電子文件的生存環(huán)境離不開計算機技術(shù)。由于計算機的編碼因素、硬件因素、壓縮因素、加密因素，特別是軟件類型的層出不窮，版本的經(jīng)常升級，都可能造成電子文件無法打開或打開后無法識別。

解決此問題的辦法主要有兩個：一是保存現(xiàn)有各種型號和版本的軟件，以備日后打開各種類型的文件，這種方法顯然非常煩瑣。二是控制電子文件的格式，即盡量采用通用格式保存電子文件。我國目前主要采用這種方法。

電子文件存儲格式種類繁多，每種格式都有各自的優(yōu)缺點，哪些格式適宜做通用格式呢？需要從以下幾個標(biāo)準(zhǔn)進行綜合分析：

一是確保真實，即具有較強的防偽保真功能。

二是節(jié)約容量，即在保障文件質(zhì)量的前提下，追求存儲容量最小化。

三是長期可讀，即具有較強的通用性，便于轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式，受軟硬件環(huán)境限制較小，數(shù)據(jù)遷移過程也相對簡單。

四是廣泛兼容，即軟件系統(tǒng)采用通用標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)開放，兼容性強。

五是簡便實用，即操作簡單，用戶界面清晰，人機交互良好，有較全面系統(tǒng)的幫助和提醒功能。

六是安全保障，即具有安全加密、數(shù)字印章、元數(shù)據(jù)管理、抗病毒等功能。

根據(jù)上述要求，我國歸檔電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)對電子文件存儲的通用格式做了統(tǒng)一規(guī)定，如字處理文件可采用PDF、RTF、TXT、XML格式。如果電子文件在制作時是非通用格式，在存儲時必須將其轉(zhuǎn)換為通用格式,這種轉(zhuǎn)換稱為“遷移”。遷移的方法有以下幾種：

1、應(yīng)用字處理軟件的“另存”功能

如當(dāng)用WORD 2003打開某文件，點擊【文件】菜單中的【另存為】，頁面彈出另存對話框，此時，在下方“保存類型”下拉列表中選擇需要“遷移”的格式，如RTF，然后按【保存】按鈕后，原WORD格式就遷移至RTF格式。

2、應(yīng)用專用的電子文件格式轉(zhuǎn)換軟件進行遷移

這樣的格式轉(zhuǎn)換軟件很多，許多軟件可以從網(wǎng)上下載。每一種軟件一般都有其適用范圍，例如適用于字處理文件、聲音文件、圖像文件或視頻文件等。我們可以根據(jù)需要選擇。