電子檔案管理系統(tǒng)以社會保險業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案管理平臺。 系統(tǒng)以高效的信息化檔案業(yè)務(wù)管理、可靠的信息資源服務(wù)為宗旨，以建立檔案信息化綜合管理平臺為重點，以滿足檔案管理者和檔案使用者的需求為目標(biāo)，基于檔案智能檢索技術(shù)和電子化管理技術(shù)，實現(xiàn)社會保險檔案信息資源的共享和檔案管理現(xiàn)代化

電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，為了支持社會保險檔案管理的高效運作，建立了聯(lián)合辦公平臺，提高工作效率，實現(xiàn)更好的決策服務(wù)管理流程規(guī)范化，適應(yīng)現(xiàn)代管理強(qiáng)化管理機(jī)制，引進(jìn)先進(jìn)理念，全面提高管理水平，完善社會保障文件

電子檔案管理軟件的應(yīng)用將牢牢圍繞檔案生命周期管理，主要解決檔案自動收集、科學(xué)保管和知識利用三大主要功能。

《功能規(guī)定》條款內(nèi)容強(qiáng)調(diào)了基本業(yè)務(wù)特點，電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)定了滿足電子檔案交付、長期保存、共享利用、安全可靠等業(yè)務(wù)需求的基本功能，可以有效促進(jìn)各級檔案館的開發(fā)和應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。 “功能規(guī)定”的各要求是電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)具備的必要功能。 技術(shù)公司應(yīng)按照《功能規(guī)定》的各項要求開發(fā)這樣的系統(tǒng)。 《功能規(guī)定》的頒布有利于電子文件管理系統(tǒng)的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，有利于更好地共享和利用電子文件，文件工作人員可以利用電子文件管理系統(tǒng)實現(xiàn)電子文件的科學(xué)、高效、安全管理。

電子檔案管理軟件以文件的正式庫為中心，包括文件數(shù)字化和生產(chǎn)管理、文件整理目錄(立卷和歸檔)、文件內(nèi)容管理、文件輔助實體管理(招募、接收、交付)、文件利用(借用和查詢)、文件交換、系統(tǒng)管理、文件

電子檔案管理軟件系統(tǒng)需要考慮系統(tǒng)性能，許多特殊行業(yè)的日常電子證書歸檔量巨大，日歸檔量超過百萬，甚至更高。 傳統(tǒng)架構(gòu)的文件信息化管理系統(tǒng)不能接受這樣大量的數(shù)據(jù)。 而且，考慮到不僅數(shù)據(jù)量巨大，而且數(shù)據(jù)的接收和處理的迅速響應(yīng)，同步存檔給系統(tǒng)帶來了多任務(wù)處理壓力，系統(tǒng)在正式使用前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行壓力測試并通過測試

人力資源管理系統(tǒng)的人力資源管理模塊可以幫助企業(yè)創(chuàng)建員工資料、人力資源交易等其他基礎(chǔ)信息，幫助人力資源人員處理基本事務(wù)，如進(jìn)公司、交易、離職等，為其他模塊的分析、統(tǒng)計、預(yù)測、預(yù)警等高端應(yīng)用提供數(shù)據(jù)支持，降低經(jīng)營成本

企業(yè)許多紙質(zhì)原始存檔不會丟失，需要長期保存。 例如，可以通過合同、員工注冊表、各種證書等相關(guān)設(shè)備，將這些原始文件掃描為電子文件并保存在系統(tǒng)中進(jìn)行檢查。

由于文件的通用性，對于歸檔部門的當(dāng)前和未來的歸檔需求，系統(tǒng)設(shè)計不僅要考慮為文件管理員提供在線歸檔、數(shù)字接口等文件收集功能，還要考慮文件管理系統(tǒng)與存檔數(shù)據(jù)所在的信息系統(tǒng)的集成

創(chuàng)建電子文件后，需要進(jìn)行維護(hù)工作。 為每個用戶授予不同的權(quán)限，準(zhǔn)備即時存儲和備份。

文件管理的對象是各種文件材料，服務(wù)對象是文件用戶。 檔案管理要解決的基本矛盾是檔案的零散，混亂狀況與社會使用檔案時的集中度和制度之間的矛盾。 就其基本性質(zhì)和功能而言，檔案管理是一項管理和服務(wù)工作。 檔案管理不會產(chǎn)生物質(zhì)財富。 它僅僅是管理工作，而間接地是某種經(jīng)濟(jì)，政治和文化工作。 服務(wù)可以間接產(chǎn)生物質(zhì)財富，否則就沒有生存和發(fā)展的困難。 檔案管理隨著社會的發(fā)展而發(fā)展，檔案管理必須滿足日益增長的管理需求。

收集，整理，保存，評估，計數(shù)和提供和使用檔案的活動。 包括：檔案收集，檔案管理，檔案價值識別，檔案存儲，檔案分類和檔案檢索，檔案統(tǒng)計，檔案編輯和研究（請參閱檔案文件匯編），檔案提供和利用。 由于現(xiàn)代檔案管理已成為一個復(fù)雜的系統(tǒng)，因此也存在將其分為多個級別的方法。 第一級分為兩個子系統(tǒng)：歸檔實體管理和歸檔信息開發(fā)，每個子系統(tǒng)分為幾個級別的小型系統(tǒng)。

無論是國外的還是國內(nèi)的，大量實踐表明，企業(yè)的存在和發(fā)展始終與企業(yè)文件管理所提供的信息保障密不可分。 文件管理是現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的重要任務(wù)之一。 如果企業(yè)的文檔管理工作滯后或長時間處于低水平運行，將不可避免地直接影響企業(yè)的正常運行和健康發(fā)展。 然后，如何利用有效的企業(yè)文件管理系統(tǒng)和規(guī)范性建設(shè)來不斷提高企業(yè)文件管理水平，使企業(yè)文件可以對營銷，文化建設(shè)，資源利用，客戶服務(wù)等各項活動提供最大的貢獻(xiàn)和影響。 這是企業(yè)面臨的重要問題。

簡單模式，只需給文件數(shù)據(jù)表命名，例如財務(wù)文件，人事文件等，然后直接輸入所需的內(nèi)容，例如文件日期，文件標(biāo)題，信箱號等，即可實現(xiàn)查詢功能 ，自動目錄生成，打印，借用等。如果您希望將來實現(xiàn)檔案的專業(yè)管理，則可以在簡單數(shù)據(jù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。 恭喜您，使用簡單模式，您的文件信息將很快被數(shù)字化，因此您可以得到領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可以及文件管理機(jī)構(gòu)對文件管理數(shù)字化的基本要求。

隨著檔案工作任務(wù)繁重和企業(yè)發(fā)展要求之間的矛盾日益尖銳，很多企業(yè)不約而同的選擇了第三方公司進(jìn)行檔案托管，第三方公司的庫房有的是自建有的是租賃，那么在進(jìn)行檔案托管的時候如何在租賃庫房和自建庫房之間進(jìn)行選擇？那個會更加的合算呢？本文就給您詳細(xì)的介紹一下：

租賃庫房

這種模式的優(yōu)點包括：

1.降低風(fēng)險。租用相當(dāng)于將風(fēng)險轉(zhuǎn)為兩家共同承擔(dān)，起到一個較好的風(fēng)險轉(zhuǎn)嫁。

2.節(jié)約成本。租賃庫房可以使租賃方減少庫房的資本投資和財務(wù)風(fēng)險，只需支付相對較少的租金即可得到倉儲空間，由于檔案管理公司投入的成本相對較少，所以企業(yè)可以花較少的資金存儲檔案，在價格上有一定優(yōu)勢。

3.雙重管理。一方面租賃方可得到出租方的免費指導(dǎo)或服務(wù)，另一方面租賃方有很好的內(nèi)部管理制度與執(zhí)行力，使得庫房能夠更加安全、規(guī)范的開展業(yè)務(wù)。

4.倉庫位置靈活性強(qiáng)。企業(yè)租用倉庫，會根據(jù)市場的大小、市場的位置和客戶的偏好優(yōu)化選址的靈活性。

這種模式的缺點包括：

1.掌控能力弱。相較于自建來說租賃對庫房的掌控能力較弱，

2.在一定租賃期內(nèi)，租賃的倉儲面積是一定的，不會隨企業(yè)庫存量的改變而改變。

自建庫房

這種模式的優(yōu)點包括：

1.可以更大程度地控制倉儲。由于企業(yè)對倉庫擁有所有權(quán)，所以企業(yè)能夠?qū)�倉儲實施更大程度的控制，而且有助于與其他系統(tǒng)進(jìn)行協(xié)調(diào)。

2.儲位管理更具靈活性。由于企業(yè)是倉庫的所有者，所以可以按照企業(yè)要求和特點對倉庫進(jìn)行設(shè)計和布局。

3.最大程度表現(xiàn)企業(yè)實力。當(dāng)企業(yè)將產(chǎn)品儲存在自有倉庫中，會給客戶一種企業(yè)長期持續(xù)經(jīng)營的良好印象，客戶會認(rèn)為企業(yè)實力強(qiáng)、經(jīng)營穩(wěn)定、可靠，是企業(yè)持續(xù)的供應(yīng)者，這有助于提高企業(yè)的競爭優(yōu)勢。

這種模式的缺點包括：

1.企業(yè)資金投入大，長期占用一部分資金。不管企業(yè)對倉儲空間的需求如何，倉庫的容量是固定的，不能隨著需求的增加或減少而擴(kuò)大或減少。當(dāng)企業(yè)對倉儲空間的需求減少時，仍須承擔(dān)倉庫中未利用部分的成本；而當(dāng)企業(yè)對倉儲空間有額外需求時，倉庫卻無法滿足。

2.托管費用高。由于企業(yè)資金投入大，管理費用高，企業(yè)將會把成本分?jǐn)偟娇蛻舸鎯�費用上。

3.風(fēng)險承擔(dān)高。租用相當(dāng)于將風(fēng)險轉(zhuǎn)為兩家共同承擔(dān)，而自建的風(fēng)險則只能自行承擔(dān)。

以上就是租賃倉庫的優(yōu)缺點的相關(guān)的介紹，而租賃倉庫還是自建倉庫好，要從成本、庫房位置、服務(wù)性等綜合方面去考慮而下結(jié)論。

深化企業(yè)合同檔案管理的工作思路

1.建立完善的合同檔案管理制度

企業(yè)合同檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等各項活動正常運轉(zhuǎn)的重要保障，也是當(dāng)事人重要的法律憑證。企業(yè)根據(jù)檔案相關(guān)規(guī)定，需制定一套與本企業(yè)相符合的合同檔案管理辦法和實施細(xì)則，構(gòu)建和完善企業(yè)檔案管理體系，提高合同檔案管理的規(guī)范性。合同檔案管理規(guī)定需明確合同文本格式、所包含附件清單、合同編號原則和合同檔案歸檔范圍、合同檔案歸檔要求等，以保證企業(yè)合同檔案收集完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

按照國家對檔案工作實行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理”的基本原則，把合同檔案納入到綜合檔案管理的軌道，實行集中統(tǒng)一管理。合同檔案不僅是合同管理活動的原始記錄和憑證，更是企業(yè)的寶貴財富，是體現(xiàn)企業(yè)技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)實力、資質(zhì)、信譽的有力證明和充分反映。通過建章立制，使合同檔案管理有章可循，有據(jù)可依，明確合同檔案收集范圍、歸檔要求、提供利用等要求，使之成為企業(yè)文檔管理體系中重要組成部分，不斷完善規(guī)范。

2. 規(guī)范企業(yè)合同檔案科學(xué)管理

現(xiàn)企業(yè)里的合同檔案是作為企業(yè)檔案中的一個專門的獨立類別來管理，對已要求歸檔的合同文本要加強(qiáng)質(zhì)量把控，明確文本格式和歸檔符合規(guī)范要求外，還需要加強(qiáng)管控合同前期談判文件，審批文件等一系列與合同有關(guān)的附屬內(nèi)容，以確保合同檔案的成套性、內(nèi)容完整性和準(zhǔn)確性。

在需要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)大力支持時，檔案部門也要因地制宜采取有效措施，確保合同檔案的齊全完整規(guī)范，并能有效利用，使管理層認(rèn)識到企業(yè)合同檔案的重要性。在實際工作中，若在發(fā)生事務(wù)糾紛或問題時，通過利用合同檔案時，使其合同檔案的特性能充分發(fā)揮出來，能為企業(yè)在維護(hù)自身權(quán)益時起到關(guān)鍵性的重要作用，也就能讓領(lǐng)導(dǎo)管理層體會到合同檔案管理好壞所帶來的意義和結(jié)果會大不相同。為此，需要企業(yè)檔案管理部門對合同檔案的整理、保管和利用等規(guī)范化，有明確的管理要求和保障措施，以便需要時，能準(zhǔn)確、快速查找和安全利用。

3.加快信息化建設(shè)，提升合同檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化水平

“信息的價值正在于傳播，而不在于儲藏�！痹谛畔⒒�快速發(fā)展的今天，通過檔案信息化建設(shè)，把分散的信息以信息化的形式存儲起來，實現(xiàn)檔案信息處理計算機(jī)化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化、使信息接收、傳遞、存儲和利用一體化。以這種標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行管理，利用網(wǎng)絡(luò)連接手段提高資源利用率，實現(xiàn)信息資源共享。同樣，在企業(yè)合同管理工作中，采用先進(jìn)的信息化技術(shù)，對合同的起草、審查、審批、簽署和蓋章、履行、變更和解除、糾紛處理、編號及檔案管理工作都實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)平臺的在線處理和管理，完成實現(xiàn)合同管理一體化的目標(biāo)，保證合同檔案信息的齊全、準(zhǔn)確，也有利于合理開發(fā)和利用合同檔案。

企業(yè)在辦公平臺上納入了合同管理系統(tǒng)，從合同準(zhǔn)備、訂立、執(zhí)行和合同關(guān)閉等都實現(xiàn)了文件追蹤查詢，但其基礎(chǔ)信息錄入還待加強(qiáng)，合同變更或取消后，引起的一系列變化，都要進(jìn)行更改；另外，對紙質(zhì)文件也要按照合同管理要求同步管理。

4. 加強(qiáng)宣傳，樹立檔案意識和法律意識

近年來，企業(yè)加大了對部門兼職文檔員和檔案人員的培訓(xùn)力度，但對企業(yè)合同檔案方面的培訓(xùn)相對比較少，爭取在今后的工作中，增加合同檔案方面的培訓(xùn)。一方面可以讓大家了解合同檔案的重要意義，掌握相關(guān)的法律知識和簽約技巧，增強(qiáng)企業(yè)經(jīng)營合同檔案管理人員的合同法律意識與工作責(zé)任感；另一方面加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員的檔案意識和法律意識，為企業(yè)合同檔案的管理奠定良好的基礎(chǔ)。除此之外，努力推進(jìn)檔案宣傳的常態(tài)化，將宣傳滲透到日常工作中。

5 處理好合同檔案利用與保密的關(guān)系

《合同法》規(guī)定：當(dāng)事人在訂立合同中知悉的商業(yè)秘密，無論合同是否成立，不得泄露或使用。泄露或不正當(dāng)?shù)厥褂迷撋虡I(yè)秘密給對方造成損失，應(yīng)當(dāng)承擔(dān)損害賠償責(zé)任。許多合同檔案不可避免地會涉及當(dāng)事人的一些重要機(jī)密，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、資金秘密，對合同檔案中這些信息，要根據(jù)法律法規(guī)或交易規(guī)則，自覺遵守保密原則，嚴(yán)格履行合同檔案利用的審批權(quán)限和正確界定合同檔案的利用范圍，在此基礎(chǔ)上大力開發(fā)合同檔案資源，服務(wù)于企業(yè)的各項工作。

社會效益分析

(1 ) 社會效益的含義

社會效益是指人類的科技、生產(chǎn)、基建、管理、經(jīng)貿(mào)、教育、文化、軍事、政治等各種活動中創(chuàng)造出來的勞動成果為社會所共同享用, 或推動社會的發(fā)展和進(jìn)步, 造福于社會, 使社會受益的一種衡量勞動效果的概念。檔案利用的社會效益是指從社會總體利益出發(fā)來衡量檔案利用工作的效果與收益。

(2 ) 社會效益的體現(xiàn)

檔案利用工作的社會效益, 從廣義上理解, 它強(qiáng)調(diào)的不是個別利益, 而是社會總體利益, 它包括了檔案利用工作的經(jīng)濟(jì)效益、政治效益、思想文化效益等。從狹義上理解, 檔案工作的社會效益是相對于經(jīng)濟(jì)效益而言的, 即把檔案利用工作的一切非經(jīng)濟(jì)效益都理解為社會效益, 這樣檔案利用工作的社會效益的范圍就縮小了, 它只包括政治效益、思想文化效益等。例如, 利用檔案維護(hù)黨和國家的根本利益, 維護(hù)國家統(tǒng)一、領(lǐng)土完整、民族團(tuán)結(jié), 為黨和國家的重大決策, 為改革開放, 建立社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制服務(wù); 利用檔案維護(hù)社會的穩(wěn)定, 落實黨的各項政策, 為解決土地、房屋等產(chǎn)權(quán)糾紛以及劃定地界等提供憑證; 利用檔案維護(hù)公民和法人單位的合法權(quán)益, 利用檔案為公民提供個人出生、婚姻、財產(chǎn)、學(xué)歷、工齡等方面的公證材料, 為監(jiān)督合同、契約、協(xié)議的執(zhí)行提供依據(jù); 利用檔案為社會主義精神文明服務(wù), 利用檔案出版物、檔案展覽等形式向各界群眾, 尤其是青少年進(jìn)行愛國主義、革命傳統(tǒng)教育, 為歷史研究、學(xué)術(shù)研究和發(fā)展科學(xué)文化事業(yè)提供檔案信息服務(wù)等。

2 經(jīng)濟(jì)效益的測算

(1 ) 經(jīng)濟(jì)效益的含義

一般意義上的經(jīng)濟(jì)效益, 是勞動消耗與勞動成果之比, 檔案工作并不直接創(chuàng)造價值, 但檔案信息資源卻是社會各方面用來創(chuàng)造價值的中間體。對于檔案利用的經(jīng)濟(jì)效益評價, 必須強(qiáng)調(diào)從社會需要出發(fā)對其活動實效進(jìn)行評價。

(2 ) 經(jīng)濟(jì)效益的體現(xiàn)

一般說來, 檔案利用工作的經(jīng)濟(jì)效益包含三重意義: 一是, 由于利用了檔案信息, 節(jié)約了利用者的成本投入; 二是, 由于利用了檔案信息, 使利用者不僅節(jié)約了投入, 而且增加了產(chǎn)出; 三是, 由于利用了檔案信息, 利用者生產(chǎn)出的“ 產(chǎn)品” 滿足了市場需要, 或開辟了新的市場等。因而, 利用檔案信息資源所創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)效益,往往體現(xiàn)在以下方面:

利用檔案減少了勞動消耗, 降低產(chǎn)品成本, 節(jié)省生產(chǎn)費用。

利用檔案為企業(yè)挖潛、革新、改造、提高產(chǎn)品質(zhì)量作出了貢獻(xiàn), 有助于產(chǎn)品的更新?lián)Q代。

利用檔案為新產(chǎn)品、新技術(shù)的推廣服務(wù), 建立了技術(shù)市場, 為社會創(chuàng)造了財富。

利用檔案信息, 尋找、開拓了市場, 改善了經(jīng)營、促進(jìn)了銷售, 從而為個人和團(tuán)體創(chuàng)造了效益。

(3 ) 經(jīng)濟(jì)效益的測算

要準(zhǔn)確計算檔案利用的經(jīng)濟(jì)效益是困難的, 但近年來, 有關(guān)部門和一些學(xué)者提出了以下一些計算方式, 可供參考。

應(yīng)當(dāng)指出的是, 利用檔案信息資源所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益與社會效益是相互關(guān)聯(lián)的, 即存在交叉與包含關(guān)系, 如社會效益包括著經(jīng)濟(jì)效益。因為, 對檔案利用所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益的評價, 我們強(qiáng)調(diào)的是從社會需要出發(fā)對其活動實效進(jìn)行評價, 因而社會對檔案利用工作的滿意程度是檔案利用工作所產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益內(nèi)涵的核心, 這使得檔案利用工作的經(jīng)濟(jì)效益與社會上其他工作的經(jīng)濟(jì)效益有所不同。

目前檔案利用理論, 仍存在著基本概念不準(zhǔn)確的問題, 如檔案利用與檔案提供利用工作, 檔案利用與利用檔案以及檔案利用與檔案服務(wù)等概念間相互交叉, 相互混淆。明確概念的準(zhǔn)確含義不僅是理論上必須解決的問題, 而且是檔案利用工作實踐的需要。

1 檔案利用與檔案服務(wù)的概念

所謂檔案利用, 我們既可以把它理解為對檔案的利用, 即檔案利用者有目的地利用檔案; 也可把它理解為對檔案利用所做的工作, 即檔案部門、檔案工作者圍繞利用檔案開展的各種活動。因此 , 檔案利用的完整概念應(yīng)該是: 檔案利用者為著一定的目的實際使用檔案, 以及檔案部門、檔案工作者為著利用者有效地使用檔案進(jìn)行的全部工作活動。

所謂檔案服務(wù), 則是專指檔案部門、檔案工作者以加快檔案信息的傳播, 提高檔案的利用率, 便于利用者獲取檔案信息為出發(fā)點和根本目的所進(jìn)行的各項工作活動。由此可見, 檔案利用與檔案服務(wù)是互有聯(lián)系而又不盡相同的兩個概念。

2 檔案利用與檔案服務(wù)的區(qū)別

檔案利用與檔案服務(wù)的區(qū)別, 首先在于它們所針對的主體對象不同。檔案利用從利用檔案的角度看, 主要是針對利用者而言的;而檔案服務(wù)則是專門針對檔案部門和檔案工作者而言的。其次, 它們所包含的內(nèi)容不同。檔案利用的內(nèi)容包括: 檔案因何能被利用(檔案的潛在價值) , 怎樣才能被利用(檔案價值實現(xiàn)的條件) , 以及檔案利用的方式方法、利用者研究、利用效果的反饋評估、利用理論的形成和發(fā)展等; 檔案服務(wù)的內(nèi)容則包括: 服務(wù)思想的確立、服務(wù)的對象、服務(wù)的方式方法以及服務(wù)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的研究等。再次,它們在檔案工作中的地位與作用不同。檔案利用既是整個檔案工作的目的, 又是實現(xiàn)檔案潛在價值的具體活動和評價檔案工作優(yōu)勢的標(biāo)準(zhǔn), 同時也是增強(qiáng)社會檔案意識, 提高檔案工作社會地位的有效途徑; 檔案服務(wù)既是檔案工作中的一個具體環(huán)節(jié), 又是貫穿于整個檔案工作的指導(dǎo)思想, 它屬于一個更高、更深的層次。

3 檔案利用與檔案服務(wù)的聯(lián)系

檔案利用與檔案服務(wù)既有區(qū)別, 又有不可分割的聯(lián)系。其一,檔案利用需要是檔案服務(wù)產(chǎn)生、發(fā)展的前提和動力。有了檔案, 就有利用檔案的需要, 而有了利用檔案的需要, 就必然對檔案服務(wù)有所要求, 從而促進(jìn)檔案服務(wù)的產(chǎn)生與發(fā)展。其二, 檔案服務(wù)質(zhì)量是決定檔案利用效果的基礎(chǔ)和條件。毫無疑問, 積極主動、靈活多樣的優(yōu)質(zhì)服務(wù), 必然促進(jìn)檔案的有效利用, 反之, 則將有礙于檔案的有效利用。其三, 檔案利用效果又是檢驗檔案服務(wù)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)尺度。檔案服務(wù)質(zhì)量的高低, 雖然離不開檔案部門所做的工作, 但又不能惟以其工作質(zhì)量作判斷。衡量或評價檔案服務(wù)質(zhì)量的根本標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是檔案利用效果, 因為檔案利用效果是檔案工作質(zhì)量的綜合反映。其四, 檔案利用和檔案服務(wù)都是檔案工作與外界聯(lián)系的窗口,是整個檔案工作的反饋渠道。社會的利用需求信息, 是決定檔案服務(wù)方向和方式方法的主要依據(jù)。其五, 檔案利用者, 既是檔案利用的主體, 也是檔案服務(wù)的具體對象。檔案利用工作離不開對利用者的研究, 檔案服務(wù)在著重強(qiáng)調(diào)服務(wù)者主觀能動性的同時, 也離不開對利用者的研究。