檔案的整理工作就是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過(guò)程。

檔案的整理是企業(yè)檔案管理工作中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：一方面，就各個(gè)完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)( 要素) 組成的有機(jī)系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理企業(yè)而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。檔案整理工作的主要內(nèi)容包括：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、編立保管單位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目錄的編制。

一、區(qū)分全宗

企業(yè)檔案全宗是特定的企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及其他各項(xiàng)活動(dòng)的歷史過(guò)程中形成、積累下來(lái)的，是由各種原始記錄所構(gòu)成的、不可分割的有機(jī)體系，其成分包括特定企業(yè)的各種門類、各種形式的檔案材料。確定一個(gè)企業(yè)的檔案能否構(gòu)成全宗，主要應(yīng)研究它在行政上、財(cái)務(wù)上和組織人力資源上是否具有一定的獨(dú)立性。即要具備以下條件：

( 1) 該組織可以獨(dú)立行使職權(quán)并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。

( 2) 該組織是一個(gè)預(yù)算會(huì)議機(jī)構(gòu)或獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算機(jī)構(gòu)，自己可以編制預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。

( 3) 該組織設(shè)有管理人力資源的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人力資源任免權(quán)。

有的立檔機(jī)構(gòu)并不完全具備這三個(gè)條件，其中最基本的是第一個(gè)條件，所以，具體區(qū)分檔案全宗，應(yīng)以此為核心，從實(shí)際出發(fā)，具體問(wèn)題具體分析，靈活地、辯證地運(yùn)用其構(gòu)成條件。

判定檔案具體屬于哪個(gè)全宗，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔機(jī)構(gòu)，即形成檔案全宗的企業(yè)或個(gè)人。需明確的概念是，一個(gè)全宗的成分，包括該立檔機(jī)構(gòu)的各種形式和各種來(lái)源的檔案。對(duì)檔案的形成者必須準(zhǔn)確理解，不能把檔案形成者等同于文件作者。為此，首先要掌握全宗構(gòu)成中的文件的基本類型。全宗構(gòu)成不外乎內(nèi)部文件、發(fā)文( 存本、原稿) 和收文三種類型的文件，應(yīng)主要從此三方面著手，分別查明各自的形成者。立檔機(jī)構(gòu)的內(nèi)部文件和發(fā)文，其文件作者即檔案形成者，只要查明文件作者，就確定了所屬全宗。立檔機(jī)構(gòu)的收文，其實(shí)際接受者就是檔案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的實(shí)際接受者，也就確定了其所屬全宗。

二、全宗內(nèi)檔案的分類

對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學(xué)、適用的方法，對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行分門別類，從而使企業(yè)的全部檔案成為一個(gè)條理化的、具有一定從屬關(guān)系和平行關(guān)系的庫(kù)藏系統(tǒng)。分類是企業(yè)檔案整理工作的核心內(nèi)容，是管理企業(yè)檔案的基本手段。它包括選擇分類方法、制定分類方案、為檔案材料分類( 文件的歸類) 和案卷排列等具體內(nèi)容。

具體來(lái)說(shuō)，企業(yè)檔案的分類方法主要包括分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇、分類標(biāo)準(zhǔn)的組合與分類層次的確定等內(nèi)容。

1. 企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的選擇

分類標(biāo)準(zhǔn)有時(shí)被直接稱為“分類方法” 。由于企業(yè)檔案類型復(fù)雜，所以其分類標(biāo)準(zhǔn)也有很多。

( 1) 職能分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的管理職能分工來(lái)劃分企業(yè)檔案的類目。它是企業(yè)檔案分類原則的重要內(nèi)容，所以各類企業(yè)在檔案分類中，均將職能分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用于一級(jí)類目的設(shè)置。

( 2) 問(wèn)題分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所反映的問(wèn)題性質(zhì)來(lái)劃分企業(yè)檔案的類目。它有助于企業(yè)檔案的科學(xué)管理和企業(yè)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。

( 3) 組織機(jī)構(gòu)分類標(biāo)準(zhǔn)，即企業(yè)內(nèi)部設(shè)置的組織機(jī)構(gòu)來(lái)劃分企業(yè)檔案的類目。它可以客觀地反映企業(yè)內(nèi)部各個(gè)機(jī)構(gòu)的工作活動(dòng)的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內(nèi)部機(jī)構(gòu)形成的檔案材料的完整。

( 4) 年度分類標(biāo)準(zhǔn)，即按文件形成或處理的所屬時(shí)間階段來(lái)劃分企業(yè)檔案的類目。它能夠反映企業(yè)有關(guān)管理工作的發(fā)展變化情況，便于掌握，簡(jiǎn)便易行。

( 5) 型號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)，即按產(chǎn)品或設(shè)備的種類與型號(hào)劃分企業(yè)的產(chǎn)品檔案或設(shè)備檔案的類目。它可以將同一型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備的檔案材料集中，反映一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備的全貌及其內(nèi)部的結(jié)構(gòu)隸屬關(guān)系，便于按型號(hào)成套地利用有關(guān)檔案。

( 6) 課題分類標(biāo)準(zhǔn)，即按獨(dú)立的研究課題來(lái)劃分企業(yè)的科研檔案的類目。它可以使同一個(gè)研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統(tǒng)地反映一個(gè)研究課題的全部活動(dòng)與歷史過(guò)程，便于按課題查找利用有關(guān)檔案。

( 7) 工程項(xiàng)目分類標(biāo)準(zhǔn)，即按獨(dú)立的基建工程來(lái)劃分企業(yè)的基建檔案的類目。它可以反映一個(gè)工程項(xiàng)目的全貌，便于按工程項(xiàng)目查找和利用有關(guān)檔案。

( 8) 專業(yè)性質(zhì)分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案內(nèi)容所涉及和反映的專業(yè)性質(zhì)來(lái)劃分企業(yè)檔案的類目。它便于企業(yè)從專業(yè)性質(zhì)的角度查找、利用有關(guān)檔案。

( 9) 檔案形式分類標(biāo)準(zhǔn)，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來(lái)劃分企業(yè)檔案的類目。它使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中。

2. 企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合

當(dāng)企業(yè)檔案的分類有兩個(gè)或兩個(gè)以上的層次時(shí)，就要采用分類標(biāo)準(zhǔn)組合的方法進(jìn)行檔案分類，但這些分類標(biāo)準(zhǔn)的運(yùn)用是有先后次序的。當(dāng)一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)得到最先采用時(shí)，那么企業(yè)的檔案材料必然會(huì)優(yōu)先按照這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)加以集中。所以，企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的組合，實(shí)際上是要解決按什么分類標(biāo)準(zhǔn)集中企業(yè)的檔案材料，形成怎樣的企業(yè)檔案分類體系，為企業(yè)檔案提供何種檢索途徑的問(wèn)題。

企業(yè)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)組合的具體方法如下：

( 1) 企業(yè)檔案一級(jí)類目設(shè)置方法。一級(jí)類目是企業(yè)檔案分類的第一個(gè)層次。《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類，設(shè)置九個(gè)一級(jí)類目：行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、領(lǐng)導(dǎo)員工檔案類。但這不是絕對(duì)的，企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行一些調(diào)整。如一些特大型企業(yè)或是生產(chǎn)程序特殊的工業(yè)企業(yè)，如冶金企業(yè)，可以根據(jù)各自檔案構(gòu)成的特殊性，適當(dāng)增設(shè)有關(guān)的一級(jí)類目；而一些規(guī)模較小的企業(yè)，可以根據(jù)企業(yè)的工作性質(zhì)、工作內(nèi)容以及檔案數(shù)量，減少或合并有關(guān)的一級(jí)類目；對(duì)于一些非生產(chǎn)性的企業(yè)，如商業(yè)企業(yè)、金融企業(yè)等，也可以根據(jù)各自的特殊情況，增設(shè)有關(guān)的一級(jí)類目。

( 2) 企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目設(shè)置方法。企業(yè)檔案二級(jí)及二級(jí)以下類目的設(shè)置，同一級(jí)類目一樣要依據(jù)企業(yè)管理職能的分工。

3. 企業(yè)檔案分類層次的確定

企業(yè)檔案分類層次的確定要根據(jù)企業(yè)性質(zhì)、檔案種類與數(shù)量等多種因素來(lái)具體確定，沒(méi)有一個(gè)絕對(duì)模式。

( 1) 不同性質(zhì)企業(yè)的檔案分類層次的確定方法。規(guī)模較小的企業(yè)，因管理單純，工作內(nèi)容不復(fù)雜，形成檔案數(shù)量少，所以分類時(shí)，可根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要，適當(dāng)簡(jiǎn)化分類層次，必要時(shí)可以只設(shè)置一級(jí)。相反規(guī)模大的企業(yè)，檔案的分類層次一般為三級(jí)甚至四級(jí)。

( 2) 同一企業(yè)的不同門類的檔案分類層次的確定方法。這種方法是由工作性質(zhì)與任務(wù)以及檔案的數(shù)量與規(guī)模決定的。如商業(yè)企業(yè)中，其經(jīng)營(yíng)管理檔案體現(xiàn)著這類企業(yè)的基本職能，其工作復(fù)雜，檔案數(shù)量多，所以，可能需要?jiǎng)澐秩��?jí)或三級(jí)以上，而它的設(shè)備檔案僅是企業(yè)的輔助職能，所以，只劃兩級(jí)就夠用了。

三、編立保管單位( 立卷)

案卷是按照一定的主題、內(nèi)部特征和外部特征編立的，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)和一般檢索的基本單位之一，是組成全宗的基本單位�，F(xiàn)行企業(yè)的文件立卷工作在文書部門和業(yè)務(wù)部門進(jìn)行，但檔案部門應(yīng)該對(duì)立卷工作予以協(xié)助和指導(dǎo)。

四、案卷排列

指根據(jù)一定的方法，確定每類案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。其排列方法有多種：

( 1) 按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列。

( 2) 按照案卷內(nèi)容所反映的一定問(wèn)題排列。

( 3) 按照案卷所屬起止日期( 時(shí)間) 來(lái)排列。

( 4) 按文件的作者、收發(fā)文的單位以及文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列。

( 5) 人事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語(yǔ)拼音字母順序或四角號(hào)碼等方法排列。

前兩種方法是最常用的，也是比較好的方法。上述方法，可以單獨(dú)使用，但實(shí)際上往往是幾種方法結(jié)合使用。其中，第一、二、四種，往往又都結(jié)合重要程度使用。一個(gè)全宗內(nèi)各類案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，一個(gè)類內(nèi)的案卷的排列，在一個(gè)層次上只能用一種方法，以下再依次結(jié)合其他方法排列，而不能同時(shí)平列運(yùn)用幾種方法排列案卷。對(duì)于具有不同類型和保管期限的檔案的全宗，在案卷排列中應(yīng)予以區(qū)分。

五、編制案卷目錄

案卷目錄即案卷的名冊(cè)，是著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表。

設(shè)置案卷目錄的原則是，必須按照全宗來(lái)編制，一個(gè)全宗編一本，也可以編幾本案卷目錄。因此，案卷目錄的類型基本上有兩種：以全宗為單位編制的綜合目錄；以全宗內(nèi)各種門類為單位編制的分冊(cè)目錄。

分冊(cè)目錄按其門類的特征，其編制方法又可分為以下幾種：

( 1) 以全宗檔案分類的類別為單位編制。

( 2) 按保管期限編制。

( 3) 按保管期限結(jié)合分類方案編制。這種方法又可分為兩種形式：按全宗內(nèi)案卷的不同保管期限，各編制一本或幾本案卷目錄；按全宗內(nèi)擋案分類的類別，各編制一本或幾本案卷目錄。

( 4) 按檔案的機(jī)密程度分別編制。

一般，案卷目錄的冊(cè)數(shù)和案卷號(hào)碼的位數(shù)不宜過(guò)多，以將案卷數(shù)控制在千位以內(nèi)為宜。