1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了人身保險業(yè)務(wù)文件歸檔、整理、保管、利用和過期銷毀的要求和方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于所有人身保險業(yè)務(wù)檔案管理與利用。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。  

GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T 15-1995 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T 22-2000 歸檔文件整理規(guī)則

3 術(shù)語和定義

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

人身保險業(yè)務(wù)文件 records of life insurance business

指人身保險公司在承保、保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的各種文字、圖表、照片、聲像等文件材料。

3.2

    人身保險業(yè)務(wù)檔案  archives of life insurance business

    指具有保存價值的，經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的人身保險業(yè)務(wù)文件（3.1）

3.3

承保業(yè)務(wù)文件 underwriting records

指投保人向保險人提出投保要約直至締結(jié)保險合同的過程中形成的文件。

3.4

保全業(yè)務(wù)文件 conservation records指人身保險公司為了維持人身保險合同的持續(xù)有效，根據(jù)保險合同條款約定及客戶要求而提供的一系列保單服務(wù)過程中形成的文件。

3.5

理賠業(yè)務(wù)文件 claims records

指人身保險公司按照合同約定，承擔(dān)保險責(zé)任、履行保險金給付義務(wù)的過程中形成的文件。

3.6

件 item

指歸檔業(yè)務(wù)文件的最小整理單位，一般以客戶單次提交的業(yè)務(wù)申請及其相關(guān)的業(yè)務(wù)處理資料為一件。例如投保單及相關(guān)的投保資料可以為一件；投保補(bǔ)充資料可以為一件；保險合同送達(dá)回執(zhí)書可以為一件；理賠申請書及相關(guān)的理賠申請資料可以為一件。

4 總則

4.1 人身保險公司應(yīng)對本公司在業(yè)務(wù)工作中形成的各種文件材料做好分類、整理、歸檔、保管、定期鑒定及銷毀工作，必須保證業(yè)務(wù)檔案的安全、完整和準(zhǔn)確。

4.2 人身保險公司對業(yè)務(wù)檔案中記載的客戶資料負(fù)有保密職責(zé)，嚴(yán)禁未經(jīng)客戶許可擅自對外泄露客戶資料。

4.3 人身保險業(yè)務(wù)檔案在采取紙質(zhì)載體的同時，應(yīng)輔助使用電子檔案進(jìn)行管理。歸檔業(yè)務(wù)文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)及電子文件時，在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致。

5 管理機(jī)構(gòu)和管理崗位職責(zé)

5.1 為保證人身保險業(yè)務(wù)檔案管理工作正常運(yùn)作，各人身保險公司應(yīng)設(shè)立專門檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位，配備熟悉人身保險業(yè)務(wù)和檔案工作的專職管理人員。

5.2 人身保險公司對自身的業(yè)務(wù)檔案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相應(yīng)檔案管理資質(zhì)的第三方管理的管理方式。

5.2.1 采取自行管理方式的，應(yīng)集中到省級公司統(tǒng)一管理。

5.2.2 采取委托第三方管理方式的，應(yīng)與第三方管理機(jī)構(gòu)簽訂管理合同，明確有關(guān)要求，指定專門機(jī)構(gòu)、專門人員負(fù)責(zé)監(jiān)督該機(jī)構(gòu)的運(yùn)行。

5.3 檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位的相關(guān)職責(zé)

5.3.1 按照國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定制定符合本公司檔案管理工作實際情況的檔案管理實施細(xì)則。

5.3.2 按有關(guān)規(guī)定完成日常各類業(yè)務(wù)資料歸檔和保管等工作。檔案管理人員要定期檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時采取措施進(jìn)行搶救。

5.3.3按照規(guī)定開展檔案的利用工作，為各項保險業(yè)務(wù)和管理工作服務(wù)。

5.3.4對于達(dá)到保管期限的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按檔案鑒定銷毀制度定期進(jìn)行鑒定和銷毀。

5.4 人身保險公司應(yīng)建立和完善業(yè)務(wù)檔案管理工作檢查和考核制度。

6 業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔

6.1 歸檔范圍

6.1.1 投保人在投保過程中和人身保險公司在承保、合同保全、理賠及客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的業(yè)務(wù)文件。(參見附錄A 業(yè)務(wù)文件歸檔范圍)

6.1.2 為保證業(yè)務(wù)檔案的完整性，按照業(yè)務(wù)文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，劃定各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍。不論采取何種載體形式，在業(yè)務(wù)過程中產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的業(yè)務(wù)文件，都應(yīng)進(jìn)行歸檔保管。

6.2 紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件整理與歸檔

6.2.1 各人身保險公司都必須建立健全業(yè)務(wù)文件歸檔制度，業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)處理完畢后，要按照各類業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍和排列順序要求整理歸檔。

6.2.2 質(zhì)量要求

歸檔紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易蛻變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔紙制業(yè)務(wù)文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保管要求。

6.2.3 整理方法

6.2.3.1 裝訂

紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件的裝訂原則是以件為單位，一件一裝訂�？梢圆扇【�裝、粘貼、連發(fā)卡式裝訂機(jī)或不銹鋼釘裝訂的方法。

6.2.3.2 分類

紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件可以采用年度－業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（或機(jī)構(gòu)）－保管期限等方法進(jìn)行分類。分類方案一經(jīng)確定應(yīng)保持穩(wěn)定。

6.2.3.3 排列

歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合業(yè)務(wù)處理順序等排列。

6.2.3.4 編目

歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)分類方案和排列順序編制歸檔目錄。歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)逐件編目。歸檔目錄設(shè)置保險合同號、投保人、作業(yè)流水號、頁數(shù)、備注等項目。

6.2.3.5 裝具

6.2.3.5.1保存業(yè)務(wù)檔案可以使用紙箱、檔案盒及塑封等，裝具規(guī)格不限，但應(yīng)符合檔案管理的要求，有利于檔案的長期保管。

6.2.3.5.2 檔案管理人員選取一定量裝訂好的待歸檔文件，按照歸檔目錄順序裝入檔案裝具。裝滿一單位后，順次裝入下一單位。

6.2.3.5.3 檔案裝具應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置年度、保管期限、類別、盒號等必備項，并可設(shè)置起止件號、起止業(yè)務(wù)流水號、件數(shù)等選擇項。

6.2.3.5.4 備考表置于裝具內(nèi)檔案之后，項目包括裝具內(nèi)檔案情況說明、整理人、檢查人和日期。

6.3 電子文件整理與歸檔

6.3.1 人身保險公司在業(yè)務(wù)處理過程中通過對紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件采取掃描方式形成影像類電子文件。

6.3.2通過質(zhì)檢的影像類電子文件及其他屬歸檔范圍的業(yè)務(wù)處理電子文件應(yīng)按照規(guī)定及時歸檔。6.3.3 人身保險業(yè)務(wù)電子文件可以采取邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

6.3.4 邏輯歸檔

6.3.4.1 進(jìn)行邏輯歸檔時，在保證電子文件與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容保持一致的條件下，可不改變原存儲方式和位置，而僅將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交。

6.3.4.2 邏輯歸檔的電子檔案的載體可以為硬件存儲設(shè)備等。

6.3.4.3 應(yīng)對記載電子檔案的硬件存儲設(shè)備的信息進(jìn)行異地備份，并建立災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。

6.3.4.4 采取電子檔案邏輯歸檔方式的人身保險公司，應(yīng)有便捷的電子檔案查詢系統(tǒng)。

6.3.5 物理歸檔

6.3.5.1 在進(jìn)行物理歸檔時，應(yīng)保證電子文件的歸檔內(nèi)容與其對應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容一致，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上，定期向檔案部門移交。

6.3.5.2 檔案管理人員按照規(guī)定的項目對電子檔案的真實性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗，確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限，由主管人員簽署審核意見后做好相關(guān)登記。

6.3.5.3 把帶有歸檔標(biāo)識的電子檔案集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式兩套，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子檔案，則在解密后再制作拷貝。

6.3.5.4 存儲電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體序號、卷宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期、用于閱讀電子檔案的計算機(jī)程序或操作系統(tǒng)版本等，歸檔后的電子檔案的載體設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。

6.3.5.5 對需要長期保存的電子檔案，在每一個電子檔案的載體中同時存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。

7 業(yè)務(wù)檔案的保管

7.1 保管期限

人身保險業(yè)務(wù)文件的保管期限必須劃分準(zhǔn)確，保管期限可分為保險合同終止之日起10年、保險合同終止之日起6年、檔案形成之日起6年三類（參見附錄二 業(yè)務(wù)文件保管期限表）。

7.2 保管要求

7.2.1 人身保險公司必須設(shè)置與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫房。檔案庫房應(yīng)符合抗震、防盜、防火、防高溫、防水、防潮、防有害氣體、防鼠、防塵、防蟲、防霉、防強(qiáng)光等基本要求，保持適宜溫濕度。

7.2.2 物理歸檔的電子檔案應(yīng)嚴(yán)格按照電子檔案保管的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)直立存放于防塵、防垢、防變形的裝具中，定期對檔案進(jìn)行抽樣檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤、硬盤等存儲設(shè)備出現(xiàn)損壞等問題，應(yīng)及時搶救。

7.2.3 載有邏輯歸檔電子檔案的存儲設(shè)備應(yīng)由信息技術(shù)部門進(jìn)行維護(hù)管理。

7.3 檔案管理人員調(diào)動崗位時應(yīng)在離職前辦理好檔案庫房和業(yè)務(wù)檔案的交接手續(xù)。

8 業(yè)務(wù)檔案的利用

8.1查、借閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)格遵守登記和審批制度。

8.2已經(jīng)采取電子檔案管理方式的，查閱檔案時，應(yīng)優(yōu)先查閱電子檔案，以保護(hù)檔案原件。

8.3 借閱人員歸還紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時檢查，確保業(yè)務(wù)檔案為原件，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、缺頁等情況，應(yīng)追究有關(guān)人員責(zé)任。

8.4 電子檔案不對外提供借閱利用。內(nèi)部查閱電子檔案一般使用查閱盤或采取通過授權(quán)對電子檔案管理系統(tǒng)查閱的方式。

9 業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷毀

9.1 人身保險公司應(yīng)對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由業(yè)務(wù)檔案管理部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組，對超過保管期限的檔案提出存毀意見。

9.2 對確定銷毀的檔案，要登記造冊，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后予以銷毀。

9.3 經(jīng)核準(zhǔn)銷毀的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)送本行政區(qū)域保密部門指定的造紙廠進(jìn)行銷毀。

9.4 銷毀電子檔案的方式，包括銷毀實體和銷毀信息兩種。實體銷毀即焚毀或粉碎；信息銷毀即對電子檔案進(jìn)行邏輯刪除或改錄信息。銷毀已經(jīng)物理歸檔的屬于保密范圍的電子檔案應(yīng)采用實體銷毀方式。

9.5 銷毀檔案時，必須有兩人監(jiān)銷，銷毀人員及監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，嚴(yán)格防止業(yè)務(wù)檔案遺失和泄密。銷毀清單應(yīng)按照銷毀時間順序永久保存?zhèn)洳椤?BR clear=all> 

附 錄 A

（規(guī)范性附錄）
業(yè)務(wù)文件歸檔范圍
 

1 承保業(yè)務(wù)文件歸檔范圍

1.1 核保審批類文件

1.2 投保單

1.3 團(tuán)體保險保險單副本

1.4 團(tuán)體保險被保險人清單

1.5 業(yè)務(wù)員報告書

1.6 首期收費(fèi)憑證

1.7 體檢報告類文件（包括但不限于病歷）

1.8 各類問卷（包括但不限于健康告知書、補(bǔ)充告知書、財務(wù)資料及各類證明）

1.9 生存調(diào)查表或生存調(diào)查報告

1.10 保險公司保存的各類通知書、建議書及確認(rèn)書

1.11 授權(quán)書類文件：如自動轉(zhuǎn)賬授權(quán)書、賬戶復(fù)印件、賬戶所有人身份證復(fù)印件

1.12 客戶身份類文件，如投保人身份證復(fù)印件、被保險人身份證復(fù)印件

1.13 保險合同送達(dá)回執(zhí)書

1.14 其他材料

2 保全業(yè)務(wù)文件歸檔范圍

2.1 申請書類文件，如：保險合同變更申請書、解除合同申請書、生存保險金/利差/紅利領(lǐng)取申請書、恢復(fù)合同效力申請書、保險關(guān)系轉(zhuǎn)移申請書、借款申請書、保險合同補(bǔ)/換發(fā)申請書等。

2.2 保險合同原件（適用于根據(jù)業(yè)務(wù)處理規(guī)則需要收回保險合同原件的保全項目）

2.3 最近一期保險費(fèi)收費(fèi)憑證

2.4 客戶身份類文件，如：投保人身份證復(fù)印件、被保險人身份證復(fù)印件、受益人身份證復(fù)印件、監(jiān)護(hù)人身份證復(fù)印件、受托人身份證復(fù)印件等

2.5 授權(quán)書類文件，如：自動轉(zhuǎn)賬授權(quán)書、賬戶復(fù)印件、賬戶所有人身份證復(fù)印件

2.6 問卷類文件，如：補(bǔ)充告知問卷等

2.7 確認(rèn)書類文件，如：投保單補(bǔ)充更正確認(rèn)書、減額繳清確認(rèn)書等

2.8 聯(lián)系單類文件，如：保險關(guān)系轉(zhuǎn)移聯(lián)系單等

2.9 通知書類文件，如：保險關(guān)系轉(zhuǎn)移通知書等

2.10 回執(zhí)類文件，如：附加險續(xù)保通知書回執(zhí)等

2.11 清單類文件，如：增/減人數(shù)清單等

2.12 證明類文件，如：單位證明等

2.13 領(lǐng)款憑證

2.14 批單（業(yè)務(wù)留存聯(lián)）

2.15 其他材料

3 理賠業(yè)務(wù)文件歸檔范圍

3.1 理賠申請書

3.2 理賠協(xié)議書

3.3 理賠委托書

3.4 理賠案件調(diào)查筆錄

3.5 理賠計算書/理算報告

3.6 理賠案件調(diào)查報告

3.7 領(lǐng)款人身份及金額確認(rèn)書

3.8 保險合同原件（適用于根據(jù)業(yè)務(wù)處理規(guī)則需要收回保險合同原件的理賠案件）

3.9 理賠案件抄單

3.10 文件交接憑證

3.11 各種證據(jù)材料及證明類文書

3.12 業(yè)務(wù)批單

3.13 客戶身份類文件，如投保人身份證復(fù)印件、被保險人身份證復(fù)印件、受益人身份證復(fù)印件、監(jiān)護(hù)人身份證復(fù)印件、受托人身份證復(fù)印件等

3.14 其他材料

附 錄 B
（規(guī)范性附錄）
業(yè)務(wù)文件保管期限表