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檔案管理系統(tǒng)可以為企事業(yè)單位提供完整的現(xiàn)代化檔案管理解決方案，解決傳統(tǒng)檔案管理耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、易出錯(cuò)等痛點(diǎn)、難點(diǎn)，是一個(gè)功能強(qiáng)大、平臺(tái)一體化的信息管理系統(tǒng)，具有以下亮點(diǎn)：

1、高效整合資源，發(fā)揮檔案價(jià)值

通過(guò)數(shù)字化智能抓取與實(shí)時(shí)歸檔，對(duì)繁瑣的檔案信息進(jìn)行收集與整合，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集中管控，促進(jìn)檔案的增值利用。

2、規(guī)范檔案管理，降低管理成本

自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化檔案全生命周期管理，解決傳統(tǒng)管理方式導(dǎo)致的耗時(shí)長(zhǎng)、工作量大、易出錯(cuò)等問(wèn)題，提升檔案管理效率。

3、信息安全管控，規(guī)避檔案風(fēng)險(xiǎn)

多重檔案信息安全管控機(jī)制，嚴(yán)格文檔使用權(quán)限與安全控制，檔案使用全過(guò)程信息化可追溯，規(guī)避檔案信息遺失、泄漏等風(fēng)險(xiǎn)。

4、數(shù)據(jù)互聯(lián)互通，構(gòu)建資源平臺(tái)

基于統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，打破信息壁壘，將分散的檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)一匯總、集中處理，構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)。

所謂檔案數(shù)字化是指用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源能準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用，使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)或行業(yè)對(duì)檔案利用的需求。

1、數(shù)字化加工流程

紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括:檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、檔案裝訂、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。

2、數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)是使檔案館(室)現(xiàn)有的檔案文件資料全部實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理，建立健全檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、現(xiàn)行文件全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)(照片、音頻、視頻等)，通過(guò)數(shù)據(jù)接口和政務(wù)辦公系統(tǒng)連通，用先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)提供安全、高效的管理和利用，實(shí)現(xiàn)真正的資源共享。

3、數(shù)字化的意義

1)提高工作效率，降低檔案利用成本

數(shù)字化加工項(xiàng)目完成后，社會(huì)公眾(開(kāi)放檔案)和單位的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各部門(mén)或下屬單位都能通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)即時(shí)查詢利用所需要的電子文檔數(shù)據(jù)原文(件)信息，避免了傳統(tǒng)檔案利用方法對(duì)檔案資料實(shí)體的多次輾轉(zhuǎn)所造成的大量時(shí)間浪費(fèi)和重復(fù)勞動(dòng)現(xiàn)象，從而提高工作效率，降低檔案信息利用的成本。

2)最大限度保管和保護(hù)庫(kù)存檔案實(shí)體安全

由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫(kù)存空間，而且利用仍需到庫(kù)房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級(jí)檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理可以通過(guò)權(quán)限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對(duì)庫(kù)存檔案的調(diào)閱次數(shù)和復(fù)印次數(shù)，降低了庫(kù)存檔案的老化速度，解決了檔案反復(fù)借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以最大限度地對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行有效的保管和保護(hù)，確保檔案實(shí)體安全。

3)陽(yáng)光政務(wù)提升形象

庫(kù)存檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、電子化管理，既是各級(jí)檔案管理部門(mén)貫徹科學(xué)發(fā)展觀，又是促進(jìn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的具體舉措;既是實(shí)際工作的需要，也是亮點(diǎn)工程。是一項(xiàng)利國(guó)利民具有重要意義的事情。數(shù)字化項(xiàng)目完成后，不僅檔案管理和利用手段實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，檔案利用效率大大提高，檔案發(fā)揮的作用顯著，還可以大大提升單位形象，符合政府和企事業(yè)單位各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化的整體發(fā)展要求。

檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。集團(tuán)企業(yè)具有機(jī)構(gòu)龐大、下屬單位較多且層次復(fù)雜，各下屬單位分散等特點(diǎn)。對(duì)于集團(tuán)企業(yè)，實(shí)現(xiàn)集中部署應(yīng)用、分級(jí)管理，構(gòu)建立體式企業(yè)數(shù)字檔案館，是集團(tuán)企業(yè)數(shù)字檔案管理最佳解決之道。

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、掃描矩陣CCD技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性：

一、提高經(jīng)濟(jì)效益

過(guò)去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費(fèi)用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了保管費(fèi)用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

二、提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織部門(mén)為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。與此同時(shí)，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無(wú)墻界檔案”，檔案庫(kù)也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

三、增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.1 企業(yè)檔案部門(mén)地位弱化

現(xiàn)在很多企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，都存在不重視檔案管理工作的情況，對(duì)檔案信息資源價(jià)值認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致很多單位在裁員時(shí)，都會(huì)首先將檔案管理人員撤掉，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)無(wú)法發(fā)揮出自身的作用，只能勉強(qiáng)維持基本檔案管理工作。

少數(shù)企業(yè)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過(guò)時(shí)的文件材料，投入人力、物力、財(cái)力去管理，出不了政績(jī)，是得不償失的徒勞，存在“說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的現(xiàn)象。三是缺乏主觀能動(dòng)性。重形式輕內(nèi)容，重晉級(jí)輕效能，晉升檔案管理級(jí)別大多是為了應(yīng)付上級(jí)檢查考評(píng)，沒(méi)有真正從對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)的高度去做好檔案管理工作。

1.2 檔案資料收納不齊，信息不完整

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，大部分都處于被動(dòng)收集檔案信息資源的情況，嚴(yán)重缺乏主動(dòng)性，這一問(wèn)題給我國(guó)檔案管理工作開(kāi)展造成了嚴(yán)重阻礙。被動(dòng)收集檔案信息資源的方式，也會(huì)導(dǎo)致很多信息資源不全面，導(dǎo)致部分檔案信息資源出現(xiàn)丟失情況，給我國(guó)檔案管理工作造成的影響非常大。很多企業(yè)的檔案管理部門(mén)，在進(jìn)行檔案信息資源收集時(shí)，沒(méi)有規(guī)范的檔案信息資源收繳規(guī)定，很多有價(jià)值的檔案信息沒(méi)有及時(shí)上交到檔案管理部門(mén)，成為專業(yè)人士、各個(gè)部門(mén)手中的私存資料，這部分檔案信息資源隨著時(shí)間的推移，會(huì)出現(xiàn)散失的情況，在專業(yè)人員手中的資料，隨著職員調(diào)動(dòng)也會(huì)被全部帶走，給企業(yè)造成嚴(yán)重?fù)p失，甚至很多原本屬于企業(yè)的知識(shí)產(chǎn)權(quán)也隨之被帶走，嚴(yán)重阻礙企業(yè)檔案發(fā)展。

1.3 管理方式、手段落后

現(xiàn)在我國(guó)的檔案發(fā)展水平并不是非常高，導(dǎo)致很多企業(yè)在進(jìn)行檔案信息資源管理時(shí)，采用的仍就是傳統(tǒng)的檔案管理方法，采用手工的方式管理檔案，很多檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)都沒(méi)有達(dá)到企業(yè)發(fā)展的要求，檔案管理軟件沒(méi)有發(fā)揮出自身的價(jià)值，嚴(yán)重降低了企業(yè)檔案信息資源管理的水平。

1.4 檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)發(fā)生變化

國(guó)有企業(yè)與公司有著本質(zhì)的區(qū)別，這種區(qū)別也反映在檔案管理中，企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，更重視不同參股者的檔案信息資料，公司主要參股人的檔案資料更是檔案信息資源收集的重點(diǎn)，提高公司參股者檔案信息資源的完整性，是保障公司參股者權(quán)益的一種重要手段，如果公司檔案部門(mén)不健全的話，那么參股者對(duì)公司的信任度也會(huì)隨之降低。

1.5 聲像檔案收集困難，資料匱乏

現(xiàn)在我國(guó)很多公司在進(jìn)行檔案信息資源收集時(shí)，都出現(xiàn)了缺乏聲像檔案的問(wèn)題，主要是由于公司不重視聲像檔案收集導(dǎo)致的，很多企業(yè)的聲像收集設(shè)備過(guò)于陳舊，但是由于資金緊張或重視不足等原因，導(dǎo)致聲像檔案無(wú)法發(fā)揮出最大的價(jià)值。聲像檔案本身就存在資料收集 非常困難的情況，需要各個(gè)部門(mén)共同努力，在進(jìn)行工程施工、索賠等環(huán)節(jié)中，聲像檔案發(fā)揮的作用非常大。

2 提高企業(yè)檔案管理水平的措施

2.1 高度重視，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性站在科學(xué)和企業(yè)的角度開(kāi)展檔案管理工作，以提高檔案管理的質(zhì)量，將檔案部門(mén)的重要性提高到與其他部門(mén)等同的高度，關(guān)心支持企業(yè)檔案管理工作。企業(yè)檔案管理涉及生產(chǎn)活動(dòng)和黨、政、群等各個(gè)部門(mén)，應(yīng)由一位副廠長(zhǎng)（副經(jīng)理）分工領(lǐng)導(dǎo)，并且列入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)議事日常，作為考核企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人政績(jī)的一部分。任何一項(xiàng)工作，只有自上而下的重視起來(lái)，才能有所建樹(shù)。

2.2 加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)

檔案管理人員首先要具有檔案管理的專業(yè)知識(shí)與素質(zhì)，且熱愛(ài)檔案工作。其次，要提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。要具備一定的文牘水平和研究能力，善于剖析資料的價(jià)值，懂得哪些資料該收，哪些不該收。要具備掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段的能力，把材料分門(mén)別類地整理好，利用檔案管理軟件進(jìn)行處理，及時(shí)快捷地輸入電腦，以便于檢索。積極參與檔案管理專業(yè)人員理論研討會(huì)，通過(guò)信息交流和資源共享，促進(jìn)各企業(yè)檔案管理與研究水平不斷提高；同時(shí)應(yīng)有計(jì)劃地委派檔案管理人員參加國(guó)家有關(guān)部門(mén)舉辦的各種研修培訓(xùn)活動(dòng)，從更寬廣的領(lǐng)域提高并強(qiáng)化他們的理論素質(zhì)。在崗位調(diào)整時(shí)，盡量調(diào)整較少檔案管理員，確保該隊(duì)伍的專業(yè)性。

2.3 搞好檔案收集工作，保證有價(jià)資料完整

企業(yè)檔案管理部門(mén)要建立完善的檔案產(chǎn)權(quán)管理制度，重視檔案收集工作，保障企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的利益不會(huì)受到損害，重視信息資源的積累，嚴(yán)格按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行歸檔處理，制定嚴(yán)格檔案歸檔制度，約束沒(méi)有及時(shí)上交檔案的個(gè)人和相關(guān)部門(mén)。企業(yè)只有掌握了大量的原始憑證，才能有效地保護(hù)法人和股東的利益。

2.4 完善規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理

實(shí)行檔案綜合管理后，企業(yè)專門(mén)檔案機(jī)構(gòu)要根據(jù)實(shí)際情況，進(jìn)一步健全和完善檔案的收集、整理、保管、檢索和提供利用等各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化。

企業(yè)檔案在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、開(kāi)發(fā)等工作中起著重要的憑證作用。同時(shí)積極引導(dǎo)企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，實(shí)行檔案的自動(dòng)編目、自動(dòng)檢索、自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，并按照不同要求，編制出全宗目錄、分類目錄、目錄索引等，達(dá)到檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，這樣檔案工作者可以從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，檔案工作者有更多的時(shí)間從事檔案的編研工作和學(xué)習(xí)新的理論知識(shí)，使企業(yè)的檔案管理工作達(dá)到人盡其才，物盡其用的一種良性循環(huán)的狀態(tài)。

檔案數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享；

檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)*基礎(chǔ)的工作，傳統(tǒng)載體的檔案經(jīng)高科技技術(shù)加工成數(shù)字檔案形式，通過(guò)局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務(wù)新環(huán)境的挑戰(zhàn)，提高管理水平、提高效率，增強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)部門(mén)的服務(wù)水平，為檔案內(nèi)部管理及面向客戶服務(wù)提供高效率的全面服務(wù)；

檔案工作的數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來(lái)，逐步掌握信息技術(shù)為檔案工作服務(wù)，為社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為社會(huì)主義精神文明建設(shè)服務(wù)。

企業(yè)在處理日常工作管理事務(wù)中需要將檔案資料合理歸檔和保管，這也是一項(xiàng)重要的文書(shū)處理工作。實(shí)現(xiàn)檔案資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，是促進(jìn)企業(yè)信息管理水平提高和企業(yè)基本制度完善的必要條件，因此需要結(jié)合當(dāng)前企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，積極創(chuàng)新方法，利用先進(jìn)管理手段和技術(shù)，提高企業(yè)檔案管理效率。

1 企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

企業(yè)檔案管理需要在日常行政工作中結(jié)合經(jīng)驗(yàn)和規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理模式和管理理念上的轉(zhuǎn)變，進(jìn)行檔案資料管理升級(jí)，綜合提高檔案管理人員的素質(zhì)。如果企業(yè)對(duì)文書(shū)管理工作不夠重視，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部資料保管不到位、檔案分類混亂等現(xiàn)象的出現(xiàn)，影響檔案的有效利用。企業(yè)檔案管理是基礎(chǔ)性的管理工作，如果檔案人員沒(méi)有深刻認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作的重要性，就會(huì)導(dǎo)致對(duì)檔案管理意識(shí)不強(qiáng)、管理知識(shí)缺乏等情況。同時(shí)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能培訓(xùn)安排不夠，難以提高企業(yè)檔案管理水平。由于企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)模式不同，因而檔案管理的內(nèi)容性質(zhì)也不同，這就導(dǎo)致單一化的企業(yè)檔案管理模式難以適應(yīng)所有企業(yè)檔案管理工作，并且由于缺少專門(mén)的管理理論研究難以達(dá)到系統(tǒng)化要求。企業(yè)檔案管理統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)體系建立是否完善直接影響檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和基礎(chǔ)性工作是否到位。在企業(yè)傳統(tǒng)的檔案資料管理中，缺少專業(yè)的管理手段，人工操作是主要的工作模式，使工作效率低，速度慢，造成人力物力的浪費(fèi)。

2 實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化方法

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，不斷學(xué)習(xí)

在企業(yè)檔案管理工作中，需要相關(guān)人員不斷地進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，對(duì)于檔案資料管理的基礎(chǔ)性理論知識(shí)熟練掌握。另外對(duì)于企業(yè)檔案管理工作觀念需要及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)識(shí)到文書(shū)處理工作是企業(yè)檔案信息保管中的重要內(nèi)容，也是企業(yè)內(nèi)部管理工作的關(guān)鍵部分，對(duì)于檔案管理要結(jié)合實(shí)際、更新觀念、創(chuàng)新方法，追求檔案管理技術(shù)水平的專業(yè)化和規(guī)范化。另外在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，不能一味的收納所有資料，需要對(duì)其進(jìn)行合理篩選，根據(jù)企業(yè)發(fā)展和管理的特點(diǎn)，保存具有利用和參考價(jià)值的檔案，在改進(jìn)信息檢索方法的基礎(chǔ)上，提高管理能力和管理質(zhì)量。企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展下，需要與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)代技術(shù)水平的進(jìn)步中，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)，促進(jìn)企業(yè)檔案資料管理水平的提高。

2.2 一體化管理模式

在企業(yè)檔案管理中，需要采用文檔一體化管理模式，主要就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)文檔管理的前端控制管理、集成管理和全程管理。前端控制管理主要就是要對(duì)搜集和整理后的檔案信息內(nèi)容和性質(zhì)進(jìn)行區(qū)分處理，例如對(duì)于不適應(yīng)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、參考作用不明顯的資料可以不必錄入系統(tǒng)進(jìn)行保管，可直接銷毀；對(duì)于具有重要的文書(shū)保管意義，像企業(yè)發(fā)展年鑒、投資規(guī)劃和企業(yè)資產(chǎn)清算以及賬務(wù)處理等資料則需要重點(diǎn)保管，實(shí)行長(zhǎng)期或永久性保存。企業(yè)生產(chǎn)、管理內(nèi)容復(fù)雜，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案資料都要區(qū)別分類管理、保存，提高管理質(zhì)量。集成管理是指在實(shí)際操作中，要遵循規(guī)范的管理制度，強(qiáng)化工作嚴(yán)謹(jǐn)性，減少疏漏，同時(shí)需要將檔案管理形式和觀念進(jìn)行延伸，減少重復(fù)性工作，提高管理效率。全程管理原則是企業(yè)檔案管理一體化模式的核心內(nèi)容，主要是指企業(yè)檔案管理不能視作單一性的資料管理工作，需要加強(qiáng)與各部門(mén)之間的聯(lián)系，促進(jìn)合作與交流，提高信息的共享率。

2.3 完善制度規(guī)范

企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理離不開(kāi)具體規(guī)章制度的約束。在實(shí)踐工作中，要將檔案管理的原則性內(nèi)容進(jìn)行制度化規(guī)定，對(duì)于不同類別和用途的資料需要進(jìn)行人員區(qū)分管理和專項(xiàng)管理，提高檔案管理質(zhì)量。對(duì)于紙質(zhì)材料和電子版材料，都需要進(jìn)行不同的管理形式歸檔，將企業(yè)檔案管理進(jìn)行制度化規(guī)范，有利于進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作規(guī)范化和專業(yè)化發(fā)展。

2.4 加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施

企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作是加強(qiáng)軟件設(shè)施和硬件設(shè)施的建設(shè)。軟件設(shè)施主要是指企業(yè)需要及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式，加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和專業(yè)技能提升，制定人才培養(yǎng)技術(shù)；硬件設(shè)施方面，企業(yè)需要對(duì)檔案信息管理、檢索系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和更新，提高管理專業(yè)化、技術(shù)化。同時(shí)在檔案管理工作中，企業(yè)需要積極鼓勵(lì)各部門(mén)加強(qiáng)溝通和交流，實(shí)現(xiàn)信息和互換和共享，為檔案管理提供更具效率性的參考意見(jiàn)。企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作還需要建立起工作行為規(guī)范體系，強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督，提高管理人員的工作責(zé)任意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。企業(yè)檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建立旨在通過(guò)規(guī)章制度和管理體系的完善，創(chuàng)建科學(xué)化檔案管理機(jī)制，提高企業(yè)管理水平和管理效率。