作者:郭穎
在當(dāng)前檔案制度改革新形式,以及檔案信息化和辦公自動(dòng)化的日益普及下,很多單位都開始定制檔案管理系統(tǒng)軟件,來管理產(chǎn)生的電子檔案。定制符合本單位使用要求的系統(tǒng)軟件至關(guān)重要,要針對自身的管理使用和規(guī)范做出需求分析,具體描述擬實(shí)現(xiàn)的目的和功能等特殊需求。
首先,對管理系統(tǒng)提出的首要要求是專業(yè)、穩(wěn)定、安全,選擇一款專注于檔案信息領(lǐng)域,具有一定技術(shù)積累、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、開發(fā)實(shí)力和完善服務(wù)的產(chǎn)品。
其次,對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行需求分析。一是業(yè)務(wù)需求,需涵蓋檔案業(yè)務(wù)中收集整理、日常管理和信息開發(fā)利用工作,主要針對檔案管理人員或各部門兼職檔案員日常文件處理的全過程,系統(tǒng)設(shè)計(jì)要簡單實(shí)用、方便快捷,檔案管理人員可以通過這些功能,根據(jù)定義好的管理規(guī)則和規(guī)范,自動(dòng)或輔助手工實(shí)現(xiàn)檔案的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作?啥ㄖ莆募芾怼⑹占、檔案管理、開發(fā)利用四個(gè)模塊。二是結(jié)構(gòu)需求,可分客戶端、維護(hù)端、服務(wù)端三個(gè)部分?蛻舳,即針對用戶的查詢端,增加角色概念,可對不同角色進(jìn)行權(quán)限賦予;維護(hù)端,即檔案管理員端,可進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)置,如定制和變更登陸權(quán)限,調(diào)整檔案整理規(guī)則、管理架構(gòu)等;服務(wù)端,隨時(shí)提供在線技術(shù)支持和版本升級等服務(wù)。三是技術(shù)需求,系統(tǒng)能提供功能強(qiáng)大的定制工具包,如支持多全宗管理模式,可以實(shí)現(xiàn)集中存儲(chǔ)、集中應(yīng)用的多全宗集中式管理,靈活和適應(yīng)未來發(fā)展變化;支持多模式歸檔文件整理,可以實(shí)現(xiàn)分散整理、集中整理和混合模式的歸檔文件整理流程;完備的檢索查詢功能,可實(shí)現(xiàn)跨庫檢索和全文檢索;以及在線OCR處理、PDF/CEB文件處理、圖形圖像處理、流文件瀏覽等便捷功能,使系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)功能性和易用性的完美結(jié)合。
最后,還要考慮本單位業(yè)務(wù)擴(kuò)展的前景進(jìn)程和信息資源管理的發(fā)展趨勢,預(yù)留與各種新技術(shù)的接口,在產(chǎn)品定制上預(yù)留設(shè)計(jì)擴(kuò)展空間。
檔案管理無論從人才儲(chǔ)備、信息分類和組織、管理制度和方式等方面,都是未來信息資源管理的發(fā)展趨勢和發(fā)展方向,檔案是一個(gè)單位信息資源中最基礎(chǔ)和核心的部分,因此,首先要做好電子檔案的管理,逐步擴(kuò)大和延伸管理范圍,最終實(shí)現(xiàn)信息資源的管理。
(作者單位:中國科學(xué)技術(shù)館 單位地址:北京市朝陽區(qū)北辰東路5號)