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檔案收集與管理工作的改進措施

1.提高檔案管理人員的責任意識與專業(yè)素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)將直接影響工作的開展情況，針對檔案資料的收集與管理工作中的問題，我們應該提高檔案管理人員的入職門檻并且加強對檔案工作者的培訓，提高其責任意識，從根本上提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。作為一名專業(yè)的檔案管理人員，除了具有專業(yè)的檔案管理知識之外，還應該具有較強的檔案管理意識和高度的責任感。首先，單位在選用檔案管理人員時應盡量選擇具有專業(yè)知識的人才，在正式上崗前需要進行相關(guān)考核，考核合格方可通過，正式上崗。對于在職的人員，需進行定期的培訓，一方面是對專業(yè)知識的更新，講解一些檔案收集與歸檔管理的新方法；另一方面也是加強對其思想教育，宣傳檔案管理工作的重要性，強化其責任意識，可以間接地提高檔案管理工作的效率。

2.完善檔案收集與管理制度

為了一進步做好檔案收集與管理的相關(guān)工作，企事業(yè)單位針對辦公室檔案資料收集與管理工作應該制定出相對完善、健全的管理體系，以此來約束檔案資料管理工作中的不規(guī)范、不系統(tǒng)、不全面的現(xiàn)象[2]。為了制定完善的管理制度，檔案管理人員必須對檔案收集與管理工作的流程了如指掌，明確各項工作中值得注意的地方。單位管理者應該根據(jù)單位發(fā)展的實際情況，進行科學的人員安排，依據(jù)相應法規(guī)，確定檔案資料收集的范圍，防止在資料收集時出現(xiàn)遺漏。另外，管理制度中應該明確規(guī)定檔案資料的歸檔期限，這樣可以激發(fā)員工的工作積極性，將資料及時收集上來后進行統(tǒng)一的保管，以提高檔案資料的利用效率。

3.更新資料收集與管理的方式

現(xiàn)代社會正在快速地發(fā)展，知識也在不斷更新，各項科學技術(shù)也不斷地出現(xiàn)，辦公室檔案資料的收集與管理工作也需要不斷創(chuàng)新，更新資料收集與管理的方式，應用一些新的技術(shù)，可以提高資料收集與管理的效率。應將坐等資料上交的收集模式改為主動收集的方式，這樣可以對資料的上交起到督促作用，減少資料上交不全面、有遺漏的現(xiàn)象。在這種新的模式下，各部門人員間應該加強溝通聯(lián)系，積極引導有關(guān)部門的同事，使其配合工作，及時上交檔案資料。檔案收集時應按類別進行，收集后進行有效的分類管理。工作的開展中難免出現(xiàn)一些問題，而對待檔案管理工作中出現(xiàn)的問題，我們工作人員應進行積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，以此減少人工操作出現(xiàn)的錯誤，提高工作的效率。

1 檔案收集和歸檔工作的重要性

檔案資料的收集與歸檔工作是各個機關(guān)單位進行工作管理的重要基礎(chǔ)，尤其對于事業(yè)單位來說，檔案資料的收集與歸檔工作是其提高工作效率，提升工作質(zhì)量的重要基礎(chǔ)。首先，檔案資料是記錄辦公室工作的重要文件，對檔案資料進行收集與歸檔管理是辦公室工作的一項重要內(nèi)容。加強對其管理可以在一定程度上提高辦公的效率。而且，檔案資料也是對單位發(fā)展歷程的記載，其見證了單位的發(fā)展歷程、相關(guān)管理機制的革新過程，通過對這些資料的整理，使其以檔案的形式呈現(xiàn)出來，可以為人事資料的查閱和單位的評定工作提供便利。檔案是單位重要的資料，單位的決策者可以通過查閱檔案資料進一步了解單位的各項工作開展情況，而結(jié)合現(xiàn)階段發(fā)展情況，根據(jù)市場需求和未來發(fā)展趨勢來制定單位下一步的發(fā)展規(guī)劃，為單位發(fā)展過程中的決策起到借鑒作用。

2 現(xiàn)階段檔案收集與管理中存在的問題

2.1 歸檔資料收集的不全面

隨著各個單位的不斷發(fā)展，辦公室的文書檔案的收集與管理工作也在不斷深入。但是在工作的開展過程中，仍然存在許多的問題。一些單位的管理人員由于缺乏對于檔案收集與管理工作的重視，就會導致一些歸檔文件收集不齊全的現(xiàn)象。當然這種檔案資料收集不齊全的現(xiàn)象也有其他的原因，因為檔案資料的來源較為廣泛，又由于其利用價值較高，資料一旦落入其他部門，便很難再被收集上來。另外，由于一些單位對檔案管理工作的重視程度不夠，直接導致相關(guān)工作者責任意識不強，工作態(tài)度不端正，自由散漫；又因為單位設(shè)置的檔案資料管理人員較少，使其工作量有限，很難實現(xiàn)對檔案資料的及時收集與歸檔。

2.2 檔案文件的收集力度不夠

檔案資料的收集力度欠缺也直接導致了檔案文件在收集過程中的缺失或損壞。檔案文件的收集力度不夠有很多表現(xiàn)，首先，各個部門的管理人員將檔案資料隨意擺放，缺少分類管理，這樣在辦公室文書檔案的收集時就很容易遺漏部分資料。而且在資料收集時還經(jīng)常遇到檔案資料不完整、不連續(xù)的現(xiàn)象，主要是由于各部門的檔案管理不嚴格，文件資料容易出現(xiàn)斷頁、缺少落款公章等問題，一旦出現(xiàn)類似問題，應令有關(guān)部門將資料缺失的內(nèi)容補全再進行收集。另外，有的單位為了應付上級檢查，會根據(jù)以往的工作情況編造一些數(shù)據(jù)，進行工作的總結(jié)與評估，這就降低了檔案資料的可靠性。還值得提出的一點是，現(xiàn)在的大多數(shù)單位的檔案收集依然以紙質(zhì)檔案為主，這樣就容易造成檔案的永久性丟失。而加強互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)的應用，注重電子檔案的構(gòu)建，對資料進行云端備份，減少了資料后期丟失的問題。

2.3 檔案管理意識差

傳統(tǒng)的單位辦公室工作中，往往忽視了檔案資料管理的相關(guān)工作。主要因為單位的管理者沒有認識到檔案資料的管理對于單位工作開展的重要影響，缺乏檔案管理意識。這就直接導致辦公室負責文書檔案收集與管理工作的人員較少，而且這種意識的缺乏使整個單位對于檔案管理的責任淡薄，單位上下往往只重視一些紅頭文件，而忽略了普通的?號文件[1]。事實上，上文提到的單位中存在的檔案資料收集的不全面、收集力度不夠的問題歸根到底都是管理者的檔案管理意識薄弱造成的。這在一定程度上限制了單位的發(fā)展。

2.4 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差

由于單位上下的檔案管理意識缺乏，管理者對于辦公室文書收集與管理工作的人員安排也很不合理，相關(guān)崗位安排的人員較少，而且這些人員一般是不具有專業(yè)知識的人員，而且年紀一般較大，對計算機技術(shù)也缺乏了解，不利于文書檔案管理現(xiàn)代化工作的開展。即使單位聘用的人員是具有專業(yè)素質(zhì)的人才，但是由于單位上下的管理意識淡薄，工作的開展也受到了一定的限制。一些檔案工作者在處理文件資料時缺少對資料可靠性的審核，使得一些缺失的資料和虛假的資料流入，這些資料法律依據(jù)性不強，對其進行收集管理就沒有太大意義。另外，一些工作人員對檔案收集后的整理工作也缺乏重視，使檔案的分類管理工作受到影響，最后導致分類和存放的錯誤，在對檔案進行查閱和使用時再進行查找就比較困難。

縣級辦公室檔案管理工作要走信息化路線，也要走基層群眾路線，本文主要從這兩大?用胬刺教炙?的管理工作效率提升有效途徑。

1.基于信息層面的檔案管理工作效率提升途徑

實質(zhì)上，我國縣級辦公室在檔案管理工作方面還在沿襲走老路，用傳統(tǒng)方式管理檔案，這在先進社會已經(jīng)落伍，應該在檔案管理方面走現(xiàn)代化路線，這其中就包括管理內(nèi)容與管理技術(shù)手段的全面現(xiàn)代化。縣級辦公室應該加大資金投入力度，做到對檔案收集、整理、存儲、保存管理的一體化進程，建設(shè)現(xiàn)代化庫房和檔案保護技術(shù)，計算機管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源利用進程，走電子文件歸檔和電子檔案管理路線。另外，像縮微技術(shù)、激光光盤技術(shù)、靜電復印技術(shù)、3D打印技術(shù)也應該融入到檔案管理工作當中，實現(xiàn)對檔案管理的現(xiàn)代化解決途徑，解決傳統(tǒng)中無法徹底解決的檔案管理問題。

再一點，要充分利用頗為人性化的人工智能技術(shù)，有效通過計算機技術(shù)來延伸技術(shù)人員智能水平，通過它們來解決對檔案的收集與分類問題，推動縣級檔案智能化管理發(fā)展進程。

最后，要結(jié)合數(shù)字化多媒體檔案信息管理核心，結(jié)合光盤存儲技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、寬帶數(shù)據(jù)通信傳輸技術(shù)來為用戶提供共享式多媒體檔案信息資源庫，實現(xiàn)對檔案的全媒體完整數(shù)據(jù)管理模式，豐富檔案開發(fā)利用手段，加快檔案信息化管理的規(guī)范化路徑，同時對某些縣內(nèi)辦公室的珍貴檔案原件進行有效的數(shù)字化保護。

2.基于縣級辦公室組織內(nèi)部與外部基層的檔案管理工作效率提升途徑

縣級辦公室要圍繞自身組織內(nèi)部與外部基層來展開一系列的檔案管理工作效率優(yōu)化方式，本文主要提出以下4點。

制定文件，扎實培訓

縣級辦公室在檔案管理工作中一定要避免少走彎路，要實現(xiàn)事半功倍的工作效果。為此應該多走出去，向其他單位借鑒學習，更應該制定和引發(fā)相關(guān)業(yè)務文件，創(chuàng)建示范縣發(fā)展體系，扎實搞好縣內(nèi)相關(guān)業(yè)務培訓工作，對檔案人員進行具體的、有針對性的全面培訓。

配合上級部門，做好協(xié)作工作

應該以縣級辦公室為核心，推動全縣建設(shè)檔案工作向前發(fā)展，為此，應該在縣內(nèi)各級涉農(nóng)部門構(gòu)建聯(lián)動機制，確保他們各司其職，制定契合于縣域發(fā)展現(xiàn)狀與實際政務工作的《檔案管理辦法》、《檔案管理實施細則》，建立全面的檔案管理工作制度，并開展基于基層治理與集成民主建設(shè)的縣級公共服務活動和社會管理改革活動。做好檔案管理中有關(guān)職工管理、企業(yè)管理乃至土地管理、林權(quán)管理方面的相關(guān)內(nèi)容，并對專項活動所形成的文件材料進行有效歸檔，確保檔案質(zhì)量要求，也要確保檔案管理工作與其它工作之間的部署協(xié)調(diào)關(guān)系，爭取做到縣級辦公室的各項工作同實施、同完成。

當前檔案管理工作當中存在的問題

1.1 缺乏實施力度

很多機關(guān)單位沒有認識到檔案管理工作的作用和意義，只是提出了加強檔案管理工作的要求。在實際工作當中，因為部門的不同導致工作出現(xiàn)一定的差異。很多工作人員只是看到了檔案管理工作的表面作用，認為這項工作只是日常的瑣事，管理者和工作人員不能充分利用建立的檔案資料，檔案出現(xiàn)形式化的情況，無法體現(xiàn)出檔案管理的價值。因此檔案管理工作當前急需明確如何加強檔案管理，從而促進檔案管理服務型工作更好的開展。

1.2 管理人員的素質(zhì)比較低

檔案管理工作在部門工作當中屬于非常重要的一個部分，但是在人員配置方面，卻缺乏專業(yè)的管理人員。檔案管理人員在專業(yè)技能和素養(yǎng)等方面都存在一定的不足之處，在搜集、分類、管理檔案資料的過程中，缺乏專業(yè)知識支撐，這樣一來檔案管理工作就會具備很大的隨意性，影響到檔案的價值。

一、提高綜合工作素質(zhì)

要想將綜合檔案的管理工作更好的實施下去，那么首先需要引起領(lǐng)導對于檔案管理工作的重視，這樣才可以促進工作順利的開展下去。只有贏得領(lǐng)導對于檔案工作的認同，才可以使檔案工作人員具備良好的工作態(tài)度 提高綜合檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理的工作人員應該將自己的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，奧正檔案管理工作更加順利的進行下去，讓領(lǐng)導明確這項工作的重要性。 以下是日常工作中需要注意的方面：

1.管理人員應該保持良好工作態(tài)度，將自己的本質(zhì)工作做好，要獲得領(lǐng)導對自己工作的 滿意，領(lǐng)導對于工作的滿意主要是由于工作人員的工作質(zhì)量。檔案工作者需要做到愛崗敬業(yè)，給領(lǐng)導留下深刻的印象。

2.加強宣傳檔案工作的重要性。一些領(lǐng)導不夠重視檔案工作，他們認為檔案工作是可有可無的，這是因為他們對于檔案管理工作缺乏基本的認知度，以此檔案工作者的宣傳工作就顯得特別重要。工作人員可以理應比較重要的文件資料給領(lǐng)導看，使領(lǐng)導可以對于檔案工作留下深刻的印象，并且受到一定的啟發(fā)，在實踐工作當中得到有效的利用。工作人員也可以找機會交流檔案工作，發(fā)揮出管理工作的重要性，這樣可以使領(lǐng)導對于檔案工作產(chǎn)生極大的認同感。

二、綜合利用各種資源，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理

當前各個領(lǐng)域的工作都在循序發(fā)展，檔案工作也由此發(fā)生很大的改變，出現(xiàn)一系列需要解決的問題。檔案數(shù)量不斷加大，因此有關(guān)檔案的分類管理體系也逐漸變得復雜，對于管理者的要求也逐漸提高，需要利用各種現(xiàn)代管理手段，將檔案管理當中存在的問題信息進行解決。

1.加強職業(yè)素質(zhì)：檔案管理工作對于管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求，工作人員需要具備豐厚的專業(yè)知識，并且具備職業(yè)責任感和職業(yè)道德，加強樂于奉獻的精神。管理者需要利用各種相關(guān)的資料，使自身的知識領(lǐng)域得到拓展，從而使自身的綜合素質(zhì)得到有效的提高，使新時代的檔案管理工作得到有效的發(fā)展。

2.提高綜合管理素質(zhì)：針對傳統(tǒng)的檔案管理工作，通常都是利用手工抄寫的方式，雖然很容易操作，但是其工作效率卻比較低，很容易出錯。近些年電子技術(shù)不斷發(fā)展，傳統(tǒng)手工檔案工作方式不再適用，檔案管理工作需要利用科技手段，檔案管理人員需要熟練掌握這些先進的科技手段，使自身的職業(yè)技能進行提高個，在崗位上一邊工作一邊學習，對于最新的管理方法及時的掌握，并且對于不斷發(fā)展的信息文化給予關(guān)注，成為具有很高綜合素質(zhì)的檔案管理工作人員。

3.充分利用現(xiàn)有的資源：檔案當中涉及到豐富的信息，這也是重要的信息資源。但是這樣一來，檔案整理工作就會變得更加沉重，具有很多重復的工作，加大了勞動強度�，F(xiàn)代的工作通常都是利用計算機完成，使工作變得更加簡單。工作人員整理分類資料通常都是結(jié)合自己的工作習慣，雖然工作標準都是統(tǒng)一的，但是由于個人的主觀因素是不同的，這會為立卷工作帶來很大的不便，這樣看來計算機管理具有不可代替的優(yōu)勢，避免出現(xiàn)手工操作所造成的失誤，使工作效率得到極大的提高。

三、加強培訓的工作力度

檔案管理工作這的自身素質(zhì)和業(yè)務水平對于檔案管理工作的質(zhì)量造成直接的影響。檔案管理者應該適應工作的需要，將檔案管理者的主觀能動性充分的發(fā)揮出來，使其知識水平和掛歷能力得到全面提高，要想使檔案管理工作的變化得到更好的適應，將工作強度進行簡化，從而認識工作觀念得到轉(zhuǎn)變，放棄傳統(tǒng)的工作方式，不斷學習新的管理方式和管理工具。

1.加強繼續(xù)教育的力度：不斷發(fā)展繼續(xù)教育，使新的工作環(huán)境和工作內(nèi)容可以得到進一步的適應，在檔案管理過程中，繼續(xù)教育的實際意義需要得到充分的認識，可以對于時代發(fā)展的要求更好的適應，從而培養(yǎng)出更多專業(yè)的檔案管理人才。

2.加強制度建設(shè)：開展檔案工作的培訓需要建立良好的運行機制。建立有關(guān)繼續(xù)教育的管理制度，并且嚴格的執(zhí)行下去。以此為基礎(chǔ)，建立有關(guān)繼續(xù)教育的約束和鼓勵機制，從而對于繼續(xù)教育運行機制得到有效的監(jiān)督和保障。

3.開展綜合培訓：以管理人員的職業(yè)素養(yǎng)程度為基礎(chǔ)，在培訓的過程中，需要按照層次、崗位等為基礎(chǔ)，實現(xiàn)多渠道多形式的開展。盡量提供給檔案管作者更多的學習機會，從而將管理工作者的職業(yè)水平在最大程度上進行提高。對于相關(guān)的知識進行普及，例如哲學、歷史學等等，與此同時，需要加強學習科學信息知識，在檔案的管理工作中應用現(xiàn)代化的科學技術(shù)，從而將管理工作的效率得到提高。

四、 深入和完善現(xiàn)代的檔案資料

檔案管理人員在收集和整理檔案的過程中，需要明確的分類所有的文件，對其實現(xiàn)編號。與此同時，需要科學的分類所有的文件資料，以不同部門為基礎(chǔ)，對所有的資料進行分類。以資料的屬性和作用進行分類。這樣可以減少由于傳統(tǒng)手寫借閱浪費的時間，同時也可以避免發(fā)生資料損壞或者丟失的情況，使服務質(zhì)量得到提高，使檔案管理人員的專業(yè)技能得到有效的提升。

加強數(shù)字檔案資源建設(shè)的對策

1.探索建立集中管理的數(shù)字檔案管理體制。數(shù)字檔案建設(shè)涉及多個部門，涉及電子文件完整的生命周期，其組織、制度和方法都面臨著融合和集成的要求。對于電子文件管理，學界早已提出，最適合的、最有效的管理應是全程管理，對電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個生命周期進行管理。我國目前的這種分段管理狀態(tài)無法適應全程管理的需要。這種前端與后端割裂的管理體制，開始阻礙文件與檔案工作的發(fā)展，影響數(shù)字檔案的管理效率。數(shù)字檔案管理必須走由后端輻射全程的道路，因此，必須創(chuàng)新管理體制，理順電子文件中心與檔案管理機構(gòu)的關(guān)系。各級檔案館要積極建設(shè)電子文件備份中心，及時對本級各機關(guān)電子文件進行在線接收或離線接收，并相應進行脫機異地備份，確保電子文件及時歸。 　　

2. 建立統(tǒng)一的標準體系。數(shù)字檔案資源建設(shè)包括電子文件接收、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、資源整理加工、建立各類資源庫等內(nèi)容，資源類型豐富，如文本、圖形、圖像、聲音、視頻等各類資源。因此，在數(shù)字檔案資源建設(shè)工作中，要對檔案收集、檔案存儲、檔案管理、檔案利用等多個環(huán)節(jié)，制定統(tǒng)一的標準體系。地方檔案部門應在國家檔案局統(tǒng)一的標準下，開展數(shù)字檔案建設(shè)，防止因建設(shè)數(shù)據(jù)多樣而影響全局資源的互通共享。地方檔案部門要加快推動電子文件的信息標準化建設(shè)，確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具有較好的統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性。

3.加強數(shù)字檔案信息服務工作。大數(shù)據(jù)時代，高速信息網(wǎng)成為信息資源存貯和傳播的主要場所，高速信息網(wǎng)把方便的信息服務帶進了家庭和辦公室。數(shù)字檔案管理也必須從收藏走向信息公開，向社會提供高質(zhì)量的公共文化服務，這既是經(jīng)濟社會發(fā)展的必然需要，也是公民對各類環(huán)境、知識、文化的需要。因此，在大數(shù)據(jù)背景下，要借助信息技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字檔案資源的整合，建立檔案網(wǎng)站集群，為分散的檔案網(wǎng)站提供統(tǒng)一的信息入口或檢索平臺，為公眾查詢檔案信息提供統(tǒng)一的服務。對數(shù)字檔案的收集應盡可能擴大覆蓋面，加強與工作、生活、學習密切相關(guān)的檔案資源的收集，開展數(shù)字檔案資源建設(shè)；要充分利用數(shù)字技術(shù)給檔案工作帶來的各種契機，增進檔案部門與公眾之間的交流與互動，通過編輯出版書籍、舉辦檔案展覽、制作電視節(jié)目、發(fā)布網(wǎng)絡(luò)視頻、發(fā)行音像制品等多種形式，把“死檔案”變成“活資訊”；建設(shè)智慧管理系統(tǒng)，通過挖掘和分析數(shù)據(jù)，把“數(shù)據(jù)庫”變成“思想庫”。

4 完善相關(guān)法律法規(guī)。建立集中統(tǒng)一的數(shù)字檔案管理體系，需要強有力的法律法規(guī)以及相配套的政策做支撐。因此，應在已有法規(guī)基礎(chǔ)上，加快政府信息資源管理法規(guī)建設(shè)，特別是要抓緊制定完善與數(shù)字檔案管理有關(guān)的法規(guī)條例，以制度和法律的形式，家檔案行政主管部門的主導權(quán)牢牢掌握在檔案部門手中，實現(xiàn)檔案部門對檔案信息資源的完全掌控，實現(xiàn)檔案部門對所有數(shù)字檔案資源的集中、長久保存。

5.加強新技術(shù)的廣泛應用。大數(shù)據(jù)時代，云計算、云存儲技術(shù)的應用和普及，為我國檔案部門加強數(shù)字檔案資源管理提供了新的空間。因此，對于檔案工作者來說，必須加強新技術(shù)的學習和新媒體的運用，這對于數(shù)字檔案的安全保管、對于充分挖掘數(shù)字檔案的信息價值，都具有十分重要的作用。