生命周期，形成過(guò)程變化主要體現(xiàn)在，一方面，電子文件生命周期前移到電子文件設(shè)計(jì)階段；另一方面，在具體環(huán)節(jié)上側(cè)重點(diǎn)也有所不同，設(shè)計(jì)階段強(qiáng)調(diào)前端控制，形成階段強(qiáng)調(diào)對(duì)象控制，維護(hù)階段強(qiáng)調(diào)管理流程控制。電子文件的形成周期要求檔案工作者的檔案意識(shí)和管理意識(shí)都要前移，并對(duì)電子文件形成的全過(guò)程進(jìn)行管理。這種要求相對(duì)傳統(tǒng)檔案文件的控制，在控制環(huán)節(jié)、手段和方式上都有不同程度的變化。與之相對(duì)應(yīng)的檔案工作者也要突破原有角色的知識(shí)和技能來(lái)適應(yīng)這種變化。 安徽檔案整理  合肥檔案整理

2.檔案工作管理職能變化的客觀要求

新技術(shù)、新理念、新方法在高校檔案管理工作中的運(yùn)用，使其傳統(tǒng)職能得到延伸和拓展，具體表現(xiàn)在，一是檔案部門(mén)成為信息服務(wù)中心。服務(wù)功能是檔案部門(mén)生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。作為高校信息資源的整合部門(mén)，檔案部門(mén)依托數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使檔案管理部門(mén)的工作重心由保管職能向服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，形成以用戶為導(dǎo)向的服務(wù)模式，為用戶提供快速、有效的信息服務(wù)。二是檔案部門(mén)成為信息管理中心。目前，高校檔案部門(mén)對(duì)實(shí)體檔案和電子檔案進(jìn)行同步管理，形成文檔一體化管理模式，并在高校檔案網(wǎng)絡(luò)的支持下，使檔案不再受時(shí)間和空間的限制，通過(guò)檔案網(wǎng)絡(luò)能夠滿足不同用戶的需求，使檔案資源得到有效充分的共享。檔案部門(mén)承擔(dān)起檔案信息的雙向傳輸職責(zé)，信息資源在這里實(shí)現(xiàn)有效的交換和共享，由此，高校檔案部門(mén)逐步演化成為一個(gè)信息管理中心。  安徽檔案寄存  合肥檔案寄存

檔案工作者角色定位

新的環(huán)境和變化要求檔案工作者應(yīng)以更開(kāi)放和積極的姿態(tài)審視自身角色的轉(zhuǎn)變，扮演好以下角色，以適應(yīng)在信息化環(huán)境下的職業(yè)角色定位。

1.信息的管理者

檔案工作者以其職業(yè)優(yōu)勢(shì)成為社會(huì)中重要的信息管理者，他們掌握著單位的檔案信息資源，但如何有效地管理檔案信息資源并充分發(fā)揮其價(jià)值，成為發(fā)揮檔案部門(mén)職能的關(guān)鍵。因此，信息資源的管理者在工作中要著重從以下三方面著手，一是重視檔案部門(mén)是處于檔案和利用者之間的中間人的地位。二是強(qiáng)調(diào)檔案部門(mén)的工作職能，即建立利用者和檔案的聯(lián)系。三是轉(zhuǎn)變檔案部門(mén)職能重心，由相對(duì)單一實(shí)體檔案管理轉(zhuǎn)向綜合的信息管理。從根本上說(shuō)，就是檔案工作者要從意識(shí)上明確開(kāi)放、利用的宗旨，合理優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，使檔案資源成為高效的信息庫(kù)，使檔案工作者成為積極的信息資源管理者和塑造者。 安徽檔案存儲(chǔ)  合肥檔案存儲(chǔ)

2.文件的審核者

在信息化環(huán)境下，檔案部門(mén)傳統(tǒng)的按部就班的工作環(huán)節(jié)被前端控制的方式所取代。檔案工作者要從文件形成的源頭核查文件形成的全過(guò)程，以此來(lái)確保檔案的真實(shí)性和完整性，即稱作文件的審核者。要成為一名合格的文件審核者，檔案工作者要把自身定位于信息管理的前沿，這樣才能確保前端控制檔案的形成質(zhì)量。檔案工作者除了具備基本的專業(yè)知識(shí)和技能外，還要熟練地掌握信息技術(shù)，從技術(shù)上確保及時(shí)介入檔案的形成、保管和維護(hù)。  安徽檔案托管  合肥檔案托管

3.檔案服務(wù)手段和方式的創(chuàng)新者

檔案服務(wù)手段和方式創(chuàng)新強(qiáng)調(diào)四個(gè)轉(zhuǎn)變：從機(jī)械化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹悄芑�服�?wù)，從標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閭�(gè)性化服務(wù)，從階段性服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槿�過(guò)程服務(wù)，從滯后服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)槌�前服�?wù)。要實(shí)現(xiàn)以上轉(zhuǎn)變，一是改變傳統(tǒng)的檔案信息利用只能著眼于紙張文字材料的單一表現(xiàn)方式，將更加豐富的編研形式呈現(xiàn)給用戶，實(shí)現(xiàn)同一事物的多種表現(xiàn)形式。二是通過(guò)高校檔案網(wǎng)絡(luò)化，讓“死檔案”變成“活資源”，在為用戶提供豐富檔案信息的同時(shí)，讓用戶通過(guò)網(wǎng)絡(luò)能夠快速、有效地獲得所需信息。三是集成檔案信息資源，在信息技術(shù)集成平臺(tái)上，豐富和優(yōu)化檔案信息資源，使檔案資源間建立有機(jī)的聯(lián)系。四是改變利用者獲取資料的方式和途徑，檔案信息得到最大限度的發(fā)揮和利用，為用戶提供個(gè)性化的服務(wù)。 安徽檔案外包  合肥檔案外包

檔案工作者勝任角色應(yīng)具備的能力

1.學(xué)習(xí)能力

檔案管理是一項(xiàng)知識(shí)不斷更新且實(shí)踐性很強(qiáng)的工作。在當(dāng)今社會(huì)，檔案工作者學(xué)習(xí)能力高低直接影響工作質(zhì)量。因此，檔案工作者要注重培養(yǎng)自身學(xué)習(xí)能力，主要從以下三方面著手，一是樹(shù)立自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，加強(qiáng)自主學(xué)習(xí)觀念，沒(méi)有先進(jìn)思想指導(dǎo)就不可能有行動(dòng)上的突破；二是注意對(duì)日常工作進(jìn)行總結(jié)，并從多角度分析工作中的優(yōu)點(diǎn)和不足；三是能夠進(jìn)行理論創(chuàng)新，運(yùn)用所學(xué)知識(shí)對(duì)工作實(shí)踐進(jìn)行指導(dǎo)，并從中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和完善知識(shí)體系。 安徽檔案公司  合肥檔案公司

2.溝通能力

溝通能力是信息社會(huì)人們所需要具備的基本能力之一。在傳統(tǒng)檔案工作職業(yè)能力特征中，把政治可靠、保守機(jī)密作為從事檔案工作的基本前提，然而對(duì)于在信息化環(huán)境下的檔案工作者來(lái)說(shuō)，有效、全面的溝通能力是勝任能力的一個(gè)基本前提。要實(shí)現(xiàn)有效溝通，首先，檔案部門(mén)要積極地樹(shù)立起開(kāi)放的姿態(tài)，對(duì)自身的工作內(nèi)容、流程和職能進(jìn)行宣傳；其次，成為主動(dòng)的溝通者，檔案工作者要在工作上變被動(dòng)為主動(dòng)，在檔案工作流程中積極地進(jìn)行前端介入和控制；第三，形成雙向溝通，檔案部門(mén)與檔案形成部門(mén)要建立起雙向、有效溝通渠道，共同提高檔案工作的效率。  安徽檔案公司  合肥檔案公司

3.創(chuàng)新能力

人類社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步是通過(guò)不斷創(chuàng)新來(lái)實(shí)現(xiàn)的，檔案工作也是這樣，只有創(chuàng)新才能適應(yīng)時(shí)代對(duì)于檔案工作的需求。創(chuàng)新不是目的，而是一種手段。檔案管理工作者通過(guò)創(chuàng)新，有效地管理檔案信息,并能發(fā)現(xiàn)和創(chuàng)造行之有效的方法,使檔案信息資源發(fā)揮最大的作用。 安徽檔案公司  合肥檔案公司

培養(yǎng)檔案工作者的創(chuàng)新能力應(yīng)從三方面入手。一是創(chuàng)新行為源于創(chuàng)新意識(shí)。意識(shí)的創(chuàng)新就要求檔案管理工作者必須解放思想，敢于否定舊思想、舊事物，以積極的態(tài)度來(lái)激發(fā)創(chuàng)造設(shè)想。二是提高認(rèn)同新思想、接受新事物的能力。工作中借助現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，對(duì)檔案的工作過(guò)程、環(huán)節(jié)和步驟進(jìn)行優(yōu)化，提高工作效率和信息利用率。三是敢于在工作中嘗試新技術(shù)和方法，以創(chuàng)新管理理念和創(chuàng)新行為來(lái)加強(qiáng)檔案管理，開(kāi)辟檔案管理發(fā)展的新途徑。檔案工作者應(yīng)該把握機(jī)遇，不斷地更新觀念，掌握檔案工作的發(fā)展規(guī)律，從而完成職業(yè)角色的轉(zhuǎn)變，以適應(yīng)時(shí)代的需求。 安徽檔案公司  合肥檔案公司