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安徽省委常委、合肥市委書記吳存榮率中心組參觀“三嚴(yán)三實”專題展覽

                                                          

    7月29日，中國科學(xué)院合肥物質(zhì)科學(xué)研究院主辦貫徹落實中科院檔案工作會議精神和《中國科學(xué)院關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的實施意見》（以下簡稱實施意見）座談會。合肥研究院下屬各科研單元、中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)（以下簡稱中科大）檔案工作分管負(fù)責(zé)人、檔案主管部門負(fù)責(zé)人以及專兼職檔案人員等近40人參加會議。

　　會上，合肥研究院信息中心副主任張曙匯報了本單位檔案基本情況、檔案管理體系及現(xiàn)狀、存在主要問題，提出了完善體制機(jī)制建設(shè)、加強(qiáng)檔案文化建設(shè)、推進(jìn)檔案信息化建設(shè)、重視檔案隊伍建設(shè)的整改措施及愿景。中科大檔案館館長劉明匯報了本單位對中科院檔案工作會議及實施意見精神貫徹落實情況、檔案工作體系及制度建設(shè)、檔案的收集整理與保管、檔案利用與校史研究、存在的問題與努力方向。

　　隨后，中科院檔案館常務(wù)副館長潘亞男作了專題報告。進(jìn)一步全面分析了院檔案工作面臨的新形勢、新任務(wù)、新要求，詳細(xì)解讀了實施意見七部分25條重點內(nèi)容，并結(jié)合院檔案工作存在的共性問題和上面兩家單位報告中存在的問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)舉措。

　　中科院檔案館館長張薇在認(rèn)真聽取了兩家單位的情況和相關(guān)意見建議后，對落實情況和會議取得的成效給予了肯定。她還從檔案法普法教育、檔案的信息化建設(shè)、檔案工作的管理職能等方面提出了切合實際的意見。

　　合肥研究院副院長、檔案主管負(fù)責(zé)人吳四發(fā)在總結(jié)中表示，合肥地區(qū)兩家單位將進(jìn)一步認(rèn)真貫徹落實中科院檔案工作會議精神和實施意見精神，根據(jù)各自單位的實際情況，進(jìn)行檔案工作的梳理，提出可行性的辦法，進(jìn)行切實可行的整改，使檔案工作更上一層樓。

　　會上，大家還圍繞檔案工作的共性問題和個性問題進(jìn)行了座談探討。

浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附二醫(yī)院 胡崢華 吳蓉

一、現(xiàn)代病案的質(zhì)量觀決定了現(xiàn)代病案質(zhì)量管理是一個系統(tǒng)工程，由傳統(tǒng)的終末環(huán)節(jié)質(zhì)量管理轉(zhuǎn)為全面質(zhì)量管理模式

1、將傳統(tǒng)的事后檢查轉(zhuǎn)變?yōu)槭虑百|(zhì)量控制，把病歷檔案的差錯消滅在操作記錄或報告形成過程中。為加強(qiáng)病案全面質(zhì)量管理，浙江大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬二院開展了病案質(zhì)量三級質(zhì)控。首先，住院醫(yī)生對自己書寫的病案作自檢自評，主治醫(yī)生和病區(qū)主任作復(fù)查，發(fā)現(xiàn)問題立刻讓住院醫(yī)生自改，這樣就完成了第一級質(zhì)控。其次，回收至病案室的病案，按病案管理標(biāo)準(zhǔn)對病案進(jìn)行檢查、整理、裝訂、分類、登記等工作，以保證歸檔病案的質(zhì)量，這又完成了第二級病案質(zhì)控。第三，院病案質(zhì)控委員會每月從各臨床科室抽5一l0份出院病案進(jìn)行質(zhì)量檢查，并評審計分，評審的好壞直接與每個主管醫(yī)師的獎金、職稱掛鉤，這樣使得每個主管醫(yī)師都能認(rèn)真負(fù)責(zé)。通過三級質(zhì)控，醫(yī)護(hù)人員的積極性被調(diào)動起來，使醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量有很大提高。

2、必須建立一支知識結(jié)構(gòu)合理、多層次復(fù)合型的優(yōu)秀專業(yè)隊伍。首先，病案管理人員必須知識更新與再教育。病案管理人員僅具有儲存、保管的知識顯然是不夠的，信息技術(shù)的發(fā)展給病案的形成、管理、利用等方面帶來了革命性的變化，以計算機(jī)為主的現(xiàn)代處理技術(shù)，采用縮微、多媒體、光盤等技術(shù)，實現(xiàn)病案的全息存儲、檢索與復(fù)制，建立區(qū)域或國際互聯(lián)網(wǎng)，使病案信息系統(tǒng)與高速信息網(wǎng)絡(luò)相接，因此病案人員要不斷掌握新知識、新技能，更好地發(fā)揮自己的積極性和創(chuàng)造性。其次，加強(qiáng)臨床醫(yī)護(hù)人員的質(zhì)量觀也是非常重要的。臨床醫(yī)護(hù)人員書寫病案的好壞直接影響病案質(zhì)量。因此，除了加強(qiáng)教育，增強(qiáng)臨床醫(yī)護(hù)人員的質(zhì)量意識外，還要進(jìn)行上崗培訓(xùn)、書寫病案考核、優(yōu)劣病案展出等方式來提高醫(yī)護(hù)人員的素質(zhì)。

3、病案質(zhì)量要有標(biāo)準(zhǔn)化的管理。包括統(tǒng)一的病案書寫規(guī)范、整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)和病案質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)及病案信息統(tǒng)計分析方法標(biāo)準(zhǔn)。浙醫(yī)二院目前已經(jīng)建立起了一整套病案質(zhì)量管理制度。首先，醫(yī)院制定了病案書寫的質(zhì)量要求，要求每個醫(yī)護(hù)人員必須嚴(yán)格執(zhí)行。其次，病案室又按照浙江省制定的《病案管理制度化》和全國規(guī)定的疾病ICD－10編碼來對病案進(jìn)行計算機(jī)錄入、歸檔。第三，醫(yī)院質(zhì)量控制委員會又按照省衛(wèi)生廳規(guī)定的病案質(zhì)量檢查標(biāo)準(zhǔn)，對每個科室每個月進(jìn)行抽樣調(diào)查。醫(yī)院還制定了抽查的病案好壞直接與每個醫(yī)護(hù)人員的獎金掛鉤的規(guī)定。通過一系列的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化管理，使醫(yī)院業(yè)務(wù)水平有了很大提高。

二、現(xiàn)代病案質(zhì)量觀在實際業(yè)務(wù)應(yīng)用中是不斷發(fā)展的

1、注重量比分析，擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域。由于醫(yī)學(xué)的發(fā)展，高新技術(shù)不斷涌現(xiàn)，現(xiàn)代儀器及新藥物在臨床中的使用，使得病案使用率大大提高。據(jù)不完全統(tǒng)計，檔案室每年為科研人員提供病案二萬多份。因此，對原始病案信息通過定量分析，運用科學(xué)方法和手段進(jìn)行一定標(biāo)準(zhǔn)的量化統(tǒng)計，形成編研成果，可大大簡化科研人員的勞動，更有效地提高檔案部門的服務(wù)質(zhì)量和水平。

首先，強(qiáng)化住院病人的各種疾病的數(shù)量及治療情況的統(tǒng)計分析工作。其內(nèi)容包括每種疾病的總例數(shù)、性別、各年齡分組、住址、治療方法、治療效果、主治醫(yī)師、住院醫(yī)師等。通過這項工作可以進(jìn)一步了解所有病人疾病的情況，掌握每種疾病中各種治療方法及效果。這既是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)醫(yī)院管理的極其重要而詳細(xì)的資料，也是臨床醫(yī)師的技術(shù)檔案。同時，這些疾病的統(tǒng)計對掌握疾病流行情況，為衛(wèi)生防疫統(tǒng)計提供了重要的信息。通過醫(yī)療需求分析，為醫(yī)院在病床配置，設(shè)備更新、添加，醫(yī)務(wù)人員調(diào)整等方面及時提供信息。

其次，對于病案中的新技術(shù)和新藥物進(jìn)行統(tǒng)計分析。這項工作包括病人用上新技術(shù)和新藥物后的治療效果及與原先沒有實行新技術(shù)、新藥物的病案進(jìn)行比較，以此使醫(yī)院管理人員積累信息，為推廣新技術(shù)、新藥物提供有力的統(tǒng)計證據(jù)。

再次，開展死亡病歷的統(tǒng)計分析工作。對死者的姓名、年齡、性別、就診時間、治療方法、死亡時間、死亡原因等進(jìn)行統(tǒng)計。通過這項工作可以了解對死者搶救是否及時有效，明確死亡原因，以此使醫(yī)務(wù)人員對疑難雜癥提出更有效的治療方法，對降低醫(yī)院的死亡率有重要的作用。

2、加強(qiáng)醫(yī)院間聯(lián)系，努力做到資源共享。單個醫(yī)院的病案信息管理是非常有限的，必須加強(qiáng)醫(yī)院間的病案管理的信息交流。在這方面國內(nèi)已開展了有益的嘗試。例如1995年清華大學(xué)一女生得了一種疑難雜癥而在各大醫(yī)院不能治愈。同校的大學(xué)生知道此事后就通過網(wǎng)絡(luò)把消息發(fā)往全世界各地，結(jié)果從世界各地許多醫(yī)院都發(fā)來消息，提供各種參考病例、醫(yī)療實踐等。結(jié)果在這些信息幫助下，女大學(xué)生被確診是“鉈”中毒，這在中國尚屬首例。通過治療，病人終于康復(fù)了。如果我們整個醫(yī)療事業(yè)都能對病案資源實現(xiàn)共享。這無論是對于醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，還是病案管理的進(jìn)步都是非常有意義的。

（郭紅解、李軍摘自《上海檔案》2003年第3期）

電子文件的生存環(huán)境離不開計算機(jī)技術(shù)。由于計算機(jī)的編碼因素、硬件因素、壓縮因素、加密因素，特別是軟件類型的層出不窮，版本的經(jīng)常升級，都可能造成電子文件無法打開或打開后無法識別。

解決此問題的辦法主要有兩個：一是保存現(xiàn)有各種型號和版本的軟件，以備日后打開各種類型的文件，這種方法顯然非常煩瑣。二是控制電子文件的格式，即盡量采用通用格式保存電子文件。我國目前主要采用這種方法。

電子文件存儲格式種類繁多，每種格式都有各自的優(yōu)缺點，哪些格式適宜做通用格式呢？需要從以下幾個標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合分析：

一是確保真實，即具有較強(qiáng)的防偽保真功能。

二是節(jié)約容量，即在保障文件質(zhì)量的前提下，追求存儲容量最小化。

三是長期可讀，即具有較強(qiáng)的通用性，便于轉(zhuǎn)換數(shù)據(jù)格式，受軟硬件環(huán)境限制較小，數(shù)據(jù)遷移過程也相對簡單。

四是廣泛兼容，即軟件系統(tǒng)采用通用標(biāo)準(zhǔn)，技術(shù)開放，兼容性強(qiáng)。

五是簡便實用，即操作簡單，用戶界面清晰，人機(jī)交互良好，有較全面系統(tǒng)的幫助和提醒功能。

六是安全保障，即具有安全加密、數(shù)字印章、元數(shù)據(jù)管理、抗病毒等功能。

根據(jù)上述要求，我國歸檔電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)已經(jīng)對電子文件存儲的通用格式做了統(tǒng)一規(guī)定，如字處理文件可采用PDF、RTF、TXT、XML格式。如果電子文件在制作時是非通用格式，在存儲時必須將其轉(zhuǎn)換為通用格式,這種轉(zhuǎn)換稱為“遷移”。遷移的方法有以下幾種：

1、應(yīng)用字處理軟件的“另存”功能

如當(dāng)用WORD 2003打開某文件，點擊【文件】菜單中的【另存為】，頁面彈出另存對話框，此時，在下方“保存類型”下拉列表中選擇需要“遷移”的格式，如RTF，然后按【保存】按鈕后，原WORD格式就遷移至RTF格式。

2、應(yīng)用專用的電子文件格式轉(zhuǎn)換軟件進(jìn)行遷移

這樣的格式轉(zhuǎn)換軟件很多，許多軟件可以從網(wǎng)上下載。每一種軟件一般都有其適用范圍，例如適用于字處理文件、聲音文件、圖像文件或視頻文件等。我們可以根據(jù)需要選擇。