日前，澳大利亞國家檔案館對外宣布，從2015年開始，以數(shù)字形式產(chǎn)生的文件，將只能以數(shù)字格式移交到國家檔案館。這項舉措的對象是占文件總量約5%、具有檔案價值、最終將被移交到檔案館永久保管的檔案文件。另外，這項改革有望擴大到對機構(gòu)內(nèi)所有信息和文件的管理，鼓勵機構(gòu)邁入以數(shù)字信息管理為主導的新環(huán)境。

    在此之前，澳大利亞國家檔案館已于2011年7月發(fā)布了《政府數(shù)字轉(zhuǎn)型政策》，要求所有機構(gòu)都要實施數(shù)字信息和文件管理以提高效率。該政策發(fā)布后意味著澳大利亞政府的大部分文件將以數(shù)字形式生成、存儲和管理，而將盡可能多地對已接收的紙質(zhì)文件進行數(shù)字掃描，如此一來，將不再會產(chǎn)生新的紙質(zhì)案卷。澳大利亞國家檔案館宣布2015年開始實施全面數(shù)字轉(zhuǎn)型的目標即是在此政策的推動下確立的，也是落實此政策的具體實踐。

    根據(jù)澳大利亞全面數(shù)字轉(zhuǎn)型目標的要求，此次信息改革的目標文件類型涉及電子郵件、社交媒體、數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)站以及移動設(shè)備、業(yè)務(wù)系統(tǒng)或其他數(shù)字技術(shù)所產(chǎn)生的內(nèi)容信息等等。這些數(shù)字文件均是數(shù)字時代機構(gòu)職能活動的反映，必須得到有效管理。隨著時間的推移，歷經(jīng)組織演變和技術(shù)變革，這些文件必須要保證一直具備真實性、完整性、可靠性、可利用性。顯然，在這種情況下，將數(shù)字文件轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件的管理思路和方法已不能適應(yīng)數(shù)字時代信息與文件管理的需求。

    實施數(shù)字轉(zhuǎn)型首先出于政策要求。根據(jù)《政府數(shù)字轉(zhuǎn)型政策》要求，各機構(gòu)必須積極向數(shù)字信息和文件管理轉(zhuǎn)變，并就其數(shù)字信息和文件管理進程，定期向上級匯報。

    政府信息是寶貴的國家資源，也是關(guān)鍵的組織資產(chǎn)。要想從文件和信息中獲取最大效益，機構(gòu)必須以最有效的方式管理這些文件和信息。實行數(shù)字管理是實現(xiàn)此目標最有效、最經(jīng)濟的方式。

    各機構(gòu)有義務(wù)管理其文件，并為其活動行為和資源支出作出解釋說明。由于現(xiàn)在大部分的信息都是以數(shù)字形式產(chǎn)生的，以數(shù)字形式存儲和管理信息自然是最合理的。將數(shù)字信息轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件進行存儲和管理會造成資源浪費，且隨著機構(gòu)業(yè)務(wù)越來越依賴于數(shù)字技術(shù)，這種轉(zhuǎn)換將日益變得不切實際，而且也會阻礙創(chuàng)新的步伐。

    以數(shù)字形式管理文件將促進機構(gòu)最大限度地利用新技術(shù)并改進業(yè)務(wù)的經(jīng)營方式，并將推動各機構(gòu)以更高效而經(jīng)濟的方式實踐政府的數(shù)字信息改革。與此同時，數(shù)字信息與文件管理將帶來諸多好處，如提高運營效率、提升組織管理水平、改進業(yè)務(wù)流程和降低存儲成本等。具體說來，表現(xiàn)在：通過更快捷的信息利用和管理，改進業(yè)務(wù)流程；通過更便捷、全面地查找到有價值信息，提升決策水平；通過保證數(shù)字信息的真實、可靠、完整，提高服務(wù)質(zhì)量；節(jié)省員工信息查找時間，減少信息孤島；促進機構(gòu)范圍內(nèi)以及機構(gòu)之間的信息共享和信息增值；降低規(guī)定內(nèi)成本，提供準確、及時和易于理解的證據(jù)，滿足法律法規(guī)要求；便于業(yè)務(wù)的遷移，降低管理風險，提高業(yè)務(wù)連續(xù)性；大大減少紙質(zhì)文件的生成、存儲、檢索和處理，降低成本。鴻博檔案轉(zhuǎn)載