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（一）做好檔案的審查工作，區(qū)分一般檔案和絕密檔案。為了做好檔案安全和保密工作，積極地進行檔案審查并對檔案進行保密類別區(qū)分十分重要。在目前的檔案管理工作中，主要存在普通檔案和保密檔案兩種類別，而保密檔案根據(jù)其保密的級別，又可以進行秘密和絕密的劃分。不同密保級別的檔案其公眾性不同，所以在檔案管理工作中，接收檔案的時候必須要對檔案的秘密程度進行審查，從而確定其保密級別。通過審查和保密級別的區(qū)分，一般檔案和絕密檔案有了統(tǒng)一的劃歸，其管理也會采取不同的措施，所以管理工作的安全性和保密性會提升。

（二）加強制度管理和法律約束，設(shè)置專管人員。在檔案管理工作中，要保證檔案的安全性和保密性，需要對管理制度進行完善性建設(shè)。在制度建設(shè)中，一方面是要建立完善的責(zé)任制度，也就是說在檔案管理的時候要設(shè)置專門的管理人員來承擔(dān)管理責(zé)任，這樣檔案管理的責(zé)任范圍更加明確，在法律責(zé)任的確定方面也更加的清晰。另一方面，還需要進行監(jiān)管制度的完善。在監(jiān)管制度完善中主要是發(fā)揮監(jiān)管人員的基本作用，從而對一系列的檔案管理進行監(jiān)督，實現(xiàn)其管理質(zhì)量的提升。

（三）加強硬件軟件建設(shè)，實行規(guī)范化管理。在檔案管理工作中，加強其安全性和保密性的另一項主要措施是進行軟硬件的建設(shè)，從而實現(xiàn)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因為目前的檔案管理大都是以數(shù)字化形式進行的，而此種形式的管理工作需要借助計算機設(shè)備。就目前的研究來看，計算機軟件和硬件存在著一定的帶病毒幾率，而一旦病毒通過計算機軟硬件進行擴散，檔案安全和保密就會受到嚴(yán)重的威脅，所以為了消除這種隱患，要積極進行檔案管理的軟硬件強化，從而保證管理工作的規(guī)范化運行。

（四）加強管理人員保密意識，提高管理效率。加強管理人員的保密意識，提高管理的效率也是目前檔案管理工作中安全強化的一項重要措施。要加強管理人員的保密意識，一方面是對檔案秘密的重要性進行闡述，從而讓管理人員從正面角度了解到檔案的價值。另一方面，可以就檔案泄露帶來的嚴(yán)重后果以及泄密人員擔(dān)負(fù)的責(zé)任進行側(cè)面強調(diào)，這樣，管理人員自身對于檔案的安全性和保密性會有足夠的重視。在管理人員的保密意識得到強化的時候，其工作的積極性以及質(zhì)量都會得到顯著提升。

檔案安全與保密工作的重要性和特殊性

（一）檔案安全和保密工作的重要性。

檔案安全和保密工作有著重要的價值，這種價值根據(jù)檔案管理主體的不同有所區(qū)分。

第一，如果檔案管理主體涉及的是企業(yè)單位，那么檔案本身會存在較大的經(jīng)濟價值，做好檔案的安全和保密工作，可以有效防止商業(yè)泄密的產(chǎn)生，進而保證企業(yè)本身的經(jīng)濟效益。

第二，如果檔案管理主體涉及的是政府機構(gòu)以及事業(yè)單位，那么檔案本身會具有一定的政治及其他價值，做好檔案安全和保密工作，減少政治泄密事件的發(fā)生，有利于政府以及事業(yè)單位工作的順利開展。

（二）檔案安全和保密工作的主要特點。

檔案安全和保密工作主要有兩方面的特點：

第一是檔案安全和保密工作實行單項負(fù)責(zé)制，也就是只對上級負(fù)責(zé)。檔案之所以要進行保密，是因為其內(nèi)容不宜公開，所以檔案管理負(fù)責(zé)方向?qū)ι喜粚ο隆?/span>

第二是檔案安全和保密工作對內(nèi)不對外。這個特點主要指的是一些檔案可以在內(nèi)部進行公開，但是在外部需要保密。簡言之，就是檔案安全和保密工作對上不對下、對內(nèi)不對外。

加強環(huán)節(jié)管控，保障檔案完整安全

檔案日常管理是一個連續(xù)性工作，其環(huán)節(jié)可分為：收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用，各環(huán)節(jié)之間相互聯(lián)系，構(gòu)成整體。對任一環(huán)節(jié)管控松懈，都可能出現(xiàn)問題，導(dǎo)致檔案不完整，甚至遺失缺漏。針對檔案日常管理環(huán)節(jié)松懈的問題，一是要注重檔案工作，使各部門都了解檔案工作環(huán)節(jié)，明確應(yīng)歸檔材料范圍，保證應(yīng)歸檔材料都被收集歸檔；二是在檔案日常管理的各環(huán)節(jié)加強管理和監(jiān)督檢查；三是檔案工作人員要與業(yè)務(wù)部門做好交接；四是歸檔資料要做好合理分類、編目索引、歸檔立卷、妥善保管；五是在保障檔案完整、安全、不缺失泄密的基礎(chǔ)上，對檔案進行合理利用。

改進管理手段，提高檔案日常管理水平

目前檔案日常管理仍多以手工操作紙質(zhì)檔案為主，相對于當(dāng)前社會發(fā)展和科技的進步，檔案日常管理工作手段陳舊、基礎(chǔ)薄弱、管理水平較為落后。針對檔案日常管理水平較低的問題，一是要增加對檔案日常管理工作的投入，包括人員、經(jīng)費、設(shè)施的投入；二是要加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案保管環(huán)境，如：設(shè)置專門的檔案室，配齊安防設(shè)施，并定期巡檢、及時維護；三是推進檔案數(shù)字化，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，改進管理手段，提高工作效率，整體提高檔案管理水平，如：配置軟、硬件設(shè)施，建設(shè)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)化管理平臺和電子檔案數(shù)據(jù)庫。

促進檔案應(yīng)用，充分發(fā)揮檔案作用價值

檔案也是一種信息資源，我國社會現(xiàn)已進入大數(shù)據(jù)時代，對信息資源的整合應(yīng)用已成為廣泛需求。目前很多檔案被一存了之，沒有發(fā)揮其應(yīng)有的作用和價值，也是一種資源浪費。針對當(dāng)前檔案開發(fā)應(yīng)用落后的問題，一是要充分利用檔案數(shù)字化和檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案資料能夠更加方便快捷的檢索、查閱和應(yīng)用；二是利用網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)和管理平臺，促進信息資源共享，既可在單位內(nèi)部各部門間促進資源共享，也可促進跨單位、跨領(lǐng)域的信息共享；三是對歷史檔案資料、數(shù)據(jù)進行分類匯總、統(tǒng)計分析和數(shù)據(jù)挖掘，促進檔案資源綜合開發(fā)利用。

強化隊伍建設(shè)，提高檔案工作人員素質(zhì)

檔案工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)工作能力直接影響檔案管理工作水平。檔案管理不屬于主要業(yè)務(wù)，一些單位沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位和專職檔案工作人員，或者雖然設(shè)置檔案管理崗位，但沒有配備檔案專業(yè)人員，工作人員缺乏檔案專業(yè)知識，工作不規(guī)范、效率低。而檔案日常管理又是一項較為繁瑣的工作，重復(fù)性較強，需要認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)，但缺乏業(yè)績激勵，工作人員對檔案日常管理工作缺乏積極主動性。要提高檔案工作人員素質(zhì)，打造一支具有良好職業(yè)道德、高度的責(zé)任感、扎實的理論知識和專業(yè)技能的隊伍，一是要設(shè)置專門的檔案工作崗位并配備專門的人員，專職負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作；二是引進檔案專業(yè)人才，提高檔案管理工作專業(yè)水平；三是加強對檔案管理工作人員的培訓(xùn)和教育，包括理論培訓(xùn)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，全面提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和專業(yè)素質(zhì)，培養(yǎng)復(fù)合型人才；四是檔案管理工作人員要端正態(tài)度、加強學(xué)習(xí)，充分理解和認(rèn)識檔案日常管理工作的重要性和意義，積極學(xué)習(xí)崗位技能，掌握檔案管理的專業(yè)知識，全面提升自身素質(zhì)、工作能力和業(yè)務(wù)水平。

檔案日常管理，對收集、保管好檔案資料，完善內(nèi)部管理，提高檔案利用效能，促進事業(yè)發(fā)展都具有重要意義。檔案日常管理工作環(huán)節(jié)較多、內(nèi)容瑣碎，且不直接產(chǎn)生效益，一些單位檔案意識不強，對檔案日常管理不夠重視，還存在一些問題。如何充分認(rèn)識檔案日常管理工作的重要性，針對容易出現(xiàn)的問題，做好檔案日常管理工作，需要檔案工作者的認(rèn)真思考和研究。

提高檔案意識，重視檔案日常管理工作

因檔案工作處于業(yè)務(wù)邊緣，一些單位檔案意識薄弱，不重視檔案日常管理，沒有把檔案工作納入考核范圍，有的單位沒有設(shè)置專門的檔案管理崗位。而一些檔案工作人員尤其是兼職人員對檔案的日常管理也不夠重視，通常只在年度或階段性工作結(jié)束時集中處理一下，檔案的日常管理工作不夠規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)。一些業(yè)務(wù)部門也對檔案認(rèn)識不足，在工作中不注意及時收集、移交檔案資料。針對檔案意識薄弱的問題，一是要加強宣傳教育，使單位領(lǐng)導(dǎo)、各部門和檔案工作人員都加深對檔案的理解，充分認(rèn)識檔案日常管理的重要性；二是設(shè)置專門崗位和人員，明確崗位職責(zé)，把檔案日常管理工作納入考核范圍，并加強監(jiān)督檢查；三是業(yè)務(wù)部門要在日常工作中注意對應(yīng)歸檔的資料及時收集、移交歸檔；四是檔案工作人員要樹立正確的檔案觀念和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，認(rèn)真作好檔案日常管理工作。

完善管理體系，落實檔案日常管理制度

一些單位制度不完善，或者雖然建立制度但沒有認(rèn)真落實，管理松懈。針對檔案日常管理體系不完善的問題，一是要完善管理制度，建立健全有關(guān)檔案日常管理的規(guī)章制度，建立崗位責(zé)任制和監(jiān)督檢查機制，把檔案日常管理工作納入年度工作計劃和目標(biāo)考核；二是要落實制度，加強監(jiān)管，在檔案工作各環(huán)節(jié)加強日常管理、過程管理和監(jiān)督檢查，使制度規(guī)范都能落到實處；三是建立動態(tài)檔案管理機制，對歸檔材料定期檢查、及時更新維護；四是對檔案工作出現(xiàn)的問題適時追責(zé)�？傊�要使檔案日常管理工作有章可循、落實到位、規(guī)范有序。

1.建立健全安置房檔案管理制度

拆遷安置房檔案是 城市建設(shè)與管理中的重要資料之一，真實的記載了城市發(fā)展變遷過程中的問題與效果，然而就目前的實際情況來看，拆遷安置房的資料檔案分管在各個拆遷公司以及各個相關(guān)的單位部門中，并沒有建立起統(tǒng)一的管理制度。由于缺乏健全的安置房檔案管理制度，一些重要的文件資料查找起來十分困難，還有可能因為年代久遠(yuǎn)，中間歷經(jīng)的保管單位的變遷等等，導(dǎo)致重要檔案資源的丟失，因此，我們必須建立同意有效的安置房檔案管理制度，對于國家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料和檔案進行統(tǒng)一的管理，定期向本單位的檔案機構(gòu)或者負(fù)責(zé)檔案的工作人員進行移交，從而徹底的改變以往的單一分散的安置房檔案管理制度。 　　

2.整合安置房檔案整理工作

在加強安置房檔案管理工作時，我們必須明確檔案歸納的范圍，在檔案的整理工作進行中，必須要貫徹著尊重形成規(guī)律，保持有機聯(lián)系的基本原則，在檔案整理工作中，注意以下幾點要求，第一是要將拆遷安置房檔案單獨設(shè)置類別，予以專業(yè)的管理，二是安置房檔案內(nèi)要以項目為主要的分?方式，第三是拆遷安置文件要按戶分類。綜上所述即是在分類的基礎(chǔ)上對檔案進行組卷，安置戶根據(jù)“一戶一卷”的方法組卷，卷內(nèi)文件再根據(jù)內(nèi)容的重要性依次排列，當(dāng)然，為了 提高立卷的工作效率，可以按照一定的順序提前將卷內(nèi)的目錄印制好。

3.強化對安置房檔案的利用

由于安置房檔案自身的特點，決定了它具有較高的 利用價值，但安置房的檔案涉及到被安置人的隱私，一般情況是不對社會公開的，在開展對安置房檔案的利用過程中，要注意保密和利用的限定范圍，正確處理好維護社會穩(wěn)定和維護當(dāng)時合法權(quán)益的關(guān)系，正確劃分合理利用的界限，建立健全安置房檔案的利用制度，當(dāng)然也可以通過計算機管理來提高檔案的利用水平。

4.提高安置房檔案管理人員的素質(zhì)

就目前的實際情況而言，檔案管理人員的多以兼職為主，專業(yè)性的檔案管理人員缺乏，專業(yè)水平十分有限，難以保證安置房檔案的形成質(zhì)量和收集管理水平。因此，要定期的對檔案管理人員進行專業(yè)的培訓(xùn)，通過積極開展講座、知識競賽等方式，介紹如何進行科學(xué)安全的安置房檔案管理，通過這些方式，使檔案管理人員能夠逐步增強檔案意識，熟悉檔案業(yè)務(wù)，進一步的提高自身的專業(yè)素質(zhì)，更好的進行安置房檔案管理工作。

5.強化安置房檔案管理的監(jiān)督工作

安置房檔案是記錄拆遷和后期工作的重要資料，必須強化對此的監(jiān)督檢查工作。有關(guān)管理部門必須對此進行定期的嚴(yán)格的檢查，確保檔案的真實性和完整性；有關(guān)部門加強建立溝通機制，加強溝通和交流，進行協(xié)同管理和明確分工，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理過程中行為，加大對拆遷安置房檔案的監(jiān)督力度。

在城市化進程不斷加快的今天，如何促進安置房的整體水平不斷提高，對于提高廣大人民群眾的生活質(zhì)量有著重要的意義，本文通過安置房檔案管理為切入點進行探索。

一、安置房檔案的特點

1.來源的廣泛性

安置房的檔案管理分類一般都是依照安置房的種類為依據(jù)的，安置房一般可以分為兩類，一類是因市政工程動遷居民而建設(shè)的配套商品房，另一類是因房產(chǎn)開發(fā)等因素而拆遷，動拆遷公司通過其他途徑為安置購買的商品房，這兩類安置房的拆遷流程十分復(fù)雜，包括拆遷前準(zhǔn)備的相關(guān)材料，如項目的批復(fù)工作聯(lián)系單，拆遷戶的人口調(diào)查情況表等等，以及拆遷過程中的拆遷協(xié)議、評估確認(rèn)單等等，以上的這些材料都是拆遷過程中安置房所需要的各項材料，專業(yè)性極強且來源分類十分廣泛。

2.內(nèi)容的復(fù)雜性

眾所周知，拆遷工作是一項耗時耗力、復(fù)雜性極強、涉及單位眾多、不確定因素多的工程，在拆遷工作的進行過程中，從調(diào)查研究到最終實施拆遷的整個過程，都是十分復(fù)雜的，這就造成了房屋拆遷過程中檔案管理的難度，而且由于拆遷工程的進行中會出現(xiàn)許多不確定性的因素，可能會導(dǎo)致檔案管理過程中有因突發(fā)性事件而補增的資料，這就導(dǎo)致了安置房檔案管理具有內(nèi)容復(fù)雜性的特點。

3.意義的法定性

拆遷安置房的檔案反映了拆遷人與被拆遷人的權(quán)利義務(wù)與責(zé)任，這關(guān)系到雙方的實際利益，一旦發(fā)生糾紛，拆遷安置房檔案就起到了重要的法律作用，是解決房屋拆遷改造糾紛必不可少的憑證性材料，同時也是房屋管理部門進行房證管理不可缺少的依據(jù)。

二、安置房檔案的收集與管理現(xiàn)狀

1.收集途徑單一，收集難度大

一般情況下，一塊土地從拆遷到安置房的分配結(jié)束，是一個時間跨度非常大的過程，它不僅包括著與土地有關(guān)的房屋拆遷申請、房屋拆遷許可證等等，還包含著被拆遷人房屋產(chǎn)權(quán)說明書、拆遷安置表、房屋拆遷安置補償清單等一系列材料，然而就現(xiàn)今來看。我國拆遷安置房的檔案材料收集途徑十分單一，由于土地性質(zhì)的不同，導(dǎo)致實地調(diào)查中經(jīng)常會發(fā)生房屋使用人和實際產(chǎn)權(quán)人不符、產(chǎn)權(quán)面積和實際面積不符的問題的出現(xiàn)，這就給拆遷安置工作的核實進度帶來了一定的難度，當(dāng)然也會造成相關(guān)房屋拆遷與安置房檔案的缺失。

2.收集程序十分繁瑣

在房屋的拆遷與安置過程中，檔案的收集過程中較為分散，某些特殊的拆遷與安置工作過程中，不僅包括常見的紙質(zhì)型的材料以外，還可能包括許多的影像資料、錄音資料等，這些特殊的資料比起紙質(zhì)版的資料來說更容易損壞，這就容易造成安置房檔案的損壞和缺失。另外，目前我國的相關(guān)部門和單位對于拆遷安置房的資料的收集流程并沒有民缺德條例規(guī)定，而實際的資料收集工作又會因為施工單位、土地性質(zhì)等等的不確定因素而改變，這也導(dǎo)致了一部分的檔案資料容易流失。

3.安置房檔案管理制度不健全

眾所周知，制度是一切活動的保障，然而反觀當(dāng)今的安置房檔案管理制度，是十分落后和不健全的，這就導(dǎo)致了安置房檔案管理的工作進程中所出現(xiàn)的問題難以有法可依、有制可循，一些重要的文件資料查找不到的現(xiàn)象時有發(fā)生，大大降低了安置房檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。

4.收集檔案人員的素質(zhì)有待提高

在安置房的檔案收集和管理過程中，并不是只有專業(yè)的 管理人員進行收集和管理，其中也包括了一些其他方面的管理人員，而他們對于檔案的收集和管理缺乏重要的認(rèn)知，由于拆遷安置項目時間跨度大，期間經(jīng)辦的檔案管理人員常常對之前的眾多事項不清楚，另外，拆遷與安置中，有公司或者單位為了 急于建設(shè)而存在虛假匯報拆遷安置工作的真實情況，這都會影響到檔案的收集。

三、加強安置房檔案管理的重要意義

1.傳承歷史文化

對于城市發(fā)展來說，區(qū)域的拆遷可能會導(dǎo)致該地的建筑風(fēng)貌、生活習(xí)性、文化狀態(tài)等歷史文化的泯滅。如果 我們能夠加強安置房的檔案管理，就能夠更加積極的繼承傳承歷史、弘揚地方文化的歷史使命，拆遷安置房的檔案管理對于恢復(fù)和還原歷史面貌有著極其重要的作用，這是一個區(qū)域發(fā)展演變的歷史藍(lán)圖和見證，有利于傳承歷史文化。

2.提供參考依據(jù)

做好拆遷安置房的檔案管理工作，不僅能夠真實的記錄城市產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整和轉(zhuǎn)型，同時也記錄著城市發(fā)展變遷的過程，加強安置房的檔案管理工作也能夠為以后的城市建筑拆遷和安置工作提供真實有效的參考依據(jù)，為今后的城市建設(shè)和發(fā)展提供幫助。

3.規(guī)范拆遷行為

拆遷工作以及安置房的分割問題，涉及著千家萬戶的切身利益，是群眾關(guān)心的熱點，在城市建筑拆遷過程中和后期安置工程中出現(xiàn)的問題進行真實的記載，依照拆遷協(xié)議對居民進行合理的安置，安置房檔案通過真實的記載使拆遷活動的每一個環(huán)節(jié)都留下痕跡，不僅僅是監(jiān)督拆遷行為的依據(jù)，也為今后政府制定相關(guān)政策提供了一定的依據(jù)。