本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔文件整理的原則和方法。

　　本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級機關(guān)、團體和其他社會組織。

　　2　定義

　　本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義。

　　2.1　歸檔文件��

　　立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。

　　2.2　歸檔文件整理��

　　將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　2.3　件��

　　歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。

　　3　整理原則

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　4　質(zhì)量要求

　　4.1　歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。

　　4.2　整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

　　5　整理方法

　　5.1　裝訂

　　歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。

　　5.2　分類

　　歸檔文件可以采用年度－機構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構(gòu)（問題）等方法進行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

　　5.2.1　按年度分類

　　將文件按其形成年度分類。

　　5.2.2　按保管期限分類

　　將文件按劃定的保管期限分類。

　　5.2.3　按機構(gòu)(問題)分類

　　將文件按其形成或承辦機構(gòu)(問題)分類（本項可以視情況予以取舍）。

　　5.3　排列

　　歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。

　　5.4　編號��

　　歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。（見圖a1。圖示中“＊”號欄為選擇項，不選用時無須設(shè)置。以下同）。

　　5.4.1　全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。

　　5.4.2　年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如1978。

　　5.4.3　保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。

　　5.4.4　件號：文件的排列順序號。��

　　件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注。館編件號按進館要求標(biāo)注。

　　5.4.5　機構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

　　5.5　編目

　　歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。

　　5.5.1　歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文進行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。

　　5.5.1.1　件號：填寫室編件號。

　　5.5.1.2　責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機關(guān)或署名者。

　　5.5.1.3　文號：文件的發(fā)文字號。

　　5.5.1.4　題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加“［ ］”號。

　　5.5.1.5　日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如19990909。

　　5.5.1.6　頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。

　　5.5.1.7　備注：注釋文件需說明的情況。

　　5.5.2　歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)a4型（長×寬為297mm×210mm）。

　　5.5.3　歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等項目（見圖a3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

　　5.6　裝盒��

　　將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。

　　5.6.1　檔案盒

　　5.6.1.1　檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為310mm×220mm（長×寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為20mm、30mm、40mm等。（見圖a4(a)）。

　　5.6.1.2　檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。

　　5.6.1.3　檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。

　　5.6.2　備考表��

　　備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期（見圖a5）。

　　5.6.2.1　盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

　　5.6.2.2　整理人：負責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。

　　5.6.2.3　檢查人：負責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

　　5.6.2.4　日期：歸檔文件整理完畢的日期。