如何對電子文件檢索？

發(fā)布時間：2015-07-21   瀏覽次數(shù)：3114

文件的價值在于使用。檢索是將文件或文件的特征信息作為數(shù)據(jù)存入計算機(jī)，由計算機(jī)把用戶需要的文件信息快速、準(zhǔn)確地從計算機(jī)的文件目錄中查找出來的過程。如果利用者沒有專用的計算機(jī)檢索軟件，可采用以下兩種實(shí)用方法： （一）應(yīng)用WINDOWS的資源管理器功能 1、點(diǎn)擊【我的電腦】打開【資源管理器】。點(diǎn)擊菜單欄中的【搜索】按鈕，出現(xiàn)以下頁面，左屏立即顯示幾種搜索方法。有【圖片、文檔和視頻】、【文檔（文字處理、電子數(shù)據(jù)表）】、【所有文件和文件夾】、【計算機(jī)或人】。我們選擇第三種，即【全部或部分文件名稱】搜索。 2、選擇第三種搜索后顯示以下頁面。 如在【所有或部分文件名稱】的文本框中輸“電子文件”，則搜索所有在名稱中帶“電子文件”的文件或文件夾。按名稱搜索可以輸入名稱的全部或部分，可以使用通配符“*”、“？”，其中“*”代表多個字符；“？”代表單個字符。如在【所有或部分文件名稱】的文本框中輸“電子文件* . DOC”，則可搜索到所有以“電子文件”開頭的“DOC”文件；輸“*電子文件？？. DOC”，則搜索所有名稱中有“電子文件”，之后有兩個漢字字符的“DOC”文件。 當(dāng)完成搜索后，頁面的右面主窗口內(nèi)會顯示相匹配的文件名稱、所存儲的文件夾、文件大小和文件的類型等。狀態(tài)欄顯示所找到的文件數(shù)目。如果用戶找到所要的文件，可以直接雙擊該文件列表中的文件圖標(biāo)將其打開。 如果利用者不知道文件名，只知道文件內(nèi)容，可以在【文件中的一個字或詞組】中輸文件中的某關(guān)鍵詞，如“電子文件管理”，頁面右側(cè)立即會顯示所有在內(nèi)容中帶“電子文件管理”詞匯的文件。這種搜索屬于全文檢索，其的缺點(diǎn)是較上一種搜索方法準(zhǔn)確性低，速度慢，但是畢竟使用十分簡便。以上兩種方法可以單獨(dú)用，也可以同時用。同時用時即搜索同時滿足上述條件的文件。 為了提高搜索速度，利用者可以縮小搜索范圍，即在某個或某幾個文件夾中搜索。這時只要在搜索范圍中用下拉框選擇需要搜索的驅(qū)動器。如果需要選擇某子目錄，則需要預(yù)先點(diǎn)擊【文件夾】圖標(biāo)，在文件夾頁面中選擇該子目錄，然后再點(diǎn)擊【搜索】圖標(biāo)，進(jìn)入搜索頁面，此時的搜索范圍就是該子目錄。以上選定后按【執(zhí)行】按鈕即執(zhí)行搜索。 除了以上搜索途徑以外，搜索途徑還有按文件的修改日期搜索、按文件的大小搜索以及高級檢索等，其使用方法與上述類似。 （二）應(yīng)用EXCEL查詢電子文件 1、預(yù)先建立EXCEL《電子文件目錄》，如下圖。先選擇表中的第三行表頭，然后點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】→【篩選】→【自動篩選】。 2、此時表頭的所有著錄項右下方出現(xiàn)下拉按鈕。點(diǎn)擊著錄項【文件標(biāo)題】的下拉按鈕，再點(diǎn)擊【自定義】欄目。   3、此時頁面彈出以下【自定義自動篩選方式】對話框。該對話框允許輸入兩個查詢條件。這兩個條件可以同時滿足，即選擇【與】選項；也可以分別滿足兩個條件，即選擇【或】選項。對話框左側(cè)的兩個下拉框供選擇查詢的比較關(guān)系符，如等于、不等于、大于、小于等，平時最常用的是字符串查詢，即所謂的模糊條件查詢，為此須選擇“包含”關(guān)系符。對話框右側(cè)的兩個框供輸入查詢條件，如頁面上輸入了“批復(fù)”、“設(shè)計”。該對話框就是在目錄的文件標(biāo)題中查詢同時包含“批復(fù)”和“設(shè)計”的條目。 上圖條件下的查詢結(jié)果是顯示有兩個條目滿足條件。 根據(jù)對話框左下側(cè)的提示，該查詢條件還可以表達(dá)為“化工？？批復(fù)”或“化工*批復(fù)”，前者表示凡標(biāo)題中依次出現(xiàn)“化工”、“批復(fù)”，之間隔兩個字符的條目都作為滿足條件；后者表示凡標(biāo)題中依次出現(xiàn)“化工”、“批復(fù)”，之間隔任意個字符的條目都作為滿足條件。 如果要取消查詢條件只要點(diǎn)擊著錄項【文件標(biāo)題】的下拉按鈕，再點(diǎn)擊【全部】即可。 4、以上查詢可任意選擇兩個以上的著錄項，此時，所有的著錄項之間都以邏輯與組配關(guān)系進(jìn)行查詢。

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