1.范圍

1.1本規(guī)范規(guī)定了開展檔案寄存、托管委托和服務(wù)活動的基本要求、具體方法和相關(guān)技術(shù)指標(biāo)等事項。

1.2本規(guī)范適用于本市范圍內(nèi)委托開展檔案寄存、托管和提供寄存、托管服務(wù)的機關(guān)、人民團體和企事業(yè)單位。

2.引用文件

《國家檔案局關(guān)于加強檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》

《上海市檔案局關(guān)于印發(fā)〈加強本市檔案保護技術(shù)工作的若干意見〉的通知》

GB/T 9705文書檔案案卷格式

GB/T 11821照片檔案管理規(guī)范

GB/T 11822科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

GB/T 17678.1CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求

GB/T 18894電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T 1-2000檔案工作基本術(shù)語

DA/T 15-1995磁性載體檔案管理與保護規(guī)范

DA/T 22-2000歸檔文件整理規(guī)則

JGJ 25-2010檔案館建筑設(shè)計規(guī)范

3.術(shù)語定義

3.1檔案寄存托管機構(gòu)

經(jīng)過有關(guān)部門批準設(shè)立，提供檔案寄存、托管有償服務(wù)的社會組織。

3.2委托方

委托開展檔案寄存、托管的法人和其他組織。

3.3檔案寄存

委托方將檔案委托給檔案寄存托管機構(gòu)保管，由檔案寄存托管機構(gòu)提供符合檔案管理要求的檔案庫房和檔案裝具進行存放。

3.4檔案托管

委托方將檔案交由檔案寄存托管機構(gòu)負責(zé)檔案的保管、存取、利用服務(wù)等檔案管理事務(wù)。

3.5客戶檔案

委托方寄存、托管在檔案寄存托管機構(gòu)的檔案。

3.6檔案庫房

檔案寄存托管機構(gòu)用于保存客戶檔案的專門用房。

3.7檔案入庫

客戶檔案實體進入檔案寄存托管機構(gòu)庫區(qū)的過程。

3.8檔案出庫

客戶檔案實體離開檔案寄存托管機構(gòu)庫區(qū)的過程。

3.9檔案調(diào)閱

對客戶檔案進行調(diào)取閱覽的過程。

3.10檔案歸庫

客戶檔案歸還檔案寄存托管機構(gòu)庫區(qū)進行入庫和在庫房中歸位的過程。

3.11檔案現(xiàn)場調(diào)閱

在檔案寄存托管機構(gòu)庫區(qū)現(xiàn)場對客戶檔案進行調(diào)閱的過程。

3.12檔案遠程調(diào)閱

委托方通過一定技術(shù)手段異地調(diào)閱所寄存、托管檔案的內(nèi)容信息的過程；或根據(jù)委托方的要求和授權(quán)，由檔案寄存托管機構(gòu)對客戶檔案的內(nèi)容信息通過復(fù)印、拍照、攝像、掃描等手段進行提取，并通過電話、傳真、電子郵件、網(wǎng)絡(luò)等遠程技術(shù)手段傳輸和提供給相關(guān)方面利用的過程。

3.13檔案中轉(zhuǎn)箱

也稱檔案周轉(zhuǎn)箱、檔案運輸箱等，指對客戶檔案進行運輸、遷移時臨時使用的專用檔案裝具。也可作為檔案保管箱使用。

3.14檔案保管箱

檔案寄存托管機構(gòu)在檔案庫房內(nèi)存放客戶檔案的專用檔案裝具。

4.總則

4.1檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)具備開展檔案寄存、托管等業(yè)務(wù)活動的場地、設(shè)施、設(shè)備、人員等條件。

4.2檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法經(jīng)工商等部門批準注冊，遵守《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《保密法》、《上海市檔案條例》等法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定，貫徹執(zhí)行檔案管理相關(guān)標(biāo)準、規(guī)范，自覺接受檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。

4.3檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)依照國家和本市關(guān)于檔案寄存、托管等檔案中介服務(wù)的有關(guān)要求，制定實施檔案寄存、托管服務(wù)的規(guī)章制度及業(yè)務(wù)流程，保障檔案寄存、托管服務(wù)的規(guī)范化。

4.4檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)對寄存、托管的客戶檔案進行規(guī)范、科學(xué)管理，保障其完整與安全。

4.5凡內(nèi)容涉及國家秘密的檔案，禁止寄存、托管。

5.庫房與設(shè)施

5.1檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)配備專用檔案庫房。

5.2檔案庫房選址應(yīng)選擇地勢較高、場地干燥、排水通暢、空氣流通和環(huán)境安靜的地段，遠離污染源、高壓輸電線穿越和存放易燃、易爆物的場所。

5.3檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)根據(jù)功能需求，配置檔案存儲專庫、對外服務(wù)用房、檔案業(yè)務(wù)和技術(shù)用房、辦公用房和其他附屬用房等，滿足檔案寄存、托管各項業(yè)務(wù)工作需要。

5.4檔案庫房建筑布局應(yīng)按照功能分區(qū)的原則，力求面積充裕、位置妥當(dāng)、功能完備、流程便捷。各類用房應(yīng)相對獨立，進行檔案傳送時不應(yīng)通過露天通道。

5.5檔案庫房層凈高不應(yīng)低于2.60米。采用檔案密集架裝具的，梁及管線下有效使用空間的凈高不應(yīng)低于2.60米。

5.6檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準值不應(yīng)小于5kn／㎡（約500kg／㎡)。采用密集架的，應(yīng)不低于12kn／㎡。

5.7檔案庫房的設(shè)計應(yīng)根據(jù)本市的氣候特征，重點滿足隔熱、防潮、通風(fēng)的需要，并遵守建筑設(shè)計防火的有關(guān)規(guī)定和規(guī)范。

檔案庫房內(nèi)嚴禁設(shè)置明火設(shè)施，庫區(qū)防火分區(qū)之間及庫區(qū)與其他部分之間應(yīng)采用耐火極限不低于4.0h的防火墻；同一防火區(qū)庫房之間的隔墻應(yīng)采用耐火極限不低于3.0h的防火墻；其他內(nèi)部隔墻及庫房電梯井圍護結(jié)構(gòu)的耐火極限應(yīng)不低于2.0h。

5.8檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)按庫房面積配置一定數(shù)量的溫濕度檢測調(diào)控設(shè)備、消防設(shè)備、防盜設(shè)備、檔案消毒設(shè)備及各類檔案裝具設(shè)備。

5.9檔案庫房主通道凈寬不應(yīng)小于1.20米，兩行檔案裝具間凈寬不應(yīng)小于0.80米，檔案裝具端部與墻的凈距離不應(yīng)小于0.60米，檔案裝具背部與墻的凈距離不應(yīng)小于0.10米。

5.10檔案庫房的電梯、樓道和庫區(qū)周邊等重要部位應(yīng)合理安裝視頻監(jiān)控、火災(zāi)報警等安全防護設(shè)施。

視頻監(jiān)控探頭應(yīng)布置合理，無監(jiān)控盲區(qū)和死角，對檔案庫房實行24小時錄像監(jiān)控，視頻錄像應(yīng)妥善保存，滿足回放復(fù)核需要。

6.人員要求

6.1檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)配備相應(yīng)數(shù)量的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員，并配有與工作需要相適應(yīng)的檔案專業(yè)中級及以上技術(shù)職務(wù)人員。

6.2檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)鼓勵從業(yè)人員積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，不斷提高檔案專業(yè)知識水平和業(yè)務(wù)能力。

6.3檔案寄存托管機構(gòu)從業(yè)人員應(yīng)積極貫徹黨和國家的各項方針、政策，嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準，自覺遵紀守法。

7.寄存托管前期工作要求

7.1委托方應(yīng)學(xué)習(xí)了解和認真貫徹執(zhí)行國家及本市檔案法律法規(guī)和有關(guān)檔案寄存、托管的規(guī)定，確保檔案寄存、托管工作依法依規(guī)規(guī)范有序開展。

7.2委托方在實施檔案寄存、托管前，應(yīng)實地考察檔案寄存、托管場所，詳細了解檔案保管及其相關(guān)服務(wù)條件，周密研究檔案寄存、托管外包服務(wù)方案。

7.3檔案寄存托管機構(gòu)和委托方之間應(yīng)當(dāng)簽訂檔案寄存、托管書面合同或協(xié)議，明確檔案寄存、托管的時限、費用及雙方權(quán)利義務(wù)、檔案損毀賠償事項和各自法律責(zé)任，確保職責(zé)明晰、責(zé)任明確。

8.客戶檔案的交接和入庫

8.1檔案寄存托管機構(gòu)接收客戶檔案前，委托方與檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)當(dāng)協(xié)商明確并指定專人負責(zé)客戶檔案的下架整理、清點造冊、裝箱運送、入庫登記等工作，明確工作流程和人員職責(zé)，并使各工作環(huán)節(jié)留下記錄，確�？勺匪�、可核查。

客戶檔案的下架整理、裝箱等工作，應(yīng)在委托方的直接參與或者監(jiān)督下進行。

8.2委托方和檔案寄存托管機構(gòu)人員應(yīng)對寄存、托管的檔案進行交接，編制客戶檔案交接目錄清冊，經(jīng)雙方確認無誤，在客戶檔案交接目錄清冊上簽字并加蓋單位印章，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。

8.3檔案交接目錄清冊，應(yīng)根據(jù)檔案寄存、托管的實際需要編制，一般應(yīng)以卷（件）為條目進行登記，列明卷（件）題名、檔號、數(shù)量等，也可以箱為單位進行登記。檔案交接目錄清冊必須能夠滿足雙方共同確認及日后復(fù)核寄存、托管的檔案內(nèi)容和數(shù)量的需要。

8.4客戶檔案下架整理過程中，應(yīng)檢查檔案載體狀況，如發(fā)現(xiàn)紙張明顯發(fā)霉或出現(xiàn)檔案蟲害、膠片嚴重酸化等現(xiàn)象，應(yīng)及時進行必要的消毒、洗片等技術(shù)處理。

8.5經(jīng)下架整理的客戶檔案，應(yīng)分類裝入檔案中轉(zhuǎn)箱或檔案保管箱，并逐箱編號和標(biāo)識，便于查找和管理。

8.6對裝入客戶檔案的檔案箱的外觀、箱外標(biāo)識等應(yīng)進行詳細檢查，經(jīng)檢查確認并逐一封箱后，方可進行裝車運送。

8.7客戶檔案入庫前的運送全過程，須由專人負責(zé)押送押運。委托方承擔(dān)運送客戶檔案的，應(yīng)當(dāng)指定專人負責(zé)押運；檔案寄存托管機構(gòu)承擔(dān)運送客戶檔案的，應(yīng)當(dāng)指定專人負責(zé)押運，委托方應(yīng)當(dāng)派員參與押運。

8.8客戶檔案入庫后，檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)查看客戶檔案是否存在受損、遺失等異常情況，并做好檔案核查記錄。發(fā)現(xiàn)有異常情況的，應(yīng)及時告知委托方，共同妥善處置。

8.9檔案寄存托管機構(gòu)接收寄存的客戶檔案入庫時，需要對檔案中轉(zhuǎn)箱拆封，將檔案裝入檔案保管箱的，應(yīng)經(jīng)委托方同意并指派人員現(xiàn)場參與或監(jiān)督，裝箱完畢后作封箱及標(biāo)識處理，并清點登記造冊，雙方各執(zhí)一份備案。

檔案寄存托管機構(gòu)接收托管的客戶檔案入庫時，檔案入庫方式方法由雙方商定，確認檔案的內(nèi)容和數(shù)量。

8.10未經(jīng)委托方允許，檔案寄存托管機構(gòu)工作人員在客戶檔案下架整理、裝箱和入庫等過程中，不得擅自翻閱、查看、復(fù)制客戶檔案內(nèi)容。

9.檔案保管

9.1委托方對客戶檔案應(yīng)按照檔案形成單位、檔案門類、介質(zhì)載體等要素，科學(xué)、有序、整齊地排列存放。音像、電子等非紙質(zhì)載體的客戶檔案應(yīng)專區(qū)保管，并按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA/T 15）等規(guī)范標(biāo)準執(zhí)行。實物類客戶檔案應(yīng)根據(jù)制成材質(zhì)，配備相應(yīng)的裝具或展柜存放。各類檔案裝具應(yīng)排列有序，并有清晰的標(biāo)識和索引方法。

9.2檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)指定專人負責(zé)檔案庫房的管理。庫房鑰匙或其他門禁設(shè)備應(yīng)專人專管；檔案庫房的門、窗等應(yīng)保持正常狀態(tài)，人員出庫時應(yīng)關(guān)閉門、窗，確保庫房與外界連通環(huán)節(jié)的絕對安全。

9.3檔案庫房及其周邊嚴禁存放易燃易爆危險品和其他不利檔案安全的物品，嚴禁吸煙，嚴禁隨意增加電器設(shè)備或亂拉電線；配備各類消防器材，定期檢查維護，保證庫區(qū)內(nèi)的各類滅火設(shè)施處于正常狀態(tài)；保持消防通道暢通，不得在消防通道堆放雜物。

檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)制定庫區(qū)消防應(yīng)急預(yù)案，及時、有效處置各類火警突發(fā)事件。

9.4檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)根據(jù)檔案保管存儲技術(shù)要求，有效采取庫房溫濕度監(jiān)控措施，加強溫濕度測試，做好測試記錄。

長期和永久保管期限的客戶檔案，庫房溫濕度要求為：紙質(zhì)載體檔案，溫度應(yīng)控制在14℃～24℃，相對濕度應(yīng)控制在45%～60%之間；其他載體檔案溫濕度要求見（表一）。

其他保管期限的客戶檔案，庫房溫濕度條件應(yīng)當(dāng)滿足確保檔案在保管期限內(nèi)維持其自然壽命的需要。

9.5檔案庫房及有關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)用房應(yīng)防止自然日光直接射入，人工照明宜選用不含紫外線的節(jié)能冷光源，照度要求詳見表二。

9.6檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)采取科學(xué)的防塵、防有害生物、防有害氣體等措施，維護檔案載體的安全穩(wěn)定。

9.7檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)建立檔案防護設(shè)備的管理制度，對空調(diào)、去濕、滅火、防盜等各類檔案安全防護設(shè)備加強日常檢查、維護等管理，及時排除各種故障，確保設(shè)備正常運行。

9.8檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)建立對客戶檔案定期檢查盤點制度，明確檢查周期、檢查范圍、檢查方法與具體要求，并做好相應(yīng)的檢查記錄。發(fā)現(xiàn)檔案蟲害、霉變等情況，及時采取防治措施。檢查盤點工作每年不少于2次。

9.9檔案寄存托管機構(gòu)工作人員進入檔案庫房應(yīng)實行雙人制，至少兩名工作人員共同進出，并做好進出庫房的登記記錄。

9.10檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)嚴格控制進出庫房人員，非有關(guān)人員確因工作需要進入檔案庫房的，須經(jīng)檔案寄存托管機構(gòu)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意。

9.11檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)建立客戶檔案進出庫房登記制度，嚴格記錄客戶檔案接收入庫、調(diào)用出庫及歸還等檔案進出庫信息。

10.檔案調(diào)閱利用

10.1檔案寄存托管機構(gòu)根據(jù)委托方的委托開展檔案調(diào)閱等利用服務(wù)工作。

10.2委托方調(diào)閱利用本單位寄存托管的檔案，檔案寄存托管機構(gòu)不得無故阻撓；其他組織或個人如需調(diào)閱利用客戶檔案，須經(jīng)委托方書面同意。

10.3采用檔案現(xiàn)場調(diào)閱方式調(diào)閱利用客戶檔案的，檔案寄存托管機構(gòu)須審核檔案委托方出具的介紹信等證明材料及具體檔案調(diào)閱利用者的身份證或工作證，審核無誤后方可提供調(diào)閱利用；采用檔案遠程調(diào)閱方式提供客戶檔案調(diào)閱利用的，檔案寄存托管機構(gòu)必須獲得委托方的書面委托和授權(quán)。

10.4檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)建立檔案調(diào)閱利用登記制度，對檔案利用受理、調(diào)用、歸還和檔案利用人、利用內(nèi)容及遠程提供檔案調(diào)閱利用情況等信息進行詳細登記記錄，確保檔案調(diào)閱利用全程可追溯、可復(fù)查。

10.5檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)嚴格按照委托方明確的檔案調(diào)閱需求及目錄，提供客戶檔案服務(wù)；調(diào)閱利用人臨時變更、增加調(diào)閱利用檔案內(nèi)容的，須經(jīng)委托方書面同意。

客戶檔案現(xiàn)場調(diào)閱時，檔案寄存托管機構(gòu)與委托方人員應(yīng)嚴格檔案調(diào)取交接手續(xù)。

10.6采取現(xiàn)場調(diào)閱利用檔案方式的，調(diào)閱利用人應(yīng)在檔案寄存托管機構(gòu)專門的檔案閱覽室中查閱利用檔案，并在全程視頻監(jiān)控下進行�？蛻魴n案原則上不予出借，如特殊情況確需出借的，須經(jīng)委托方書面同意，辦理檔案出借登記手續(xù)并明確歸還日期。

提供檔案出借運送服務(wù)時，檔案寄存托管機構(gòu)須按與委托方約定的地點和時間及時送達，并履行檔案調(diào)取運送交接手續(xù)。檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)在驗證檔案接收人員身份后，方能交付檔案，嚴格防止檔案誤送、錯送和遺失。

10.7委托方如需檔案寄存托管機構(gòu)代為查閱檔案的，檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)在取得委托方的書面委托后進行。

10.8采取檔案遠程調(diào)閱利用服務(wù)方式的，檔案寄存托管機構(gòu)對客戶檔案的拆箱和掃描、拍攝、復(fù)制等應(yīng)在全程視頻監(jiān)控下進行。

10.9檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)對調(diào)閱利用客戶檔案的公函、介紹信、查閱申請單等材料應(yīng)妥善保管，以備查考。

11.檔案歸庫

11.1檔案調(diào)閱利用后歸還入庫上架前，檔案寄存托管機構(gòu)工作人員應(yīng)對檔案進行核對，確認歸還檔案的數(shù)量和內(nèi)容無誤后，與歸還人共同辦理檔案歸還交接手續(xù)，做好登記記錄；發(fā)現(xiàn)檔案缺損毀、遺失等情況的，應(yīng)立即查明原因，向委托方出具書面報告并妥善處理。

11.2檔案寄存托管機構(gòu)工作人員對歸還的客戶檔案一般按照原索引標(biāo)識入庫上架歸位，并做好檔案歸位記錄。

12.檔案統(tǒng)計

12.1檔案寄存托管機構(gòu)應(yīng)對庫存客戶檔案總量、種類、保管、調(diào)閱利用、出入庫等情況進行定期統(tǒng)計，記錄和反映客戶檔案的管理情況。

12.2檔案統(tǒng)計工作應(yīng)健全完善各類登記統(tǒng)計臺賬，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)，統(tǒng)計臺賬應(yīng)妥為保存，便于長期查考。

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