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第一條 管理部門

1、公司客戶服務中心為檔案管理部門，設置檔案專管崗位，由一人全權負責。

2、文書結案后，原稿由檔案專管人員歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應經(jīng)客戶服務中心部門主管同意后妥為保存，客戶服務中心以影本歸檔，原稿用畢后仍應送客戶服務中心歸檔并換回影本。

第二條 文件點收

文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：

1、檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

2、文件如經(jīng)抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的簽認。

3、文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經(jīng)辦部門補辦。

4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經(jīng)辦部門。

第三條 文件整理

點收文件后，應依下列方式整理：

1、中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

第四條 檔案分類

1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

2、檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

3、同一“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設“卷次”編號，以便查考。

4、每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。

5、檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2

為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

第五條 檔案名稱及編號

1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示；其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3、檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審

慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

第六條 檔號編定

1、案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。

4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂

者則填寫于右上角。

第七條 歸檔與檔案清理

1、歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

第八條 保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核準文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。

2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業(yè)計劃資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。

3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。

4、1年保存：結案后無長期保存必要者。

5、規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

第九條 檔卷清理

1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經(jīng)理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。2.保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

一、總則

1、為加強本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司發(fā)展服務，特制定本制度。

2、公司檔案，是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

3、公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負責文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發(fā)言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發(fā)文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

四、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

3、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發(fā)文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。

5、檔案文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。

6、案卷封面，應逐項按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

五、檔案管理人員職責

1、按照 有關規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。

六、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《借閱單》，報主管人員批準后，方可借閱，其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準，受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。

2、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經(jīng)理處理。

3、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報，追求責任。

4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經(jīng)領導批準才能摘抄或復制。

5、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

6、不準轉借，必須專人專用。

7、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

七、本制度即日起開始執(zhí)行。

一、檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于企業(yè)各方面的利用。有專人負責檔案統(tǒng)計工作, 按要求填報檔案統(tǒng)計報表, 并做到迅速、真實、準確無誤。

二、對企業(yè)的各項工作資料應當立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據(jù)為己有。

三、 企業(yè)應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術， 實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

四、保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密， 必須按照企業(yè)有關保密的制度和企業(yè)流程來進行管理。

五、鑒定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷毀檔案的程序和辦法 禁止擅自銷毀檔案。做好檔案室所藏檔案種類、制成材料、設備和裝具統(tǒng)計

六、各種檔案按組卷要求，由各部門立卷人整理，按有關規(guī)定裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。及時、準確地登記檔案的移交和接收,作到帳表相符。

七、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫，禁用其它筆書寫。

八、、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應在檔案室按有關要求借閱。查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制的機密文件，必須經(jīng)領導批準，否則不準摘抄、復印。

九、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng)常通風。檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴禁使用電器。

十、查閱公司高層辦公會議記錄等有關案卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任或企業(yè)最高領導人批準；查閱一般檔案資料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準，方可查閱。

十一、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需要借出時，必須經(jīng)有關領導批準；查閱者必須按規(guī)定查閱，與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。

十三、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補辦延期手續(xù)。

十四、案卷內要填寫卷內目錄和備考表，卷內目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

十五、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

十六、卷內文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

十七、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內容和成份。

十八、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向企業(yè)檔案室移交。

檔案的整理工作就是將零散的和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序體系的過程。

檔案的整理是企業(yè)檔案管理工作中一個相對獨立的組成部分，其系統(tǒng)的結構和運行機制具有一定的特點：一方面，就各個完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內部環(huán)節(jié)( 要素) 組成的有機系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理企業(yè)而論，整理工作的項目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。檔案整理工作的主要內容包括：區(qū)分全宗、全宗內檔案的分類、編立保管單位( 一般是立卷) 、案卷的排列和案卷目錄的編制。

一、區(qū)分全宗

企業(yè)檔案全宗是特定的企業(yè)在進行生產經(jīng)營及其他各項活動的歷史過程中形成、積累下來的，是由各種原始記錄所構成的、不可分割的有機體系，其成分包括特定企業(yè)的各種門類、各種形式的檔案材料。確定一個企業(yè)的檔案能否構成全宗，主要應研究它在行政上、財務上和組織人力資源上是否具有一定的獨立性。即要具備以下條件：

( 1) 該組織可以獨立行使職權并能以自己的名義單獨對外行文。

( 2) 該組織是一個預算會議機構或獨立的經(jīng)濟核算機構，自己可以編制預算或財務計劃。

( 3) 該組織設有管理人力資源的機構或人員，并有一定的人力資源任免權。

有的立檔機構并不完全具備這三個條件，其中最基本的是第一個條件，所以，具體區(qū)分檔案全宗，應以此為核心，從實際出發(fā)，具體問題具體分析，靈活地、辯證地運用其構成條件。

判定檔案具體屬于哪個全宗，關鍵在于確定檔案的形成者——立檔機構，即形成檔案全宗的企業(yè)或個人。需明確的概念是，一個全宗的成分，包括該立檔機構的各種形式和各種來源的檔案。對檔案的形成者必須準確理解，不能把檔案形成者等同于文件作者。為此，首先要掌握全宗構成中的文件的基本類型。全宗構成不外乎內部文件、發(fā)文( 存本、原稿) 和收文三種類型的文件，應主要從此三方面著手，分別查明各自的形成者。立檔機構的內部文件和發(fā)文，其文件作者即檔案形成者，只要查明文件作者，就確定了所屬全宗。立檔機構的收文，其實際接受者就是檔案形成者，而不是文件作者。只要查明了收文的實際接受者，也就確定了其所屬全宗。

二、全宗內檔案的分類

對一個企業(yè)來說，企業(yè)檔案分類是指根據(jù)企業(yè)檔案的內容、性質、形成規(guī)律及相互聯(lián)系，遵循統(tǒng)一的原則和要求，采用科學、適用的方法，對企業(yè)檔案進行分門別類，從而使企業(yè)的全部檔案成為一個條理化的、具有一定從屬關系和平行關系的庫藏系統(tǒng)。分類是企業(yè)檔案整理工作的核心內容，是管理企業(yè)檔案的基本手段。它包括選擇分類方法、制定分類方案、為檔案材料分類( 文件的歸類) 和案卷排列等具體內容。

具體來說，企業(yè)檔案的分類方法主要包括分類標準的選擇、分類標準的組合與分類層次的確定等內容。

1. 企業(yè)檔案分類標準的選擇

分類標準有時被直接稱為“分類方法” 。由于企業(yè)檔案類型復雜，所以其分類標準也有很多。

( 1) 職能分類標準，即按檔案內容所反映的管理職能分工來劃分企業(yè)檔案的類目。它是企業(yè)檔案分類原則的重要內容，所以各類企業(yè)在檔案分類中，均將職能分類標準應用于一級類目的設置。

( 2) 問題分類標準，即按檔案內容所反映的問題性質來劃分企業(yè)檔案的類目。它有助于企業(yè)檔案的科學管理和企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用。

( 3) 組織機構分類標準，即企業(yè)內部設置的組織機構來劃分企業(yè)檔案的類目。它可以客觀地反映企業(yè)內部各個機構的工作活動的歷史面貌，保持企業(yè)中同一內部機構形成的檔案材料的完整。

( 4) 年度分類標準，即按文件形成或處理的所屬時間階段來劃分企業(yè)檔案的類目。它能夠反映企業(yè)有關管理工作的發(fā)展變化情況，便于掌握，簡便易行。

( 5) 型號分類標準，即按產品或設備的種類與型號劃分企業(yè)的產品檔案或設備檔案的類目。它可以將同一型號的產品或設備的檔案材料集中，反映一個型號的產品或設備的全貌及其內部的結構隸屬關系，便于按型號成套地利用有關檔案。

( 6) 課題分類標準，即按獨立的研究課題來劃分企業(yè)的科研檔案的類目。它可以使同一個研究課題的檔案材料成套地集中在一起，能夠全面、系統(tǒng)地反映一個研究課題的全部活動與歷史過程，便于按課題查找利用有關檔案。

( 7) 工程項目分類標準，即按獨立的基建工程來劃分企業(yè)的基建檔案的類目。它可以反映一個工程項目的全貌，便于按工程項目查找和利用有關檔案。

( 8) 專業(yè)性質分類標準，即按檔案內容所涉及和反映的專業(yè)性質來劃分企業(yè)檔案的類目。它便于企業(yè)從專業(yè)性質的角度查找、利用有關檔案。

( 9) 檔案形式分類標準，即按檔案文件的外形、名稱及制作載體等來劃分企業(yè)檔案的類目。它使同一名稱、同一形式、同一載體的檔案材料得到集中。

2. 企業(yè)檔案分類標準的組合

當企業(yè)檔案的分類有兩個或兩個以上的層次時，就要采用分類標準組合的方法進行檔案分類，但這些分類標準的運用是有先后次序的。當一個分類標準得到最先采用時，那么企業(yè)的檔案材料必然會優(yōu)先按照這個標準加以集中。所以，企業(yè)檔案分類標準的組合，實際上是要解決按什么分類標準集中企業(yè)的檔案材料，形成怎樣的企業(yè)檔案分類體系，為企業(yè)檔案提供何種檢索途徑的問題。

企業(yè)檔案分類標準組合的具體方法如下：

( 1) 企業(yè)檔案一級類目設置方法。一級類目是企業(yè)檔案分類的第一個層次。《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》規(guī)定，工業(yè)企業(yè)檔案的分類，設置九個一級類目：行政管理類、經(jīng)營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、領導員工檔案類。但這不是絕對的，企業(yè)可以根據(jù)實際情況進行一些調整。如一些特大型企業(yè)或是生產程序特殊的工業(yè)企業(yè)，如冶金企業(yè)，可以根據(jù)各自檔案構成的特殊性，適當增設有關的一級類目；而一些規(guī)模較小的企業(yè)，可以根據(jù)企業(yè)的工作性質、工作內容以及檔案數(shù)量，減少或合并有關的一級類目；對于一些非生產性的企業(yè)，如商業(yè)企業(yè)、金融企業(yè)等，也可以根據(jù)各自的特殊情況，增設有關的一級類目。

( 2) 企業(yè)檔案二級及二級以下類目設置方法。企業(yè)檔案二級及二級以下類目的設置，同一級類目一樣要依據(jù)企業(yè)管理職能的分工。

3. 企業(yè)檔案分類層次的確定

企業(yè)檔案分類層次的確定要根據(jù)企業(yè)性質、檔案種類與數(shù)量等多種因素來具體確定，沒有一個絕對模式。

( 1) 不同性質企業(yè)的檔案分類層次的確定方法。規(guī)模較小的企業(yè)，因管理單純，工作內容不復雜，形成檔案數(shù)量少，所以分類時，可根據(jù)企業(yè)的實際需要，適當簡化分類層次，必要時可以只設置一級。相反規(guī)模大的企業(yè)，檔案的分類層次一般為三級甚至四級。

( 2) 同一企業(yè)的不同門類的檔案分類層次的確定方法。這種方法是由工作性質與任務以及檔案的數(shù)量與規(guī)模決定的。如商業(yè)企業(yè)中，其經(jīng)營管理檔案體現(xiàn)著這類企業(yè)的基本職能，其工作復雜，檔案數(shù)量多，所以，可能需要劃分三級或三級以上，而它的設備檔案僅是企業(yè)的輔助職能，所以，只劃兩級就夠用了。

三、編立保管單位( 立卷)

案卷是按照一定的主題、內部特征和外部特征編立的，是具有密切聯(lián)系的若干文件的組合體。它既是檔案的保管單位，也是檔案數(shù)量統(tǒng)計和一般檢索的基本單位之一，是組成全宗的基本單位�，F(xiàn)行企業(yè)的文件立卷工作在文書部門和業(yè)務部門進行，但檔案部門應該對立卷工作予以協(xié)助和指導。

四、案卷排列

指根據(jù)一定的方法，確定每類案卷的前后次序和存放的位置，保持案卷與案卷之間的聯(lián)系。其排列方法有多種：

( 1) 按照案卷所反映的工作上的聯(lián)系排列。

( 2) 按照案卷內容所反映的一定問題排列。

( 3) 按照案卷所屬起止日期( 時間) 來排列。

( 4) 按文件的作者、收發(fā)文的單位以及文件內容所涉及的地區(qū)排列。

( 5) 人事檔案或監(jiān)察、信訪等按人頭立成的案卷，還可以按姓氏筆畫、漢語拼音字母順序或四角號碼等方法排列。

前兩種方法是最常用的，也是比較好的方法。上述方法，可以單獨使用，但實際上往往是幾種方法結合使用。其中，第一、二、四種，往往又都結合重要程度使用。一個全宗內各類案卷的排列方法，可以一致，也可以不一致。但是，一個類內的案卷的排列，在一個層次上只能用一種方法，以下再依次結合其他方法排列，而不能同時平列運用幾種方法排列案卷。對于具有不同類型和保管期限的檔案的全宗，在案卷排列中應予以區(qū)分。

五、編制案卷目錄

案卷目錄即案卷的名冊，是著錄案卷內容和成分并按一定次序編排的一覽表。

設置案卷目錄的原則是，必須按照全宗來編制，一個全宗編一本，也可以編幾本案卷目錄。因此，案卷目錄的類型基本上有兩種：以全宗為單位編制的綜合目錄；以全宗內各種門類為單位編制的分冊目錄。

分冊目錄按其門類的特征，其編制方法又可分為以下幾種：

( 1) 以全宗檔案分類的類別為單位編制。

( 2) 按保管期限編制。

( 3) 按保管期限結合分類方案編制。這種方法又可分為兩種形式：按全宗內案卷的不同保管期限，各編制一本或幾本案卷目錄；按全宗內擋案分類的類別，各編制一本或幾本案卷目錄。

( 4) 按檔案的機密程度分別編制。

一般，案卷目錄的冊數(shù)和案卷號碼的位數(shù)不宜過多，以將案卷數(shù)控制在千位以內為宜。

增強服務意識，提高服務水平，爭取領導重視

無論任何單位的任何一項工作，都必須得到領導的重視，才能使這項工作順利開展，檔案工作也如此。領導對檔案工作的價值和認識程度，決定著他們對檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。檔案管理人員應該充分發(fā)揮其主觀能動性，以實際行動去影響并爭取領導的重視。要使單位的檔案工作更好的發(fā)展，領導和檔案人員都必須同時重視檔案工作。檔案人員的工作態(tài)度、工作效率、工作質量、工作成果是決定檔案工作好壞的根本原因。這個根本工作是內因，領導的重視是外因，外因必須通過內因起作用。然而如何發(fā)揮主觀能動性，爭取領導重視，檔案管理人員應當做到如下幾點：

1、加大檔案宣傳力度，使領導增強檔案管理意識。

有的單位領導對檔案工作重視不夠，很多都是因為缺乏檔案意識，認為檔案工作在一個單位可有可無，因此，對領導加強有關檔案方面的宣傳是十分必要的，要經(jīng)常把有關文件、材料給領導看，在領導的腦海里留下印象，尤其是一些與本單位密切相關的材料，很可能會使領導看后受到啟發(fā)，并在實踐中加以應用。檔案管理人員要經(jīng)常向領導匯報檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對單位的益處，使領導更加重視檔案工作。

2、愛崗敬業(yè)，使領導滿意自己的工作。

領導是否重視檔案工作，很大程度上取決于對檔案工作人員的工作滿意不滿意。因此作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，忠于職守，在領導和群眾心目中留下一個好的印象。

檔案工作，簡單地說就是用科學的原則和 方法 管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作。它的基本內容包括：檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用。這是關于檔案工作的傳統(tǒng)的劃分法，通常稱為檔案工作“七個環(huán)節(jié)”。 檔案業(yè)務六項工作解釋：

1、檔案收集工作，就是把分散在各機關內部職能部門和個人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點，是檔案工作的第一個環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項重要和基本的內容。

2、檔案整理工作，是為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便于保管和利用。

3、檔案鑒定工作，是為了解決檔案龐雜和只需要保存有價值的檔案的矛盾。就是根據(jù)檔案對今后各方面可能起的作用，通過甄別檔案的價值，確定期保管期限，把已失去價值的檔案剔除銷毀。

4、檔案保管工作，是為了解決檔案的不斷毀損和需要長遠利用的矛盾。由于自然和社會的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過程或者可能遭到突變性的破壞。檔案保管工作的任務，就是克服與限制損毀檔案的各種因素，努力延長檔案的壽命，維護檔案的完整與安全。

5、檔案的統(tǒng)計工作，是為了解決數(shù)量不清與要求心中有數(shù)的矛盾。就是通過以表冊、數(shù)字的形式，揭示檔案和檔案工作的有關情況。

6、檔案的編目和利用工作。為了滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案準備好直接的輔助手段，并通過各種方式實際地提供檔案和有關資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。