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1基本概念

    電子檔案管理系統(tǒng)，為企事業(yè)單位的檔案現(xiàn)代化管理，提供完整的解決方案，電子檔案管理系統(tǒng)既可以自成系統(tǒng)，為用戶(hù)提供完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢(xún)功能，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化和DPM設(shè)計(jì)過(guò)程管理，或者與MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化信息管理網(wǎng)絡(luò)。

   《電子檔案管理系統(tǒng)》是特力惠電子有限公司2000年最新推出的網(wǎng)絡(luò)版企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)行于微軟的Windows NT網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，支持微軟公司的Windows NT4.0、Windows 98等操作系統(tǒng)。

該系統(tǒng)目前廣泛應(yīng)用于國(guó)內(nèi)的一些大型企業(yè)，以及眾多的大中型設(shè)計(jì)院。

   《電子檔案管理系統(tǒng)》符合檔案管理要求和使用習(xí)慣，符合國(guó)家計(jì)算機(jī)光盤(pán)檔案存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家檔案局頒發(fā)的檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)。適于建立各類(lèi)檔案的光盤(pán)管理系統(tǒng)，如黨群工作、行政管理、經(jīng)營(yíng)管理、技術(shù)管理、生產(chǎn)、產(chǎn)品、科學(xué)技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器、會(huì)計(jì)、干部職工等類(lèi)的檔案。可對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，可設(shè)定檔案密級(jí)，可按部門(mén)按專(zhuān)業(yè)按用戶(hù)級(jí)別檢查訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。日志庫(kù)自動(dòng)記錄對(duì)檔案庫(kù)的所有檢索、調(diào)檔、增加、刪除、修改等操作。

    分類(lèi)表、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、記錄格式、統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目、報(bào)表格式等都可由檔案管理員根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況設(shè)定�？纱鎯�(chǔ)管理和瀏覽多達(dá)200多種存儲(chǔ)格式的各類(lèi)文件資料，例如圖紙文件、CAD文件、彩色圖像文件、lotusl-2-3表格文件、word格式文件、文本文件等。聲音、錄像等多媒體文件也可存儲(chǔ)于光盤(pán)檔案中�？蓪�檔案存儲(chǔ)于光盤(pán)中，支持WORM、MO、RW、CDR等光盤(pán)，支持多光盤(pán)系統(tǒng)和可移動(dòng)光盤(pán)。MS SQL ServerOracle、Sybase 等數(shù)據(jù)庫(kù)都可直接連接。采用流行的客戶(hù)/服務(wù)器結(jié)構(gòu)，運(yùn)行于Windows98/NT網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，可與企業(yè)網(wǎng)和Internet網(wǎng)相連，并提供WWW方式的瀏覽服務(wù)。

    具有系統(tǒng)設(shè)置、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)錄入、整編組卷、檢索利用、借閱、銷(xiāo)毀、制作標(biāo)準(zhǔn)光盤(pán)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換十大模塊�？稍诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)時(shí)瀏覽檢索到的檔案文件、圖像、圖形等，還可在權(quán)限允許范圍內(nèi)下載檔案�？蓪�檔案部門(mén)現(xiàn)有的檔案目錄管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)入新的企業(yè)檔案管理系統(tǒng)，可在系統(tǒng)中繼續(xù)管理上傳文件，提供借閱、歸還、催還等功能。企業(yè)檔案管理系統(tǒng)是一套用于企業(yè)和工程設(shè)計(jì)單位的計(jì)算機(jī)光盤(pán)檔案管理系統(tǒng)。它不僅可以將各類(lèi)檔案資料壓縮存儲(chǔ)于光盤(pán)之上,而且可以在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)全電子化的檔案管理和檢索查詢(xún)，提供實(shí)時(shí)的瀏覽和下載利用,將光盤(pán)存儲(chǔ)、圖紙智能化處理與檔案管理有機(jī)地結(jié)合在一起，可使用戶(hù)真正甩掉紙介質(zhì)圖庫(kù)。該系統(tǒng)既能管理文書(shū)檔案，也能管理科技檔案及其它檔案。

    目前，市面上最著名的知識(shí)庫(kù)管理系統(tǒng)還有致得E6協(xié)同文檔管理系統(tǒng)、煒邦圖文檔管理軟件、德雅文檔管理系統(tǒng)、易度文檔管理系統(tǒng)。 

2所含子系統(tǒng)分類(lèi)

* 系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)

* 檢索子系統(tǒng)

* 借閱管理子系統(tǒng)

* 收集整編子系統(tǒng)

* 出入庫(kù)子系統(tǒng)

* 消毀子系統(tǒng)

* 權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng) 

* 數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)

* 統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)

* 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)

* 光盤(pán)制作子系統(tǒng)

    其中系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)的強(qiáng)大自定義功能使得可以讓用戶(hù)自己量身定制，所以它將比其他任何系統(tǒng)更加符合用戶(hù)自身的需求。數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和收集整編子系統(tǒng)提供了用戶(hù)非常豐富的數(shù)據(jù)錄入和收集手段。不僅可以錄入介質(zhì)檔案，而且能夠?qū)⒂脩?hù)過(guò)去錄入的檔案條目自動(dòng)轉(zhuǎn)換入庫(kù)。另外，收集整編子系統(tǒng)為使用單位提供了檔案與等其他系統(tǒng)接口，同時(shí)也為用戶(hù)提供了檔案的收集整編功能。光盤(pán)制作、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和檔案檢索子系統(tǒng)則對(duì)用戶(hù)所存的電子檔案提供了多種的輸出方式。其中光盤(pán)制作可以制作出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的通用電子檔案光盤(pán)；統(tǒng)計(jì)報(bào)表可以按用戶(hù)的要求輸出各種格式的報(bào)表；而檢索查詢(xún)則可以嵌入用戶(hù)的應(yīng)用系統(tǒng)之中(如 OA、MIS或DPM)提供用戶(hù)網(wǎng)上查詢(xún)?yōu)g覽和下載的功能。

3系統(tǒng)功能

集中存儲(chǔ)：為企事業(yè)單位搭建海量文檔集中存儲(chǔ)的平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的文檔共享�！�

目錄結(jié)構(gòu)：支持樹(shù)形目錄結(jié)構(gòu)，可無(wú)限創(chuàng)建文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)�？勺远�義目錄排序。組織內(nèi)部所有成員可輕松的實(shí)現(xiàn)文件的安全共享與查看。

文檔排序：支持根據(jù)文檔的標(biāo)題、大小、日期、上傳人等屬性進(jìn)行排序。

顯示模式：支持目錄以列表模式或縮略圖模式顯示。

全文搜索：E6全文搜索及高級(jí)搜索引擎幫您快速?gòu)暮Ａ抠Y料中精準(zhǔn)查找所需文件�！�

文檔編輯器：可直接在系統(tǒng)瀏覽器中創(chuàng)建、閱讀和編輯Office文件，無(wú)須改變現(xiàn)有的任何操作習(xí)慣，無(wú)需下載或安裝軟件。　

多文件上傳：E6支持文件的批量上傳及壓縮包導(dǎo)入，實(shí)現(xiàn)文檔資料的快速輕松存儲(chǔ)管理，支持Office文檔、PDF、圖像、音視頻和圖紙等各類(lèi)型文件�！�

版本管理：E6強(qiáng)大的版本管理功能，文檔關(guān)聯(lián)多版本，避免錯(cuò)誤版本的使用，同時(shí)支持歷史版本的查看、回退與下載。

自動(dòng)編號(hào)：系統(tǒng)提供25種變量，可自由組合設(shè)計(jì)編號(hào)規(guī)則。配合規(guī)則進(jìn)行條件匹配可實(shí)現(xiàn)靈活的編號(hào)效果�！�

文檔審計(jì)：文檔審計(jì)信息描述了文檔生命周期全過(guò)程中的每一個(gè)動(dòng)作，包括操作人、動(dòng)作、日期時(shí)間等信息，通過(guò)審計(jì)跟蹤您可以全局掌握系統(tǒng)內(nèi)部所有文件的操作情況。

Office集成：E6與Office無(wú)縫集成，可直接在系統(tǒng)中新建、閱讀、編輯各類(lèi)Office文件，包括Word、Excel、PowerPoint、WPS、Visio等格式。

摘要及縮略圖：系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為上傳的Office文檔、txt、pdf等類(lèi)型文件生成摘要；系統(tǒng)支持為圖片、音頻、視頻類(lèi)文件增加摘要及縮略圖，便于預(yù)覽查看。摘要及縮略圖功能簡(jiǎn)化了操作，用戶(hù)無(wú)需逐個(gè)打開(kāi)文檔即可快速預(yù)覽文檔內(nèi)容。

鎖定保護(hù)：E6除了提供權(quán)限控制保護(hù)外，還提供鎖定保護(hù)機(jī)制，文檔作者和管理權(quán)用戶(hù)可將文檔鎖定，確保文檔不被隨意修改。當(dāng)文檔需要修改或刪除時(shí)，可以解鎖，保證文檔的正常操作。

文檔鏈接：支持將文檔發(fā)送至常用文檔，用戶(hù)無(wú)需每次在打開(kāi)各個(gè)目錄中查找； 支持將文檔發(fā)送至目錄，方便其他部門(mén)查閱；支持將文檔發(fā)送至指定用戶(hù)從而協(xié)同完成工作； E6與電子郵件集成，支持直接將文檔發(fā)送至Email，無(wú)需登錄郵箱及手動(dòng)上傳附件，操作簡(jiǎn)便、非常實(shí)用。

關(guān)聯(lián)文檔：文檔新建或上傳后，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)或手動(dòng)為文件生成唯一編號(hào)，支持文檔的批量關(guān)聯(lián)。E6支持通過(guò)文件唯一編號(hào)，實(shí)現(xiàn)文檔與相關(guān)文檔、圖紙、圖片及其它格式附件進(jìn)行關(guān)聯(lián)，點(diǎn)擊鏈接即可一鍵快速查看。系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)為上傳的Office文檔、txt、pdf等類(lèi)型文件生成摘要；系統(tǒng)支持為圖片、音、視頻類(lèi)文件增加摘要及縮略圖，便于預(yù)覽查看。摘要及縮略圖功能簡(jiǎn)化了操作，用戶(hù)無(wú)需逐個(gè)打開(kāi)文檔即可快速預(yù)覽文檔內(nèi)容。

規(guī)則應(yīng)用：系統(tǒng)支持為目錄設(shè)定規(guī)則，指定動(dòng)作、條件和操作，當(dāng)動(dòng)作觸發(fā)符合設(shè)定的條件，系統(tǒng)則自動(dòng)執(zhí)行規(guī)則的操作。規(guī)則兩個(gè)主要功能：一是將文檔自動(dòng)歸檔到規(guī)則指定的目錄下，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理；二是：文檔自動(dòng)發(fā)起審批進(jìn)入流程，實(shí)現(xiàn)文檔審批自動(dòng)化�！�

權(quán)限管理：提供權(quán)限控制機(jī)制，可針對(duì)用戶(hù)、部門(mén)及崗位進(jìn)行細(xì)粒度的權(quán)限控制，控制用戶(hù)的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作，實(shí)現(xiàn)文檔安全共享。

存儲(chǔ)加密：文件采用加密存儲(chǔ)，防止文件擴(kuò)散，全面保證企業(yè)級(jí)數(shù)據(jù)的安全性和可靠性�！�

模板管理：支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建大量Office模板文件，授權(quán)給用戶(hù)使用。用戶(hù)在新建文檔時(shí)，可調(diào)用授權(quán)的模板。系統(tǒng)自動(dòng)統(tǒng)一規(guī)則命名文檔，實(shí)現(xiàn)文件名標(biāo)準(zhǔn)化管理。

文檔借閱：E6支持將公共文檔和個(gè)人文檔進(jìn)行借閱管理，借出過(guò)程中可控制用戶(hù)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限。被借閱用戶(hù)會(huì)收到系統(tǒng)發(fā)送的即時(shí)消息通知。系統(tǒng)支持根據(jù)時(shí)間對(duì)借出的文檔自動(dòng)進(jìn)行收回處理�！�

多媒體查看器：E6除了管理文檔外，還支持多媒體數(shù)字資產(chǎn)的存儲(chǔ)及管理。您可以直接在系統(tǒng)中預(yù)覽圖片、播放視頻、音頻。支持的格式包含：gif、jpg、png、 bmp、psd 、ai 、tif 、mp3、wav、wma、flv、mpg、 avi 、wmv、mp4等�！�

CAD圖紙管理：E6為了滿(mǎn)足工程建筑、房地產(chǎn)等行業(yè)的需求，支持AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、STL等300多種文件格式的在線(xiàn)預(yù)覽及管理，減少等待預(yù)覽及審核圖紙的時(shí)間。

紙質(zhì)文檔電子化管理：E6除了可以管理電子文檔、多媒體文件、CAD圖紙外，還支持紙質(zhì)文檔電子化管理。通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子的圖片或者PDF存儲(chǔ)至系統(tǒng)。

Office無(wú)縫集成：E6與Office無(wú)縫集成，系統(tǒng)操作與本地操作無(wú)異，無(wú)需改變?nèi)魏瘟?xí)慣，即可快速上手熟練使用系統(tǒng)，可多人協(xié)同編輯文檔，多版本管理，提高工作效率。

掃描儀集成：與掃描儀緊密集成，通過(guò)掃描儀將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為電子的圖片或PDF文件存儲(chǔ)。減少通過(guò)文件柜或抽屜查找紙質(zhì)文檔所花費(fèi)的時(shí)間，降低紙質(zhì)文檔可能被損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)或正在被另一用戶(hù)使用而重復(fù)復(fù)印造成大量紙質(zhì)成本的浪費(fèi)。

（一）立卷歸檔

    1、文書(shū)檔案

    檔案室將文件材料收集整理分類(lèi)——錄入機(jī)讀目錄——將文書(shū)檔案整理完畢——整理裝訂文書(shū)檔案——制作檢索工具——檔案入庫(kù)——分類(lèi)上架。

    2、會(huì)計(jì)檔案

    會(huì)計(jì)室兼職檔案員按照規(guī)定整理會(huì)計(jì)檔案——將整理完畢的會(huì)計(jì)檔案移交所檔案室——雙方填寫(xiě)檔案移交登記表——檔案入庫(kù)——由會(huì)計(jì)室兼職檔案員將會(huì)計(jì)檔案分類(lèi)上架并管理會(huì)計(jì)檔案柜的鑰匙。

    3、儀器檔案

    各科室購(gòu)進(jìn)萬(wàn)元以上的設(shè)備，由相關(guān)科室兼職檔案員將設(shè)備的資料交所檔案室---雙方填寫(xiě)檔案移交登記表——檔案入庫(kù)。

    （二）借閱

    1、本單位人員借閱檔案

    由本人提出書(shū)面申請(qǐng)——辦公室主任審核——所長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——借閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。

    2、外單位人員查閱檔案

    查閱人到所檔案室持單位介紹信申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——所長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——查閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。

    3、查閱會(huì)議記錄

    查閱人到檔案室申請(qǐng)借閱檔案審批單——辦公室主任審核——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——查閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——查閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——必須在檔案室查閱，不得外借，不準(zhǔn)復(fù)印。

    4、查閱各類(lèi)檔案（科研類(lèi)、會(huì)計(jì)類(lèi)、專(zhuān)題類(lèi)等）

    相關(guān)科室和課題組成員書(shū)面申請(qǐng)查閱(不能超越批準(zhǔn)查閱的范圍)——辦公室主任審核——所長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)——檔案室負(fù)責(zé)查找——借閱人填寫(xiě)借閱檔案登記薄——借閱人填寫(xiě)檔案利用效果登記表——檔案室填寫(xiě)歸還日期。

    （三）鑒定銷(xiāo)毀

    檔案銷(xiāo)毀提出申請(qǐng)——辦公室主任審核——向分管所領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)——檔案鑒定小組（由分管領(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、檔案管理人員及相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員共同組成）進(jìn)行鑒定——檔案管理人員及相關(guān)科室業(yè)務(wù)人員逐項(xiàng)照冊(cè)登記——辦公室主任簽字批準(zhǔn)——分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)——所長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)——檔案室及相關(guān)部門(mén)到指定地點(diǎn)2人以上監(jiān)銷(xiāo)——檔案室及相關(guān)科室辦理銷(xiāo)毀清冊(cè)——檔案室歸檔。