歸檔是現(xiàn)行文件向檔案轉(zhuǎn)化的過程。由于檔案受到國家法律的保護(hù)，因此，歸檔是保護(hù)電子文件資源價值的最有效手段。電子文件的制作和管理人員須增強(qiáng)檔案意識，積極配合檔案部門做好電子文件的積累、整理和歸檔工作。
由于技術(shù)上的原因，電子文件的歸檔與紙質(zhì)文件存在較大差別。
1、歸檔方式：現(xiàn)階段電子文件一般有脫機(jī)和聯(lián)機(jī)歸檔兩種方式。脫機(jī)歸檔是將電子文件存入脫機(jī)載體后向檔案部門移交歸檔保存。聯(lián)機(jī)歸檔是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將電子文件傳輸至檔案部門歸檔保存。
2、歸檔時間：紙質(zhì)文件一般為定期批量歸檔。電子文件的歸檔時間有實(shí)時和定期歸檔兩種。實(shí)時歸檔是在電子文件剛剛形成或收到之初就實(shí)行歸檔。定期歸檔是在電子文件的文書處理程序結(jié)束后才歸檔。實(shí)時歸檔一般采用聯(lián)機(jī)歸檔方式，定期歸檔可以是聯(lián)機(jī)或脫機(jī)歸檔。由于電子文件的歸檔實(shí)際上是復(fù)制和轉(zhuǎn)儲，歸檔后不影響部門中的使用，且有防止電子文件被損毀、丟失、篡改的作用，是一舉多得好事，因此，有條件的單位應(yīng)當(dāng)盡量采用聯(lián)機(jī)實(shí)時歸檔的方法。
3、歸檔要求：
一是必須是最終版本，且審批簽署手續(xù)完備，與有關(guān)的紙質(zhì)文件在內(nèi)容和形式上保持一致。
二是如果是加密文件一般須在歸檔前解除已設(shè)置的密碼；如果是壓縮文件應(yīng)盡可能解壓；如果是采用非通用格式制作的，須轉(zhuǎn)換成通用格式，如果無法轉(zhuǎn)換的，應(yīng)當(dāng)將該文件運(yùn)行的專用軟件一并向檔案部門歸檔，以上措施都為了方便電子文件的有效利用。歸檔后電子文件的保密管理由檔案部門統(tǒng)一采取措施。
三是歸檔電子文件須經(jīng)過預(yù)立卷，并形成電子目錄。
四是通過脫機(jī)載體進(jìn)行交接的歸檔電子公文，移交與接收部門均應(yīng)對其載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，確保載體清潔、無劃痕、無病毒等。
五是歸檔時應(yīng)辦理移交手續(xù)，打印移交目錄，交接雙方責(zé)任人在移交目錄上簽名，并各持一份移交目錄。 |
皖公網(wǎng)安備 34019202000874號
技術(shù)支持：浪訊科技
