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1 范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件歸檔、整理、保管、利用和過(guò)期銷(xiāo)毀的要求和方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于所有人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理與利用。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。  

GB/T 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范

DA/T 15-1995 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范

DA/T 22-2000 歸檔文件整理規(guī)則

3 術(shù)語(yǔ)和定義

下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1

人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件 records of life insurance business

指人身保險(xiǎn)公司在承保、保全、理賠及客戶(hù)服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的各種文字、圖表、照片、聲像等文件材料。

3.2

    人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案  archives of life insurance business

    指具有保存價(jià)值的，經(jīng)過(guò)鑒定、整理并歸檔的人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件（3.1）

3.3

承保業(yè)務(wù)文件 underwriting records

指投保人向保險(xiǎn)人提出投保要約直至締結(jié)保險(xiǎn)合同的過(guò)程中形成的文件。

3.4

保全業(yè)務(wù)文件 conservation records指人身保險(xiǎn)公司為了維持人身保險(xiǎn)合同的持續(xù)有效，根據(jù)保險(xiǎn)合同條款約定及客戶(hù)要求而提供的一系列保單服務(wù)過(guò)程中形成的文件。

 

3.5

理賠業(yè)務(wù)文件 claims records

指人身保險(xiǎn)公司按照合同約定，承擔(dān)保險(xiǎn)責(zé)任、履行保險(xiǎn)金給付義務(wù)的過(guò)程中形成的文件。

3.6

件 item

指歸檔業(yè)務(wù)文件的最小整理單位，一般以客戶(hù)單次提交的業(yè)務(wù)申請(qǐng)及其相關(guān)的業(yè)務(wù)處理資料為一件。例如投保單及相關(guān)的投保資料可以為一件；投保補(bǔ)充資料可以為一件；保險(xiǎn)合同送達(dá)回執(zhí)書(shū)可以為一件；理賠申請(qǐng)書(shū)及相關(guān)的理賠申請(qǐng)資料可以為一件。

4 總則

4.1 人身保險(xiǎn)公司應(yīng)對(duì)本公司在業(yè)務(wù)工作中形成的各種文件材料做好分類(lèi)、整理、歸檔、保管、定期鑒定及銷(xiāo)毀工作，必須保證業(yè)務(wù)檔案的安全、完整和準(zhǔn)確。

4.2 人身保險(xiǎn)公司對(duì)業(yè)務(wù)檔案中記載的客戶(hù)資料負(fù)有保密職責(zé)，嚴(yán)禁未經(jīng)客戶(hù)許可擅自對(duì)外泄露客戶(hù)資料。

4.3 人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案在采取紙質(zhì)載體的同時(shí)，應(yīng)輔助使用電子檔案進(jìn)行管理。歸檔業(yè)務(wù)文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)及電子文件時(shí)，在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上應(yīng)保持一致。

5 管理機(jī)構(gòu)和管理崗位職責(zé)

5.1 為保證人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作正常運(yùn)作，各人身保險(xiǎn)公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位，配備熟悉人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和檔案工作的專(zhuān)職管理人員。

5.2 人身保險(xiǎn)公司對(duì)自身的業(yè)務(wù)檔案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相應(yīng)檔案管理資質(zhì)的第三方管理的管理方式。

5.2.1 采取自行管理方式的，應(yīng)集中到省級(jí)公司統(tǒng)一管理。

5.2.2 采取委托第三方管理方式的，應(yīng)與第三方管理機(jī)構(gòu)簽訂管理合同，明確有關(guān)要求，指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)監(jiān)督該機(jī)構(gòu)的運(yùn)行。

5.3 檔案管理機(jī)構(gòu)和崗位的相關(guān)職責(zé)

5.3.1 按照國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定制定符合本公司檔案管理工作實(shí)際情況的檔案管理實(shí)施細(xì)則。

5.3.2 按有關(guān)規(guī)定完成日常各類(lèi)業(yè)務(wù)資料歸檔和保管等工作。檔案管理人員要定期檢查檔案保管情況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)采取措施進(jìn)行搶救。

5.3.3按照規(guī)定開(kāi)展檔案的利用工作，為各項(xiàng)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)和管理工作服務(wù)。

5.3.4對(duì)于達(dá)到保管期限的業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按檔案鑒定銷(xiāo)毀制度定期進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。

5.4 人身保險(xiǎn)公司應(yīng)建立和完善業(yè)務(wù)檔案管理工作檢查和考核制度。

6 業(yè)務(wù)文件的整理與歸檔

6.1 歸檔范圍

6.1.1 投保人在投保過(guò)程中和人身保險(xiǎn)公司在承保、合同保全、理賠及客戶(hù)服務(wù)等業(yè)務(wù)處理及服務(wù)環(huán)節(jié)中直接形成的業(yè)務(wù)文件。(參見(jiàn)附錄A 業(yè)務(wù)文件歸檔范圍)

6.1.2 為保證業(yè)務(wù)檔案的完整性，按照業(yè)務(wù)文件產(chǎn)生的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，劃定各類(lèi)業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍。不論采取何種載體形式，在業(yè)務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生的屬于歸檔范圍的業(yè)務(wù)文件，都應(yīng)進(jìn)行歸檔保管。

6.2 紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件整理與歸檔

6.2.1 各人身保險(xiǎn)公司都必須建立健全業(yè)務(wù)文件歸檔制度，業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)處理完畢后，要按照各類(lèi)業(yè)務(wù)文件的歸檔范圍和排列順序要求整理歸檔。

6.2.2 質(zhì)量要求

歸檔紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易蛻變的文件應(yīng)予復(fù)制。整理歸檔紙制業(yè)務(wù)文件所使用的書(shū)寫(xiě)材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保管要求。

6.2.3 整理方法

6.2.3.1 裝訂

紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件的裝訂原則是以件為單位，一件一裝訂�？梢圆扇【�裝、粘貼、連發(fā)卡式裝訂機(jī)或不銹鋼釘裝訂的方法。

6.2.3.2 分類(lèi)

紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件可以采用年度－業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（或機(jī)構(gòu)）－保管期限等方法進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)方案一經(jīng)確定應(yīng)保持穩(wěn)定。

6.2.3.3 排列

歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按時(shí)間結(jié)合業(yè)務(wù)處理順序等排列。

6.2.3.4 編目

歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)依據(jù)分類(lèi)方案和排列順序編制歸檔目錄。歸檔業(yè)務(wù)文件應(yīng)逐件編目。歸檔目錄設(shè)置保險(xiǎn)合同號(hào)、投保人、作業(yè)流水號(hào)、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。

6.2.3.5 裝具

6.2.3.5.1保存業(yè)務(wù)檔案可以使用紙箱、檔案盒及塑封等，裝具規(guī)格不限，但應(yīng)符合檔案管理的要求，有利于檔案的長(zhǎng)期保管。

6.2.3.5.2 檔案管理人員選取一定量裝訂好的待歸檔文件，按照歸檔目錄順序裝入檔案裝具。裝滿(mǎn)一單位后，順次裝入下一單位。

6.2.3.5.3 檔案裝具應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置年度、保管期限、類(lèi)別、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置起止件號(hào)、起止業(yè)務(wù)流水號(hào)、件數(shù)等選擇項(xiàng)。

6.2.3.5.4 備考表置于裝具內(nèi)檔案之后，項(xiàng)目包括裝具內(nèi)檔案情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。

6.3 電子文件整理與歸檔

6.3.1 人身保險(xiǎn)公司在業(yè)務(wù)處理過(guò)程中通過(guò)對(duì)紙質(zhì)業(yè)務(wù)文件采取掃描方式形成影像類(lèi)電子文件。

6.3.2通過(guò)質(zhì)檢的影像類(lèi)電子文件及其他屬歸檔范圍的業(yè)務(wù)處理電子文件應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)歸檔。6.3.3 人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)電子文件可以采取邏輯歸檔和物理歸檔兩種方式。

6.3.4 邏輯歸檔

6.3.4.1 進(jìn)行邏輯歸檔時(shí)，在保證電子文件與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容保持一致的條件下，可不改變?cè)�存�?chǔ)方式和位置，而僅將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門(mén)移交。

6.3.4.2 邏輯歸檔的電子檔案的載體可以為硬件存儲(chǔ)設(shè)備等。

6.3.4.3 應(yīng)對(duì)記載電子檔案的硬件存儲(chǔ)設(shè)備的信息進(jìn)行異地備份，并建立災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制。

6.3.4.4 采取電子檔案邏輯歸檔方式的人身保險(xiǎn)公司，應(yīng)有便捷的電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)。

6.3.5 物理歸檔

6.3.5.1 在進(jìn)行物理歸檔時(shí)，應(yīng)保證電子文件的歸檔內(nèi)容與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件的歸檔內(nèi)容一致，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上，定期向檔案部門(mén)移交。

6.3.5.2 檔案管理人員按照規(guī)定的項(xiàng)目對(duì)電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限，由主管人員簽署審核意見(jiàn)后做好相關(guān)登記。

6.3.5.3 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子檔案集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式兩套，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子檔案，則在解密后再制作拷貝。

6.3.5.4 存儲(chǔ)電子檔案的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上注明載體序號(hào)、卷宗號(hào)、類(lèi)別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期、用于閱讀電子檔案的計(jì)算機(jī)程序或操作系統(tǒng)版本等，歸檔后的電子檔案的載體設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。

6.3.5.5 對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子檔案，在每一個(gè)電子檔案的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。

7 業(yè)務(wù)檔案的保管

7.1 保管期限

人身保險(xiǎn)業(yè)務(wù)文件的保管期限必須劃分準(zhǔn)確，保管期限可分為保險(xiǎn)合同終止之日起10年、保險(xiǎn)合同終止之日起6年、檔案形成之日起6年三類(lèi)（參見(jiàn)附錄二 業(yè)務(wù)文件保管期限表）。

7.2 保管要求

7.2.1 人身保險(xiǎn)公司必須設(shè)置與本公司檔案業(yè)務(wù)發(fā)展相適宜的檔案庫(kù)房。檔案庫(kù)房應(yīng)符合抗震、防盜、防火、防高溫、防水、防潮、防有害氣體、防鼠、防塵、防蟲(chóng)、防霉、防強(qiáng)光等基本要求，保持適宜溫濕度。

7.2.2 物理歸檔的電子檔案應(yīng)嚴(yán)格按照電子檔案保管的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)直立存放于防塵、防垢、防變形的裝具中，定期對(duì)檔案進(jìn)行抽樣檢查，如發(fā)現(xiàn)光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)損壞等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)搶救。

7.2.3 載有邏輯歸檔電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)由信息技術(shù)部門(mén)進(jìn)行維護(hù)管理。

7.3 檔案管理人員調(diào)動(dòng)崗位時(shí)應(yīng)在離職前辦理好檔案庫(kù)房和業(yè)務(wù)檔案的交接手續(xù)。

8 業(yè)務(wù)檔案的利用

8.1查、借閱業(yè)務(wù)檔案應(yīng)辦理相關(guān)手續(xù)，嚴(yán)格遵守登記和審批制度。

8.2已經(jīng)采取電子檔案管理方式的，查閱檔案時(shí)，應(yīng)優(yōu)先查閱電子檔案，以保護(hù)檔案原件。

8.3 借閱人員歸還紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案后，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)檢查，確保業(yè)務(wù)檔案為原件，如發(fā)現(xiàn)丟失、損壞、缺頁(yè)等情況，應(yīng)追究有關(guān)人員責(zé)任。

8.4 電子檔案不對(duì)外提供借閱利用。內(nèi)部查閱電子檔案一般使用查閱盤(pán)或采取通過(guò)授權(quán)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)查閱的方式。

9 業(yè)務(wù)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

9.1 人身保險(xiǎn)公司應(yīng)對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案提出存毀意見(jiàn)。

9.2 對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，要登記造冊(cè)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后予以銷(xiāo)毀。

9.3 經(jīng)核準(zhǔn)銷(xiāo)毀的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案應(yīng)送本行政區(qū)域保密部門(mén)指定的造紙廠進(jìn)行銷(xiāo)毀。

9.4 銷(xiāo)毀電子檔案的方式，包括銷(xiāo)毀實(shí)體和銷(xiāo)毀信息兩種。實(shí)體銷(xiāo)毀即焚毀或粉碎；信息銷(xiāo)毀即對(duì)電子檔案進(jìn)行邏輯刪除或改錄信息。銷(xiāo)毀已經(jīng)物理歸檔的屬于保密范圍的電子檔案應(yīng)采用實(shí)體銷(xiāo)毀方式。

9.5 銷(xiāo)毀檔案時(shí)，必須有兩人監(jiān)銷(xiāo)，銷(xiāo)毀人員及監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清單上簽字，嚴(yán)格防止業(yè)務(wù)檔案遺失和泄密。銷(xiāo)毀清單應(yīng)按照銷(xiāo)毀時(shí)間順序永久保存?zhèn)洳椤?BR clear=all> 

附 錄 A

（規(guī)范性附錄）
業(yè)務(wù)文件歸檔范圍
 

 

1 承保業(yè)務(wù)文件歸檔范圍

1.1 核保審批類(lèi)文件

1.2 投保單

1.3 團(tuán)體保險(xiǎn)保險(xiǎn)單副本

1.4 團(tuán)體保險(xiǎn)被保險(xiǎn)人清單

1.5 業(yè)務(wù)員報(bào)告書(shū)

1.6 首期收費(fèi)憑證

1.7 體檢報(bào)告類(lèi)文件（包括但不限于病歷）

1.8 各類(lèi)問(wèn)卷（包括但不限于健康告知書(shū)、補(bǔ)充告知書(shū)、財(cái)務(wù)資料及各類(lèi)證明）

1.9 生存調(diào)查表或生存調(diào)查報(bào)告

1.10 保險(xiǎn)公司保存的各類(lèi)通知書(shū)、建議書(shū)及確認(rèn)書(shū)

1.11 授權(quán)書(shū)類(lèi)文件：如自動(dòng)轉(zhuǎn)賬授權(quán)書(shū)、賬戶(hù)復(fù)印件、賬戶(hù)所有人身份證復(fù)印件

1.12 客戶(hù)身份類(lèi)文件，如投保人身份證復(fù)印件、被保險(xiǎn)人身份證復(fù)印件

1.13 保險(xiǎn)合同送達(dá)回執(zhí)書(shū)

1.14 其他材料

2 保全業(yè)務(wù)文件歸檔范圍

2.1 申請(qǐng)書(shū)類(lèi)文件，如：保險(xiǎn)合同變更申請(qǐng)書(shū)、解除合同申請(qǐng)書(shū)、生存保險(xiǎn)金/利差/紅利領(lǐng)取申請(qǐng)書(shū)、恢復(fù)合同效力申請(qǐng)書(shū)、保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移申請(qǐng)書(shū)、借款申請(qǐng)書(shū)、保險(xiǎn)合同補(bǔ)/換發(fā)申請(qǐng)書(shū)等。

2.2 保險(xiǎn)合同原件（適用于根據(jù)業(yè)務(wù)處理規(guī)則需要收回保險(xiǎn)合同原件的保全項(xiàng)目）

2.3 最近一期保險(xiǎn)費(fèi)收費(fèi)憑證

2.4 客戶(hù)身份類(lèi)文件，如：投保人身份證復(fù)印件、被保險(xiǎn)人身份證復(fù)印件、受益人身份證復(fù)印件、監(jiān)護(hù)人身份證復(fù)印件、受托人身份證復(fù)印件等

2.5 授權(quán)書(shū)類(lèi)文件，如：自動(dòng)轉(zhuǎn)賬授權(quán)書(shū)、賬戶(hù)復(fù)印件、賬戶(hù)所有人身份證復(fù)印件

2.6 問(wèn)卷類(lèi)文件，如：補(bǔ)充告知問(wèn)卷等

2.7 確認(rèn)書(shū)類(lèi)文件，如：投保單補(bǔ)充更正確認(rèn)書(shū)、減額繳清確認(rèn)書(shū)等

2.8 聯(lián)系單類(lèi)文件，如：保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移聯(lián)系單等

2.9 通知書(shū)類(lèi)文件，如：保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移通知書(shū)等

2.10 回執(zhí)類(lèi)文件，如：附加險(xiǎn)續(xù)保通知書(shū)回執(zhí)等

2.11 清單類(lèi)文件，如：增/減人數(shù)清單等

2.12 證明類(lèi)文件，如：?jiǎn)挝蛔C明等

2.13 領(lǐng)款憑證

2.14 批單（業(yè)務(wù)留存聯(lián)）

2.15 其他材料

3 理賠業(yè)務(wù)文件歸檔范圍

3.1 理賠申請(qǐng)書(shū)

3.2 理賠協(xié)議書(shū)

3.3 理賠委托書(shū)

3.4 理賠案件調(diào)查筆錄

3.5 理賠計(jì)算書(shū)/理算報(bào)告

3.6 理賠案件調(diào)查報(bào)告

3.7 領(lǐng)款人身份及金額確認(rèn)書(shū)

3.8 保險(xiǎn)合同原件（適用于根據(jù)業(yè)務(wù)處理規(guī)則需要收回保險(xiǎn)合同原件的理賠案件）

3.9 理賠案件抄單

3.10 文件交接憑證

3.11 各種證據(jù)材料及證明類(lèi)文書(shū)

3.12 業(yè)務(wù)批單

3.13 客戶(hù)身份類(lèi)文件，如投保人身份證復(fù)印件、被保險(xiǎn)人身份證復(fù)印件、受益人身份證復(fù)印件、監(jiān)護(hù)人身份證復(fù)印件、受托人身份證復(fù)印件等

3.14 其他材料

 

 

附 錄 B
（規(guī)范性附錄）
業(yè)務(wù)文件保管期限表

 

 

 

 

 

第一條 為規(guī)范婚姻登記檔案管理，維護(hù)婚姻當(dāng)事人的合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》和《婚姻登記條例》，制定本辦法。

第二條 婚姻登記檔案是婚姻登記機(jī)關(guān)在辦理結(jié)婚登記、撤銷(xiāo)婚姻、離婚登記、補(bǔ)發(fā)婚姻登記證的過(guò)程中形成的具有憑證作用的各種記錄。

第三條 婚姻登記主管部門(mén)對(duì)婚姻登記檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理，并接受同級(jí)地方檔案行政管理部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。

第四條 婚姻登記機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)履行下列檔案工作職責(zé)：

（一）及時(shí)將辦理完畢的婚姻登記材料收集、整理、歸檔；

（二）建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，確保婚姻登記檔案的齊全完整；

（三）采用科學(xué)的管理方法，提高婚姻登記檔案的保管水平；

（四）辦理查檔服務(wù)，出具婚姻登記記錄證明，告知婚姻登記檔案的存放地；

（五）辦理婚姻登記檔案的移交工作。

第五條 辦理結(jié)婚登記（含復(fù)婚、補(bǔ)辦結(jié)婚登記，下同）形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

    （一）《結(jié)婚登記審查處理表》；

（二）《申請(qǐng)結(jié)婚登記聲明書(shū)》或者《申請(qǐng)補(bǔ)辦結(jié)婚登記聲明書(shū)》；

（三）香港特別行政區(qū)居民、澳門(mén)特別行政區(qū)居民、臺(tái)灣地區(qū)居民、出國(guó)人員、華僑以及外國(guó)人提交的《婚姻登記條例》第五條規(guī)定的各種證明材料（含翻譯材料）；

（四）當(dāng)事人身份證件（從《婚姻登記條例》第五條規(guī)定，下同）復(fù)印件；

（五）其他有關(guān)材料。

第六條 辦理撤銷(xiāo)婚姻形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

（一）婚姻登記機(jī)關(guān)關(guān)于撤銷(xiāo)婚姻的決定；

（二）《撤銷(xiāo)婚姻申請(qǐng)書(shū)》；

（三）當(dāng)事人的結(jié)婚證原件；

（四）公安機(jī)關(guān)出具的當(dāng)事人被拐賣(mài)、解救證明，或人民法院作出的能夠證明當(dāng)事人被脅迫結(jié)婚的判決書(shū)；

（五）當(dāng)事人身份證件復(fù)印件；

（六）其他有關(guān)材料。

第七條 辦理離婚登記形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

（一）《離婚登記審查處理表》；

（二）《申請(qǐng)離婚登記聲明書(shū)》；

（三）當(dāng)事人結(jié)婚證復(fù)印件；

（四）當(dāng)事人離婚協(xié)議書(shū)；

（五）當(dāng)事人身份證件復(fù)印件；

（六）其他有關(guān)材料。

第八條 辦理補(bǔ)發(fā)婚姻登記證形成的下列材料應(yīng)當(dāng)歸檔：

（一）《補(bǔ)發(fā)婚姻登記證審查處理表》；

（二）《申請(qǐng)補(bǔ)領(lǐng)婚姻登記證聲明書(shū)》；

（三）婚姻登記檔案保管部門(mén)出具的婚姻登記檔案記錄證明或其他有關(guān)婚姻狀況的證明；

（四）當(dāng)事人身份證件復(fù)印件；

（五）當(dāng)事人委托辦理時(shí)提交的經(jīng)公證機(jī)關(guān)公證的當(dāng)事人身份證件復(fù)印件和委托書(shū)，受委托人本人的身份證件復(fù)印件；

（六）其他有關(guān)材料。

第九條 婚姻登記檔案按照年度—婚姻登記性質(zhì)分類(lèi)�；橐龅怯浶再|(zhì)分為結(jié)婚登記類(lèi)、撤銷(xiāo)婚姻類(lèi)、離婚登記類(lèi)和補(bǔ)發(fā)婚姻登記證類(lèi)四類(lèi)。

人民法院宣告婚姻無(wú)效或者撤銷(xiāo)婚姻的判決書(shū)副本歸入撤銷(xiāo)婚姻類(lèi)檔案。

婚姻無(wú)效或者撤銷(xiāo)婚姻的，應(yīng)當(dāng)在當(dāng)事人原婚姻登記檔案的《結(jié)婚登記審查處理表》的“備注”欄中注明有關(guān)情況及相應(yīng)的撤銷(xiāo)婚姻類(lèi)檔案的檔號(hào)。

第十條 婚姻登記材料的立卷歸檔應(yīng)當(dāng)遵循下列原則與方法：

（一）婚姻登記材料按照年度歸檔。

（二）一對(duì)當(dāng)事人婚姻登記材料組成一卷。

（三）卷內(nèi)材料分別按照本辦法第五、六、七、八條規(guī)定的順序排列。

（四）以有利于檔案保管和利用的方法固定案卷。

（五）按本辦法第九條的規(guī)定對(duì)案卷進(jìn)行分類(lèi)，并按照辦理婚姻登記的時(shí)間順序排列。

（六）在卷內(nèi)文件首頁(yè)上端的空白處加蓋歸檔章（見(jiàn)附件1），并填寫(xiě)有關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、室編卷號(hào)、館編卷號(hào)和頁(yè)數(shù)等項(xiàng)目。

全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

年度：案卷的所屬年度。

室編卷號(hào)：案卷排列的順序號(hào)，每年每個(gè)類(lèi)別分別從“1”開(kāi)始標(biāo)注。

館編卷號(hào)：檔案移交時(shí)按進(jìn)館要求編制。

頁(yè)數(shù)：卷內(nèi)材料有文字的頁(yè)面數(shù)。

（七）按室編卷號(hào)的順序?qū)⒒橐龅怯洐n案裝入檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊和備考表的項(xiàng)目。

檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱(chēng)和婚姻登記處名稱(chēng)（見(jiàn)附件2）。

檔案盒盒脊設(shè)置全宗號(hào)、年度、婚姻登記性質(zhì)、起止卷號(hào)和盒號(hào)等項(xiàng)目（見(jiàn)附件3）。其中，起止卷號(hào)填寫(xiě)盒內(nèi)第一份案卷和最后一份案卷的卷號(hào)，中間用“—”號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列順序號(hào)，在檔案移交時(shí)按進(jìn)館要求編制。

備考表置于盒內(nèi)，說(shuō)明本盒檔案的情況，并填寫(xiě)整理人、檢查人和日期（見(jiàn)附件4）。

（八）按類(lèi)別分別編制婚姻登記檔案目錄（見(jiàn)附件5）。

（九）每年的婚姻登記檔案目錄加封面后裝訂成冊(cè)，一式三份，并編制目錄號(hào)（見(jiàn)附件6）。

第十一條 婚姻登記材料的歸檔要求：

（一）當(dāng)年的婚姻登記材料應(yīng)當(dāng)在次年的3月31日前完成立卷歸檔；

（二）歸檔的婚姻登記材料必須齊全完整，案卷規(guī)范、整齊，復(fù)印件一律使用A4規(guī)格的復(fù)印紙，復(fù)印件和照片應(yīng)當(dāng)圖像清晰；

（三）歸檔章、檔案盒封面、盒脊、備考表等項(xiàng)目，使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水鋼筆填寫(xiě)；婚姻登記檔案目錄應(yīng)當(dāng)打�。粋淇急砗蜋n案目錄一律使用A4規(guī)格紙張。

第十二條 使用計(jì)算機(jī)辦理婚姻登記所形成的電子文件，應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件一并歸檔，歸檔要求參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）。

第十三條 婚姻登記檔案的保管期限為100年。對(duì)有繼續(xù)保存價(jià)值的可以延長(zhǎng)保管期限直至永久。

第十四條 婚姻登記檔案應(yīng)當(dāng)按照下列規(guī)定進(jìn)行移交：

（一）縣級(jí)（含）以上地方人民政府民政部門(mén)形成的婚姻登記檔案，應(yīng)當(dāng)在本單位檔案部門(mén)保管一定時(shí)期后向同級(jí)國(guó)家檔案館移交，具體移交時(shí)間由雙方商定。

（二）具有辦理婚姻登記職能的鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府形成的婚姻登記檔案應(yīng)當(dāng)向鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）檔案部門(mén)移交，具體移交時(shí)間從鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）的規(guī)定。

鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府應(yīng)當(dāng)將每年的婚姻登記檔案目錄副本向上一級(jí)人民政府民政部門(mén)報(bào)送。

（三） 被撤銷(xiāo)或者合并的婚姻登記機(jī)關(guān)的婚姻登記檔案應(yīng)當(dāng)按照前兩款的規(guī)定及時(shí)移交。

第十五條 婚姻登記檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守下列規(guī)定：

（一）婚姻登記檔案保管部門(mén)應(yīng)當(dāng)建立檔案利用制度，明確辦理程序，維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益；

（二）婚姻登記機(jī)關(guān)可以利用本機(jī)關(guān)移交的婚姻登記檔案；

（三）婚姻當(dāng)事人持有合法身份證件，可以查閱本人的婚姻登記檔案；婚姻當(dāng)事人因故不能親自前往查閱的，可以辦理授權(quán)委托書(shū)，委托他人代為辦理，委托書(shū)應(yīng)當(dāng)經(jīng)公證機(jī)關(guān)公證；

（四）人民法院、人民檢察院、公安和安全部門(mén)為確認(rèn)當(dāng)事人的婚姻關(guān)系，持單位介紹信可以查閱婚姻登記檔案；律師及其他訴訟代理人在訴訟過(guò)程中，持受理案件的法院出具的證明材料及本人有效證件可以查閱與訴訟有關(guān)的婚姻登記檔案；

（五）其他單位、組織和個(gè)人要求查閱婚姻登記檔案的，婚姻登記檔案保管部門(mén)在確認(rèn)其利用目的合理的情況下，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核，可以利用；

（六）利用婚姻登記檔案的單位、組織和個(gè)人，不得公開(kāi)婚姻登記檔案的內(nèi)容，不得損害婚姻登記當(dāng)事人的合法權(quán)益；

（七）婚姻登記檔案不得外借，僅限于當(dāng)場(chǎng)查閱；復(fù)印的婚姻登記檔案需加蓋婚姻登記檔案保管部門(mén)的印章方為有效。

第十六條 婚姻登記檔案的鑒定銷(xiāo)毀應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

（一）婚姻登記檔案保管部門(mén)對(duì)保管期限到期的檔案要進(jìn)行價(jià)值鑒定，對(duì)無(wú)保存價(jià)值的予以銷(xiāo)毀，但婚姻登記檔案目錄應(yīng)當(dāng)永久保存。

（二）對(duì)銷(xiāo)毀的婚姻登記檔案應(yīng)當(dāng)建立銷(xiāo)毀清冊(cè)，載明銷(xiāo)毀檔案的時(shí)間、種類(lèi)和數(shù)量，并永久保存。

（三）婚姻登記檔案保管部門(mén)應(yīng)當(dāng)派人監(jiān)督婚姻登記檔案的銷(xiāo)毀過(guò)程，確保銷(xiāo)毀檔案沒(méi)有漏銷(xiāo)或者流失，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。

第十七條 本辦法由民政部負(fù)責(zé)解釋。

第十八條 本辦法自公布之日起施行。

 

附件1

歸檔章式樣

 

附件2

檔案盒封面式樣

（全宗名稱(chēng)）

（婚姻登記處名稱(chēng)）

 

附件3

檔案盒盒脊式樣

全宗號(hào)
年度
婚姻登記性質(zhì)
起止卷號(hào)	室
	館
盒號(hào)

 

附件4

備考表式樣

備   考   表

 

盒內(nèi)案卷情況說(shuō)明                                                                       整理人：                           檢查人:                                 年    月    日

 

附件5

婚姻登記檔案目錄式樣

5a  結(jié)婚登記檔案目錄

 

室編卷號(hào)	結(jié)婚證字號(hào)	姓名	身份證件號(hào)碼	頁(yè)數(shù)	備注
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：

 

5b  撤銷(xiāo)婚姻檔案目錄

 

室編卷號(hào)	決定 機(jī)關(guān)及文號(hào)	姓名	身份證件號(hào)碼	頁(yè)數(shù)	備注
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：

 

5c 離婚登記檔案目錄

 

室編卷號(hào)	離婚證字號(hào)	姓名	身份證件號(hào)碼	頁(yè)數(shù)	備注
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：

 

5d補(bǔ)發(fā)婚姻登記證檔案目錄

 

室編卷號(hào)	補(bǔ)發(fā)證件字號(hào)（結(jié)/離）	姓名	身份證件號(hào)碼	頁(yè)數(shù)	備注
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：
		男：
		女：

 

附件6

婚姻登記檔案目錄封面式樣

 

婚姻登記檔案目錄       全宗名稱(chēng)：   全 宗 號(hào)：   目 錄 號(hào)：   年    度：   婚姻登記性質(zhì) ：                 編制機(jī)關(guān)：   編制日期：

 

每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規(guī)范的還不少，原因是檔案人員對(duì)歸檔文件分類(lèi)、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對(duì)如何規(guī)范歸檔文件（即文書(shū)檔案）的整理與編目提出了簡(jiǎn)明扼要的方法，供大家參考。

    第一步 清理文件，即把上一年收發(fā)文及帳外文件材料區(qū)分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結(jié)合《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限的規(guī)定》（即國(guó)家檔案局8號(hào)令）制定好本單位的檔案保管期限表，對(duì)照條款，逐份文件進(jìn)行鑒定。

    概要地說(shuō)，即便于實(shí)際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：

    永久（Y）：

    1.收文中針對(duì)性文件：A、看是否主送本單位即批復(fù)類(lèi)文件；B、看內(nèi)容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類(lèi)文件。

    2.收文中方針政策性文件，如決定、規(guī)定、辦法、意見(jiàn)等。

    3.發(fā)文中屬本單位主要職能活動(dòng)的重要的文件材料；本單位開(kāi)展重大活動(dòng)形成的文件材料。

    4.注重“賬外”文件材料的收集與歸檔（即本單位計(jì)劃與總結(jié)、各類(lèi)人員名冊(cè)、工資冊(cè)、勞動(dòng)工資年報(bào)，重要?jiǎng)?chuàng)建活動(dòng)文件材料等）。

    定期30年（D30）：

    1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)下發(fā)的需要長(zhǎng)期執(zhí)行的方針政策性文件（如注明試行的、暫行的辦法、條例、規(guī)定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規(guī)；

    2.發(fā)文：本單位形成的比較重要的業(yè)務(wù)文件材料（大致包括：內(nèi)部管理制度，獎(jiǎng)勵(lì)制度，業(yè)務(wù)操作規(guī)程等）。

    定期10年（D10）：

    1.收文：上級(jí)主管機(jī)關(guān)及本地區(qū)各部、局、辦普發(fā)的短期內(nèi)需要查考的文件；

    2.本單位形成的事務(wù)性的、辦理一般性工作形成的文件。

    簡(jiǎn)單扼要地講，區(qū)（縣）級(jí)機(jī)關(guān)、文件數(shù)量比較大，特別是要進(jìn)館的單位，區(qū)分保期限期盡量按照國(guó)家檔案局8號(hào)令的規(guī)定來(lái)；文件數(shù)量不多或比較基層的單位，可以往“自己”靠，即本單位形成的、針對(duì)本單位工作的文件材料，其保管期限可從長(zhǎng)。

    第二步 按件裝訂：界定何為一“件”，具體見(jiàn)《歸檔文件整理規(guī)則》�！凹�”有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當(dāng)?shù)摹敖M件”。文件材料已有電子文檔的，可采用縫紉機(jī)軋邊（固定）；后期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來(lái)裝訂，以便于還原和高速掃描。裝訂后的文件材料，每件敲上“檔號(hào)章”。

    第三步 排列文件：區(qū)分“黨群”、“行政”、“業(yè)務(wù)”三大類(lèi)之后在每類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目下按事由排列文件。黨群工作類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般設(shè)：①黨務(wù)、②工會(huì)，③共青團(tuán)、④婦女工作、⑤學(xué)(協(xié))會(huì)，在①下按時(shí)間排列文件，②③④⑤同上，文件數(shù)量少的單位可在黨群類(lèi)下直接按二級(jí)類(lèi)目排列。

    行政管理類(lèi)下設(shè)二級(jí)類(lèi)目，一般有：①組織人事；②政(事)務(wù)；③財(cái)產(chǎn)管理，①下按時(shí)間先后排列，②③同理。(政務(wù)：文字秘書(shū)工作；事務(wù)：后勤保障一類(lèi)；財(cái)產(chǎn)管理即審計(jì)、會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)、車(chē)輛、設(shè)備、房產(chǎn)管理等工作中形成的文件材料)。

    業(yè)務(wù)管理類(lèi)：本單位業(yè)務(wù)管理工作中形成的文件材料，要根據(jù)各單位主管業(yè)務(wù)的不同情況，區(qū)分屬類(lèi)、排列文件。

    第四步 編號(hào)：永久、定期30年、定期10年分別編三個(gè)流水號(hào)，一年一編（即填寫(xiě)檔號(hào)章上的歸檔信息）。

    第五步 編目：按保管期限分別填寫(xiě)《歸檔文件目錄》。

    第六步 填寫(xiě)備考表，裝盒、填寫(xiě)脊背（可統(tǒng)一用數(shù)字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。

為規(guī)范我縣公路建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔工作，確保公路建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、交通部《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》及《公路工程竣（交）工驗(yàn)收辦法》，制定本辦法。

安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)辦法

 

第一條  為了適應(yīng)新形勢(shì)下全省機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的要求，進(jìn)一步提高全省機(jī)關(guān)檔案工作整體建設(shè)水平，更好地為“兩個(gè)文明”建設(shè)服務(wù)。根據(jù)《檔案法》及有關(guān)法規(guī)，制定本辦法。
    第二條  機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理是根據(jù)國(guó)家有關(guān)機(jī)關(guān)檔案工作的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及我省機(jī)關(guān)檔案工作現(xiàn)狀和近期發(fā)展計(jì)劃，制定出機(jī)關(guān)檔案工作等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序、辦法進(jìn)行考評(píng)、認(rèn)定等級(jí)的一種檔案工作管理方式。
    第三條  機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)分為“省二級(jí)”、“省一級(jí)”、“省特級(jí)”三個(gè)等級(jí)�！笆《�級(jí)”是基本要求，“省特級(jí)”為最高等級(jí)。申報(bào)評(píng)審等級(jí)原則上從低到高，逐級(jí)進(jìn)行。
    第四條  五年以前機(jī)關(guān)檔案管理已經(jīng)定級(jí)的單位，均需重新考評(píng)認(rèn)定。申報(bào)評(píng)審等級(jí)可以是原等級(jí)或原等級(jí)上一等級(jí)。
    第五條  機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)采用百分制計(jì)分辦法，按照《安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)內(nèi)容和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)》，各等級(jí)分?jǐn)?shù)標(biāo)準(zhǔn)為：
    省二級(jí)，80分以上(不含80分)；省一級(jí)，90分以上(不含90分)；省特級(jí)，98分以上(不含98分)。
    第六條  省特級(jí)應(yīng)具備以下硬性條件：
    1、檔案數(shù)量在3000卷(冊(cè)、盒、袋)以上；
    2、檔案用房在100平方米以上；
    3、現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備齊全、精良；
    4、計(jì)算機(jī)全部實(shí)行了文書(shū)檔案文件級(jí)條目存儲(chǔ)與檢
 索。
    第七條  機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理申報(bào)、考評(píng)及審批權(quán)跟：
    省直機(jī)關(guān)及其二級(jí)單位直接向省檔案局申報(bào)，由省檔案局組織考評(píng)，并審批；
    市、地、縣(區(qū))直屬機(jī)關(guān)及其二級(jí)單位可向所在市、地檔案局申報(bào)，省檔案局委托市、地檔案局組織考評(píng)（不再行文）。省二級(jí)由市、地檔案局審批，省一級(jí)、省特級(jí)由省檔案局審批。
    市、地、縣(區(qū))直屬機(jī)關(guān)及其二級(jí)單位申報(bào)省特級(jí)，由市、地檔案局審查后，向省檔案局請(qǐng)示。并附報(bào)該單位申報(bào)材料，經(jīng)省檔案局同意方可組織考評(píng)。
    與上級(jí)主管部門(mén)有隸屬關(guān)系或上級(jí)主管部門(mén)對(duì)申報(bào)、考評(píng)有規(guī)定要求的機(jī)關(guān)及其二級(jí)單位，須同時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)申報(bào)，由檔案行政管理部門(mén)主動(dòng)聯(lián)系主管部門(mén)進(jìn)行審查，并會(huì)同主管部門(mén)組織考評(píng)。
    第八條  機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理等級(jí)申報(bào)必須準(zhǔn)備好以下文件材料：
    1、申請(qǐng)報(bào)告；
    2、自檢報(bào)告。主要內(nèi)容包括機(jī)關(guān)概況、開(kāi)展檔案工作目標(biāo)管理的措施、效果及自我評(píng)價(jià)等；
    3、機(jī)關(guān)檔案工作基本情況登記表；
    4、自檢評(píng)分表。
    第九條  考評(píng)工作堅(jiān)持嚴(yán)肅、認(rèn)真、公正、實(shí)事求是和簡(jiǎn)化手續(xù)的原則。
    考評(píng)工作由考評(píng)組具體進(jìn)行。考評(píng)組由3至5人組成。評(píng)審員必須是從事檔案工作5年以上，熟悉機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)的人員。
    具體考評(píng)要作中應(yīng)形成以下材料：
    1、考評(píng)組成員名單及考評(píng)程序；
     2、扣分記錄表；
    3、考評(píng)意見(jiàn)。主要內(nèi)容包括基本評(píng)價(jià)、整改建議和考評(píng)組成員簽字。
    第十條  審批要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格把關(guān)。必要時(shí)可責(zé)成考評(píng)組重新考評(píng)。批準(zhǔn)須頒發(fā)批準(zhǔn)文件，主送或抄送各有關(guān)單位。
    第十一條  機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理等級(jí)證書(shū)、證狀、銅質(zhì)標(biāo)牌和個(gè)人榮譽(yù)證書(shū)，統(tǒng)由省檔案局印制，根據(jù)審批權(quán)限由省檔案局或市、地檔案局分別頒發(fā)和編號(hào)。
    省特級(jí)、省一級(jí)，頒發(fā)銅質(zhì)標(biāo)牌和證書(shū)；省二級(jí)，頒發(fā)證狀和證書(shū)。
    第十二條  本辦法由頒發(fā)之日起施行。
    第十三條  本辦法由省檔案局負(fù)責(zé)解釋。
   安徽省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理
    考評(píng)內(nèi)容及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)
    一、組織管理(17條、26分]
    1、明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)(0.5)及其崗位職責(zé)(0.5)，1分。
    2、明確了分管檔案工作的辦公室或其它部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)(0.5)及其崗位職責(zé)(0.5)，1分。
    ＊檔案部門(mén)為直屬職能部門(mén)，并明確了分管領(lǐng)導(dǎo)，不扣分。
    3、成立了綜合檔案室，對(duì)本機(jī)關(guān)各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案實(shí)行了綜合管理，3分。
    ＊分散管理不得分；末完全實(shí)行綜合管理，酌情扣分。
    4、檔案工作列入了本機(jī)關(guān)近期規(guī)劃(0.3)和當(dāng)年年度計(jì)劃(0.3)，并能認(rèn)真執(zhí)行(0.4)，1分。
    5、檔案工作列入了領(lǐng)導(dǎo)重要議事日程，對(duì)檔案工作有部署、有檢查、有總結(jié)，能及時(shí)研究解決檔案工作中的困難和問(wèn)題，2分。
    6、文件材料形成、積累、整理與歸檔列入了本機(jī)關(guān)各部門(mén)的工作程序或崗位職責(zé)，2分。
    7、檔案人員參加了本機(jī)關(guān)基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、科研成果鑒定、購(gòu)進(jìn)設(shè)備開(kāi)箱及有關(guān)重要會(huì)議和活動(dòng)，1分。
    ＊分管的辦公室主任或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)參加上述活動(dòng)，不得分。
    8、綜合檔案室配備了能夠適應(yīng)檔案工作需要的專(zhuān)職或兼職檔案人員，1分。    ＊保管檔案、資料達(dá)2500卷(冊(cè)、盒、袋)，需配備1名專(zhuān)職檔案人員；在2500卷(冊(cè)、盒、袋)以上，按大體比例需增配專(zhuān)職和兼職檔案人員；
    分管的辦公室主任兼檔案室主任，可算作兼職檔案人員。
    9、專(zhuān)、兼職檔案人員均具有中專(zhuān)、高中以上文化程度，1分。
    10、本機(jī)關(guān)各部門(mén)配備了專(zhuān)職或兼職的文書(shū)處理人員，形成了從文書(shū)工作到檔案工作的網(wǎng)絡(luò)管理體系，1分。
    11、專(zhuān)、兼職檔案人員和專(zhuān)、兼職文書(shū)處理人員全部經(jīng)過(guò)系統(tǒng)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)(1.5)；專(zhuān)、兼職檔案人員全部經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)(0.5)，2分。
    ＊經(jīng)過(guò)系統(tǒng)檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)系指參加過(guò)培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)了文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)等檔案專(zhuān)業(yè)課程以及檔案法律、法規(guī)、規(guī)章，并取得合格證書(shū)。
    未全部經(jīng)過(guò)培訓(xùn)統(tǒng)—按比例扣分。
    12、執(zhí)行了本機(jī)關(guān)各部門(mén)專(zhuān)、兼職文書(shū)處理人員立卷制度，1分。
    13、專(zhuān)、兼職文書(shū)處理人員定期或不定期開(kāi)展了立卷學(xué)習(xí)、立卷評(píng)比和立卷經(jīng)驗(yàn)交流等活動(dòng)，1分。
    14、依據(jù)檔案法律、法規(guī)、規(guī)章制定了文件材料收集、整理、歸檔和檔案保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等各項(xiàng)工作規(guī)章制度，并能?chē)?yán)格執(zhí)行，1分。
    ＊在制定的規(guī)章制度中只要包括本條中各項(xiàng)內(nèi)容，不扣分。
    15、領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)開(kāi)展了系統(tǒng)(本行業(yè)、本專(zhuān)業(yè))檔案工作：組織召開(kāi)了本系統(tǒng)檔案工作會(huì)議(1)，舉辦了本系統(tǒng)檔案入員、文書(shū)處理人員檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)(1)，在本系統(tǒng)貫徹執(zhí)行了上級(jí)檔案行政管理部門(mén)或?qū)�業(yè)主管部門(mén)頒發(fā)的檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范(1)、對(duì)本系統(tǒng)檔案工作進(jìn)行了檢查、評(píng)比和獎(jiǎng)勵(lì)(1)，對(duì)本系統(tǒng)檔案工作實(shí)行了目標(biāo)管理．并獲得良好效果(1)，5分。
    ＊實(shí)行“條條”管理。有領(lǐng)導(dǎo)和被領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和實(shí)行“塊塊”管理，業(yè)務(wù)上有指導(dǎo)和被指導(dǎo)關(guān)系的機(jī)關(guān)單位，均須依據(jù)本條進(jìn)行評(píng)分。
    16、檔案人員和文書(shū)處理人員愛(ài)崗敬業(yè)，忠于職守，具有良好的職業(yè)道德，1分。
    17、近五年以來(lái)因檔案工作成績(jī)顯著，由上級(jí)黨委、政府、檔案行政管理部門(mén)、專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)或其它有關(guān)部門(mén)授予“先進(jìn)單位”，“優(yōu)秀單位”等稱(chēng)號(hào)或給予表彰、獎(jiǎng)勵(lì)，1分。
    二、設(shè)施設(shè)備(11條、19分)
    1、有適應(yīng)檔案保管和利用需要的用房，做到了檔案庫(kù)房、調(diào)閱室和檔案人員辦公室“三分開(kāi)”，4分。
    ＊調(diào)閱室和檔案人員辦公室合用，酌情扣分。
    2、設(shè)置了計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)等技術(shù)用房，1分。
    ＊無(wú)技術(shù)用房，酌情扣分。
    3、設(shè)置了永久的榮譽(yù)實(shí)物檔案陳列室。1分。
    ＊無(wú)榮譽(yù)檔案陳列室，酌情扣分。
    4、有適應(yīng)檔案管理需要的整齊的檔案、資料櫥、柜、架，4
  分。 
    ＊有電子檔案，無(wú)防磁柜，酌情扣分。
    5、檔案庫(kù)房使用了溫、濕度測(cè)量?jī)x(0.3)和去濕機(jī)(0.7)、空調(diào)器(1)等溫、濕度測(cè)控設(shè)備，2分。
    6、檔案庫(kù)安裝了防盜門(mén)、防盜窗欄(O.5)，配備了適用于檔案庫(kù)房的消防器材(0.5)，1分。
    7、檔案庫(kù)房配置了防光窗簾(0.2)，嚴(yán)密了門(mén)窗(0.3)，使用了除塵器(o.5)，1分。    8、配置了照相機(jī)(0.2)、錄音機(jī)(0.3)、錄放像機(jī)(0.5)，1分。
    9、配置了靜電復(fù)印機(jī)，1分。
    10、配置了適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要的計(jì)算機(jī)。2分。
    11、綜合檔案室清潔、整齊，內(nèi)部環(huán)境優(yōu)美，1分。
    三、業(yè)務(wù)建設(shè)(18條、30分)
    1、根據(jù)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)和專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)的規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，確定了本機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍(1.5)和不歸檔范圍(0.5)，2分。
    2、歸檔的文件材料完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，4分。
    ＊考評(píng)時(shí)評(píng)審員現(xiàn)場(chǎng)抽查20卷以上各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，按各項(xiàng)合格率得分。
    3、制定了切實(shí)可行的檔案分類(lèi)方案或立卷類(lèi)目。
    ＊有檔案分類(lèi)方案或立卷類(lèi)目而不執(zhí)行，不得分；不能?chē)?yán)格執(zhí)行，酌情扣分。
    4、保管的檔案經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化整理：案卷組合符合組卷原則(1)，卷內(nèi)文件材料編了頁(yè)號(hào)(1)，卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表填寫(xiě)規(guī)范(1)，案卷標(biāo)題擬寫(xiě)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確(1)，案卷封面及其填寫(xiě)符合規(guī)范要求(1)，5分。
    ＊有未經(jīng)整理的積存文件材料，按比例扣分。
    考評(píng)時(shí)評(píng)審員抽查20卷以上各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，按各項(xiàng)合格率得分；
    全部案卷文件級(jí)條目輸入計(jì)算機(jī)，能夠?qū)嵭杏?jì)算機(jī)檢索檔案文件，其案卷質(zhì)量存在問(wèn)題不影響檢索，不扣分。
    5、近三年的檔案文件中沒(méi)有鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)的等不符合規(guī)定要求字跡的現(xiàn)象，1分。    6、各種門(mén)類(lèi)的載體和檔案案卷按規(guī)定進(jìn)行了系統(tǒng)化排列和
  編號(hào)，2分。
    7、案卷裝訂整齊(o.5)，卷盒及封皮整潔、美觀(o.5)，1分。
    8、收集、保管的與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)有聯(lián)系的資科比較齊全、
  完整，1分。
    較齊全、完整，1分。
    9、保管的資料經(jīng)過(guò)系統(tǒng)化分類(lèi)、整理編目和編號(hào)，1分。
    10、檔案、資料櫥、柜、架排放符合規(guī)定要求(0.5)，編制了檔
  案、資料存放示意圖(0.5)，1分。
    11、檔案、資料收進(jìn)、移出有嚴(yán)格登記、審批手續(xù)，1分。
    12、進(jìn)行了檔案庫(kù)房溫、濕度記錄。庫(kù)房溫、濕度達(dá)到或接近達(dá)到國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。1分。
    13、檔案庫(kù)房采取了防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防盜、防蟲(chóng)、防高溫、防污染等措施，2分。
    ＊本條系指購(gòu)置檔案保護(hù)設(shè)備以外的措施。
    14、近三年內(nèi)對(duì)保管檔案、資料進(jìn)行全面清查，對(duì)存在的問(wèn)題有處理意見(jiàn)和處理結(jié)果，1分。
    15、保管的檔案沒(méi)有破損、發(fā)霉、字跡褪變等現(xiàn)象，1分。
    ＊有破損、發(fā)霉、字跡褪變等現(xiàn)象。但予以及時(shí)搶救，不扣分。
    16、對(duì)珍貴的檔案進(jìn)行了復(fù)制，并用復(fù)制件代為提供利用，1分。
    17、建立了專(zhuān)、兼職職檔案人員和文書(shū)處理人員名冊(cè)及檔案、資料、檢索工具、編研成果等統(tǒng)計(jì)表冊(cè)。1分。
    18、及時(shí)準(zhǔn)確地完成了機(jī)關(guān)檔案工作基本情況報(bào)表的填報(bào)任務(wù)，1分。四、檢索利用(14條、25分)
    1、編制了文書(shū)檔案案卷目錄(1.5)、科技檔案分類(lèi)目錄(0.5)、會(huì)計(jì)檔案目錄(0.7)、聲像檔案目錄(0.3)，3分。
    2、編制了本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)專(zhuān)門(mén)檔案手檢或機(jī)檢案卷目錄，1.5分。
    ＊本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)專(zhuān)門(mén)檔案系指法院的案件檔案、統(tǒng)計(jì)局的統(tǒng)計(jì)檔案，學(xué)校的教學(xué)檔案等；
    元主管業(yè)務(wù)專(zhuān)門(mén)檔案，不扣分。
    3、編制了文書(shū)檔案手檢或機(jī)檢案卷文件目錄，3分。
    ＊實(shí)行了“一事一卷”組卷方法的單位沒(méi)編制手檢案卷文件目錄，不扣分或酌情扣分；
    沒(méi)編制齊全的按比例扣分。
    4、編制了兩種以上手檢或機(jī)檢專(zhuān)題目錄，1分。
    ＊專(zhuān)題目錄條目不齊全、系統(tǒng)，酌情扣分。
    5、編制了手檢或機(jī)檢人名索引，檔案文件。1分。
    6、編制了資料分類(lèi)目錄，1分。
    7、編輯了本機(jī)關(guān)發(fā)文匯編，2分。
    ＊匯編文件不齊全，酌情扣分。 
    8、編輯了上、下級(jí)機(jī)關(guān)針對(duì)本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)發(fā)來(lái)的重要文件匯編，1分。
    9、編撰了每年檔案情況說(shuō)明或全宗介紹，2分。
    10、編撰了本機(jī)關(guān)大事記(1.5)、機(jī)構(gòu)沿革(1.5)、基礎(chǔ)數(shù)字匯編(1)等參考資料，4分。
    ＊內(nèi)容不全，質(zhì)量不高，酌情扣分。
    11、檔案人員熱情、周到，積極地開(kāi)展了提供利用檔案服務(wù)，1分。    12、利用檔案能夠按規(guī)定辦理手續(xù)，建立了檔案利用登記簿，1分。
    13、建立了檔案利用效果登記薄(0.5)、編撰了利用檔案效益典型事例匯編(1)，1.5分。
    14、提供利用檔案取得了明顯的社會(huì)效益或經(jīng)濟(jì)效益，2分。

黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例

檔案整理   安徽鴻博檔案服務(wù)有限公司

第一章　總　　則

 

　　第一條　為了適應(yīng)中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)和國(guó)家行政機(jī)關(guān)（以下簡(jiǎn)稱(chēng)黨政機(jī)關(guān)）工作需要，推進(jìn)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化，制定本條例。

　　第二條　本條例適用于各級(jí)黨政機(jī)關(guān)公文處理工作。

　　第三條　黨政機(jī)關(guān)公文是黨政機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、履行職能、處理公務(wù)的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策，公布法規(guī)和規(guī)章，指導(dǎo)、布置和商洽工作，請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題，報(bào)告、通報(bào)和交流情況等的重要工具。

　　第四條　公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。

　　第五條　公文處理工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、準(zhǔn)確規(guī)范、精簡(jiǎn)高效、安全保密的原則。

　　第六條　各級(jí)黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)高度重視公文處理工作，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)，設(shè)立文秘部門(mén)或者由專(zhuān)人負(fù)責(zé)公文處理工作。

　　第七條　各級(jí)黨政機(jī)關(guān)辦公廳（室）主管本機(jī)關(guān)的公文處理工作，并對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文處理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和督促檢查。

 

第二章　公文種類(lèi)

 

　　第八條　公文種類(lèi)主要有：

　�。ㄒ唬�決議。適用于會(huì)議討論通過(guò)的重大決策事項(xiàng)。

　　（二）決定。適用于對(duì)重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷(xiāo)下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

　�。ㄈ�）命令（令）。適用于公布行政法規(guī)和規(guī)章、宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級(jí)、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。

　�。ㄋ模┕珗�(bào)。適用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

　�。ㄎ澹┕�告。適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

　�。�六）通告。適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

　　（七）意見(jiàn)。適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。

　�。ò耍┩ㄖ�。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

　�。ň牛┩▓�(bào)。適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。

　�。ㄊ�）報(bào)告。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。

　　（十一）請(qǐng)示。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。

　　（十二）批復(fù)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示事項(xiàng)。

　�。ㄊ�三）議案。適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。

　�。ㄊ�四）函。適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

　�。ㄊ�五）紀(jì)要。適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

 

第三章　公文格式

 

　　第九條　公文一般由份號(hào)、密級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、頁(yè)碼等組成。

　�。ㄒ唬┓萏�(hào)。公文印制份數(shù)的順序號(hào)。涉密公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注份號(hào)。

　�。ǘ�）密級(jí)和保密期限。公文的秘密等級(jí)和保密的期限。涉密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)涉密程度分別標(biāo)注“絕密”“機(jī)密”“秘密”和保密期限。

　�。ㄈ�）緊急程度。公文送達(dá)和辦理的時(shí)限要求。根據(jù)緊急程度，緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特急”“加急”，電報(bào)應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)注“特提”“特急”“加急”“平急”。

　�。ㄋ模┌l(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。聯(lián)合行文時(shí)，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱(chēng)。

　�。ㄎ澹┌l(fā)文字號(hào)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號(hào)組成。聯(lián)合行文時(shí)，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。

　�。�六）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。

　�。ㄆ撸�標(biāo)題。由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)、事由和文種組成。

　�。ò耍┲魉蜋C(jī)關(guān)。公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。

　�。ň牛┱�文。公文的主體，用來(lái)表述公文的內(nèi)容。

　　（十）附件說(shuō)明。公文附件的順序號(hào)和名稱(chēng)。

　�。ㄊ�一）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)。

　�。ㄊ�二）成文日期。署會(huì)議通過(guò)或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時(shí)，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。

　　（十三）印章。公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報(bào)可以不加蓋印章。

　�。ㄊ�四）附注。公文印發(fā)傳達(dá)范圍等需要說(shuō)明的事項(xiàng)。

　�。ㄊ�五）附件。公文正文的說(shuō)明、補(bǔ)充或者參考資料。

　�。ㄊ�六）抄送機(jī)關(guān)。除主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或者知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用機(jī)關(guān)全稱(chēng)、規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)或者同類(lèi)型機(jī)關(guān)統(tǒng)稱(chēng)。

　�。ㄊ�七）印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。公文的送印機(jī)關(guān)和送印日期。

　　（十八）頁(yè)碼。公文頁(yè)數(shù)順序號(hào)。

　　第十條　公文的版式按照《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

　　第十一條　公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等，按照有關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當(dāng)?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。

　　第十二條　公文用紙幅面采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。特殊形式的公文用紙幅面，根據(jù)實(shí)際需要確定。

 

第四章　行文規(guī)則

 

　　第十三條　行文應(yīng)當(dāng)確有必要，講求實(shí)效，注重針對(duì)性和可操作性。

　　第十四條　行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定。一般不得越級(jí)行文，特殊情況需要越級(jí)行文的，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送被越過(guò)的機(jī)關(guān)。

　　第十五條　向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

　�。ㄒ唬┰瓌t上主送一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)，根據(jù)需要同時(shí)抄送相關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)，不抄送下級(jí)機(jī)關(guān)。

　　（二）黨委、政府的部門(mén)向上級(jí)主管部門(mén)請(qǐng)示、報(bào)告重大事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)經(jīng)本級(jí)黨委、政府同意或者授權(quán)；屬于部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送上級(jí)主管部門(mén)。

　　（三）下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，如需以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示，應(yīng)當(dāng)提出傾向性意見(jiàn)后上報(bào)，不得原文轉(zhuǎn)報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　（四）請(qǐng)示應(yīng)當(dāng)一文一事。不得在報(bào)告等非請(qǐng)示性公文中夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。

　�。ㄎ澹┏�上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦事項(xiàng)外，不得以本機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送公文，不得以本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人名義向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送公文。

　�。�六）受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　第十六條　向下級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)遵循以下規(guī)則：

　　（一）主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

　�。ǘ�）黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)本級(jí)黨委、政府授權(quán)，可以向下級(jí)黨委、政府行文，其他部門(mén)和單位不得向下級(jí)黨委、政府發(fā)布指令性公文或者在公文中向下級(jí)黨委、政府提出指令性要求。需經(jīng)政府審批的具體事項(xiàng)，經(jīng)政府同意后可以由政府職能部門(mén)行文，文中須注明已經(jīng)政府同意。

　�。ㄈ�）黨委、政府的部門(mén)在各自職權(quán)范圍內(nèi)可以向下級(jí)黨委、政府的相關(guān)部門(mén)行文。

　�。ㄋ模┥婕岸鄠�(gè)部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事務(wù)，部門(mén)之間未協(xié)商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令其糾正或者撤銷(xiāo)。

　�。ㄎ澹┥霞�(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)抄送該下級(jí)機(jī)關(guān)的另一個(gè)上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　第十七條　同級(jí)黨政機(jī)關(guān)、黨政機(jī)關(guān)與其他同級(jí)機(jī)關(guān)必要時(shí)可以聯(lián)合行文。屬于黨委、政府各自職權(quán)范圍內(nèi)的工作，不得聯(lián)合行文。

　　黨委、政府的部門(mén)依據(jù)職權(quán)可以相互行文。

　　部門(mén)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)除辦公廳（室）外不得對(duì)外正式行文。

 

第五章　公文擬制

 

　　第十八條　公文擬制包括公文的起草、審核、簽發(fā)等程序。

　　第十九條　公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

　　（一）符合黨的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

　�。ǘ�）一切從實(shí)際出發(fā)，分析問(wèn)題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

　�。ㄈ�）內(nèi)容簡(jiǎn)潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。

　�。ㄋ模┪姆N正確，格式規(guī)范。

　�。ㄎ澹┥钊胝{(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽(tīng)取意見(jiàn)。

　�。�六）公文涉及其他地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門(mén)意見(jiàn)，力求達(dá)成一致。

　　（七）機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

　　第二十條　公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：

　　（一）行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

　�。ǘ�）內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國(guó)家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。

　�。ㄈ�）涉及有關(guān)地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過(guò)充分協(xié)商并達(dá)成一致意見(jiàn)。

　　（四）文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時(shí)間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等用法是否規(guī)范。

　�。ㄎ澹┢渌麅�(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

　　需要發(fā)文機(jī)關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行初核。

　　第二十一條　經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說(shuō)明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報(bào)送。

　　第二十二條　公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見(jiàn)、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會(huì)簽。

 

第六章　公文辦理

 

　　第二十三條　公文辦理包括收文辦理、發(fā)文辦理和整理歸檔。

　　第二十四條　收文辦理主要程序是：

　�。ㄒ唬┖炇�。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)逐件清點(diǎn)，核對(duì)無(wú)誤后簽字或者蓋章，并注明簽收時(shí)間。

　�。ǘ�）登記。對(duì)公文的主要信息和辦理情況應(yīng)當(dāng)詳細(xì)記載。

　�。ㄈ�）初審。對(duì)收到的公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行初審。初審的重點(diǎn)是：是否應(yīng)當(dāng)由本機(jī)關(guān)辦理，是否符合行文規(guī)則，文種、格式是否符合要求，涉及其他地區(qū)或者部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否已經(jīng)協(xié)商、會(huì)簽，是否符合公文起草的其他要求。經(jīng)初審不符合規(guī)定的公文，應(yīng)當(dāng)及時(shí)退回來(lái)文單位并說(shuō)明理由。

　�。ㄋ模┏修k。閱知性公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)公文內(nèi)容、要求和工作需要確定范圍后分送。批辦性公文應(yīng)當(dāng)提出擬辦意見(jiàn)報(bào)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批示或者轉(zhuǎn)有關(guān)部門(mén)辦理；需要兩個(gè)以上部門(mén)辦理的，應(yīng)當(dāng)明確主辦部門(mén)。緊急公文應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。承辦部門(mén)對(duì)交辦的公文應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，有明確辦理時(shí)限要求的應(yīng)當(dāng)在規(guī)定時(shí)限內(nèi)辦理完畢。

　�。ㄎ澹﹤鏖�。根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示和工作需要將公文及時(shí)送傳閱對(duì)象閱知或者批示。辦理公文傳閱應(yīng)當(dāng)隨時(shí)掌握公文去向，不得漏傳、誤傳、延誤。

　　（六）催辦。及時(shí)了解掌握公文的辦理進(jìn)展情況，督促承辦部門(mén)按期辦結(jié)。緊急公文或者重要公文應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人負(fù)責(zé)催辦。

　�。ㄆ撸┐饛�(fù)。公文的辦理結(jié)果應(yīng)當(dāng)及時(shí)答復(fù)來(lái)文單位，并根據(jù)需要告知相關(guān)單位。

　　第二十五條　發(fā)文辦理主要程序是：

　　（一）復(fù)核。已經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽批的公文，印發(fā)前應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的審批手續(xù)、內(nèi)容、文種、格式等進(jìn)行復(fù)核；需作實(shí)質(zhì)性修改的，應(yīng)當(dāng)報(bào)原簽批人復(fù)審。

　　（二）登記。對(duì)復(fù)核后的公文，應(yīng)當(dāng)確定發(fā)文字號(hào)、分送范圍和印制份數(shù)并詳細(xì)記載。

　�。ㄈ�）印制。公文印制必須確保質(zhì)量和時(shí)效。涉密公文應(yīng)當(dāng)在符合保密要求的場(chǎng)所印制。

　�。ㄋ模┖税l(fā)。公文印制完畢，應(yīng)當(dāng)對(duì)公文的文字、格式和印刷質(zhì)量進(jìn)行檢查后分發(fā)。

　　第二十六條　涉密公文應(yīng)當(dāng)通過(guò)機(jī)要交通、郵政機(jī)要通信、城市機(jī)要文件交換站或者收發(fā)件機(jī)關(guān)機(jī)要收發(fā)人員進(jìn)行傳遞，通過(guò)密碼電報(bào)或者符合國(guó)家保密規(guī)定的計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

　　第二十七條　需要?dú)w檔的公文及有關(guān)材料，應(yīng)當(dāng)根據(jù)有關(guān)檔案法律法規(guī)以及機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，及時(shí)收集齊全、整理歸檔。兩個(gè)以上機(jī)關(guān)聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦機(jī)關(guān)歸檔，相關(guān)機(jī)關(guān)保存復(fù)制件。機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任其他機(jī)關(guān)職務(wù)的，在履行所兼職務(wù)過(guò)程中形成的公文，由其兼職機(jī)關(guān)歸檔。

 

第七章　公文管理

 

　　第二十八條　各級(jí)黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立健全本機(jī)關(guān)公文管理制度，確保管理嚴(yán)格規(guī)范，充分發(fā)揮公文效用。

　　第二十九條　黨政機(jī)關(guān)公文由文秘部門(mén)或者專(zhuān)人統(tǒng)一管理。設(shè)立黨委（黨組）的縣級(jí)以上單位應(yīng)當(dāng)建立機(jī)要保密室和機(jī)要閱文室，并按照有關(guān)保密規(guī)定配備工作人員和必要的安全保密設(shè)施設(shè)備。

　　第三十條　公文確定密級(jí)前，應(yīng)當(dāng)按照擬定的密級(jí)先行采取保密措施。確定密級(jí)后，應(yīng)當(dāng)按照所定密級(jí)嚴(yán)格管理。絕密級(jí)公文應(yīng)當(dāng)由專(zhuān)人管理。

　　公文的密級(jí)需要變更或者解除的，由原確定密級(jí)的機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)決定。

　　第三十一條　公文的印發(fā)傳達(dá)范圍應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求執(zhí)行；需要變更的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

　　涉密公文公開(kāi)發(fā)布前應(yīng)當(dāng)履行解密程序。公開(kāi)發(fā)布的時(shí)間、形式和渠道，由發(fā)文機(jī)關(guān)確定。

　　經(jīng)批準(zhǔn)公開(kāi)發(fā)布的公文，同發(fā)文機(jī)關(guān)正式印發(fā)的公文具有同等效力。

　　第三十二條　復(fù)制、匯編機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)公文，應(yīng)當(dāng)符合有關(guān)規(guī)定并經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。絕密級(jí)公文一般不得復(fù)制、匯編，確有工作需要的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)發(fā)文機(jī)關(guān)或者其上級(jí)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。復(fù)制、匯編的公文視同原件管理。

　　復(fù)制件應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)制機(jī)關(guān)戳記。翻印件應(yīng)當(dāng)注明翻印的機(jī)關(guān)名稱(chēng)、日期。匯編本的密級(jí)按照編入公文的最高密級(jí)標(biāo)注。

　　第三十三條　公文的撤銷(xiāo)和廢止，由發(fā)文機(jī)關(guān)、上級(jí)機(jī)關(guān)或者權(quán)力機(jī)關(guān)根據(jù)職權(quán)范圍和有關(guān)法律法規(guī)決定。公文被撤銷(xiāo)的，視為自始無(wú)效；公文被廢止的，視為自廢止之日起失效。

　　第三十四條　涉密公文應(yīng)當(dāng)按照發(fā)文機(jī)關(guān)的要求和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行清退或者銷(xiāo)毀。

　　第三十五條　不具備歸檔和保存價(jià)值的公文，經(jīng)批準(zhǔn)后可以銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀涉密公文必須嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定履行審批登記手續(xù)，確保不丟失、不漏銷(xiāo)。個(gè)人不得私自銷(xiāo)毀、留存涉密公文。

　　第三十六條　機(jī)關(guān)合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理；機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)時(shí)，需要?dú)w檔的公文經(jīng)整理后按照有關(guān)規(guī)定移交檔案管理部門(mén)。

　　工作人員離崗離職時(shí)，所在機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)督促其將暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。

　　第三十七條　新設(shè)立的機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)向本級(jí)黨委、政府的辦公廳（室）提出發(fā)文立戶(hù)申請(qǐng)。經(jīng)審查符合條件的，列為發(fā)文單位，機(jī)關(guān)合并或者撤銷(xiāo)時(shí)，相應(yīng)進(jìn)行調(diào)整。

 

第八章　附　　則

 

　　第三十八條　黨政機(jī)關(guān)公文含電子公文。電子公文處理工作的具體辦法另行制定。

　　第三十九條　法規(guī)、規(guī)章方面的公文，依照有關(guān)規(guī)定處理。外事方面的公文，依照外事主管部門(mén)的有關(guān)規(guī)定處理。

　　第四十條　其他機(jī)關(guān)和單位的公文處理工作，可以參照本條例執(zhí)行。

　　第四十一條　本條例由中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

　　第四十二條　本條例自2012年7月1日起施行。1996年5月3日中共中央辦公廳發(fā)布的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》和2000年8月24日國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》停止執(zhí)行。