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第　3　號

　　人力資源社會保障部和國家檔案局制定了《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》，現(xiàn)予公布，自2009年9月1日起施行。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　人力資源社會保障部部長 　尹蔚民
　　　　　　　　　　　　　　　　　　國  家  檔  案  局  局  長 　楊冬權(quán)
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　二〇〇九年七月二十三日

社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）

　　第一條　為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關(guān)法規(guī)，制定本規(guī)定。
　　第二條　依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務(wù)的機(jī)構(gòu)（以下簡稱社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)），管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，適用本規(guī)定。
　　第三條　本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務(wù)檔案，是指社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。
　　第四條　人力資源社會保障行政部門負(fù)責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。
　　社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
　　社會保險業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)集中保存。
　　第五條　社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)配備專門的管理人員和必要的設(shè)施、場所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備。
　　第六條　社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴(yán)防毀損、遺失和泄密。
　　第七條　社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》（見附件）進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。
　　第八條　社會保險業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當(dāng)按照社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點(diǎn)，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用“年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”或“年度—險種—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)”的方法對社會保險業(yè)務(wù)材料進(jìn)行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對接收的檔案材料及時進(jìn)行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。
　　第九條　社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。
　　社會保險業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。
　　第十條　社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務(wù)。
　　第十一條　社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)對已到期的社會保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行鑒定。
　　鑒定工作應(yīng)當(dāng)由社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)相關(guān)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定并提出處理意見。
　　鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當(dāng)重新確定保管期限。
　　第十二條　社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經(jīng)社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后銷毀。
　　未經(jīng)鑒定和批準(zhǔn)，不得銷毀任何檔案。
　　社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。
　　第十三條　社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的社會保險業(yè)務(wù)檔案向同級國家綜合檔案館移交。
　　第十四條　社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對直接負(fù)責(zé)的工作人員、主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔(dān)賠償責(zé)任：
　�。ㄒ唬� 不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的；
　　（二） 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的；
　　（三） 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的；
　�。ㄋ模� 違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的；
　�。ㄎ澹┻`反社會保險業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。
　　第十五條　各類社會保險業(yè)務(wù)檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。
　　第十六條　本規(guī)定自2009年9月1日起施行。

附件

社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限

　　一、社會保險管理類
　�。ㄒ唬﹨⒈�單位登記材料。包括參保單位辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相關(guān)審核材料……………………………〔永久〕
　�。ǘ�）參保人員登記材料。包括繳費(fèi)單位職工和退休人員，以家庭為單位或個人身份參加社會保險的城鎮(zhèn)無業(yè)居民、農(nóng)村居民、個體工商戶、城鎮(zhèn)靈活就業(yè)人員辦理參保、社會保險關(guān)系變動、基本信息變更等登記手續(xù)時，填報的登記表單及相關(guān)審核材料………………………………〔100年〕
　　（三）社會保險個人賬戶管理材料。包括養(yǎng)老、醫(yī)療保險個人賬戶對賬、個人賬戶修改等相關(guān)材料………〔100年〕
　�。ㄋ模┥鐣�保險登記證管理材料。包括社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)向參保單位核發(fā)社會保險登記證、對已核發(fā)的社會保險登記證驗證換證、對遺失社會保險登記證的單位補(bǔ)證時的登記表單及相關(guān)審驗材料…………………………〔10年〕
　　（五）社會保險卡（證、手冊）管理材料。為參保人員辦理社會保險卡（證、手冊）首發(fā)、補(bǔ)發(fā)、收回等管理的登記表單及相關(guān)材料…………………………………..〔 50年〕
　　（六）社會保險待遇領(lǐng)取資格驗證材料。包括對享受社會保險待遇人員進(jìn)行領(lǐng)取資格檢查驗證的相關(guān)審核材料………………………………〔 50年〕
　　（七）退休人員社會化管理服務(wù)材料。包括對實行社會化管理服務(wù)的退休人員進(jìn)行信息采集、移交、日常管理服務(wù)的登記表單及相關(guān)材料……〔 50年〕
　�。ò耍┊惖匕仓玫怯洸牧�。包括異地安置應(yīng)享受社會保險待遇人員和長期派駐異地工作的參保人員，辦理安置地或派駐地享受各項社會保險待遇所填報的核定表、備案表及相關(guān)材料………………………………………〔50年〕
　　（九）服務(wù)協(xié)議管理材料。包括與基金收付款協(xié)議銀行、定點(diǎn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)、定點(diǎn)零售藥店、工傷協(xié)議醫(yī)療康復(fù)機(jī)構(gòu)、工傷協(xié)議輔助器具配置機(jī)構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)通信運(yùn)營商、附加保險承保單位等簽訂的協(xié)議書、考核材料、終止協(xié)議材料……〔10年〕
　　二、社會保險費(fèi)征繳類
　�。ㄒ唬┥鐣�保險費(fèi)征繳核定材料。包括繳費(fèi)基數(shù)核定以及工傷費(fèi)率確定、中斷繳費(fèi)、恢復(fù)繳費(fèi)、補(bǔ)繳費(fèi)、預(yù)（補(bǔ)）繳費(fèi)、退費(fèi)、加收滯納金、加收利息等申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料……………………………〔100年〕
　�。ǘ�）收款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。
　�。ㄈ�）社會保險基金征繳明細(xì)表和匯總表.…….〔50年〕
　�。ㄋ模┥鐣�保險基金征繳年度匯總表……………〔永久〕
　�。ㄎ澹┐呃U材料。包括社會保險費(fèi)補(bǔ)繳通知書、補(bǔ)繳協(xié)議……〔10年〕
　�。�六）繳費(fèi)證明材料。包括為繳費(fèi)單位、繳費(fèi)個人出具的繳費(fèi)證明及相關(guān)材料………………………………〔10年〕
　　三、養(yǎng)老保險待遇類
　�。ㄒ唬�養(yǎng)老保險待遇核定材料。參保人員基本養(yǎng)老金、養(yǎng)老金領(lǐng)取人員死亡后供養(yǎng)直系親屬及其撫恤金待遇、養(yǎng)老金領(lǐng)取人員喪葬費(fèi)、養(yǎng)老保險其他一次性待遇核定、養(yǎng)老保險待遇調(diào)整、養(yǎng)老保險待遇更正、養(yǎng)老保險待遇補(bǔ)支付、養(yǎng)老保險待遇減支付等申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料……〔50年〕
　�。ǘ�）養(yǎng)老保險個人賬戶一次性支付申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料………………………………………〔50年〕
　�。ㄈ�）勞動能力鑒定材料。包括參保人員勞動能力鑒定結(jié)論通知書及相關(guān)文書和審核材料………………..…〔50年〕
　�。ㄋ模�養(yǎng)老保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。
　�。ㄎ澹�養(yǎng)老保險支付明細(xì)表和匯總表………〔30年〕
　�。�六）養(yǎng)老保險基金支付年度匯總表……………〔永久〕
　　四、醫(yī)療保險待遇類
　�。ㄒ唬╅T診特殊病登記材料。包括門診特殊病參保人員登記表單及相關(guān)審核材料……………………………〔10年〕
　�。ǘ�）就醫(yī)登記材料。包括參保人員辦理住院、家庭病床、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院登記表單及相關(guān)審核材料……………〔10年〕
　�。ㄈ�）醫(yī)療保險住院待遇核定材料。包括住院醫(yī)療費(fèi)用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料…………………〔10年〕
　�。ㄋ模┽t(yī)療保險門診待遇核定材料。包括門診醫(yī)療費(fèi)用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料…………………〔10年〕
　�。ㄎ澹┽t(yī)療保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。
　�。�六）醫(yī)療保險支付明細(xì)表和匯總表…………〔30年〕
　�。ㄆ撸┽t(yī)療保險基金支付年度匯總表……………〔永久〕
　　五、失業(yè)保險待遇類
　　（一）失業(yè)備案材料。包括失業(yè)保險待遇享受資格審查登記業(yè)務(wù)表單、失業(yè)人員名單及相關(guān)失業(yè)證明材料………………………………〔10年〕
　　（二）失業(yè)人員失業(yè)保險關(guān)系轉(zhuǎn)移材料。包括領(lǐng)取期限、待遇標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)材料…………………………………〔10年〕
　�。ㄈ�）失業(yè)保險待遇核定材料。包括失業(yè)保險待遇申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料………………………〔10年〕
　　（四）促進(jìn)就業(yè)補(bǔ)貼核定材料。包括失業(yè)人員職業(yè)培訓(xùn)、職業(yè)介紹補(bǔ)貼申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………〔10年〕
　　（五）失業(yè)保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。
　�。�六）失業(yè)保險支付明細(xì)表和匯總表…………〔30年〕
　�。ㄆ撸┦�業(yè)保險基金支付年度匯總表……………〔永久〕
　　六、工傷保險待遇類
　　（一）工傷備案材料。包括工傷事故備案登記表單及相關(guān)材料…………………………………………………〔10年〕
　�。ǘ�）工傷認(rèn)定材料。包括工傷認(rèn)定決定書及相關(guān)文書和審核材料…………………………………………〔50年〕
　　（三）工傷人員登記變動材料。包括工傷職工登記、工傷保險信息變動登記表單及相關(guān)材料………………〔50年〕
　�。ㄋ模┕�傷保險傷殘工亡待遇核定材料。包括一次性傷殘補(bǔ)助金、傷殘津貼、生活護(hù)理費(fèi)、一次性工亡補(bǔ)助金、工亡人員喪葬補(bǔ)助金、工亡人員供養(yǎng)直系親屬及其撫恤金等工傷保險待遇申報核定表單及相關(guān)材料……〔50年〕
　�。ㄎ澹┕�傷保險醫(yī)療待遇核定材料。包括工傷人員因工傷發(fā)生的醫(yī)療、康復(fù)、配置輔助器具、勞動能力鑒定等費(fèi)用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………〔10年〕
　�。�六）工傷預(yù)防費(fèi)用核定材料。包括參保單位工傷預(yù)防費(fèi)用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料…………………〔10年〕
　�。ㄆ撸┕�傷保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。
　　（八）工傷保險支付明細(xì)表和匯總表…………〔30年〕
　�。ň牛┕�傷保險基金支付年度匯總表……………〔永久〕
　　七、生育保險待遇類
　�。ㄒ唬┤焉锏怯洸牧�。包括女職工辦理妊娠登記申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………….……〔10年〕
　　（二）并發(fā)癥登記材料。包括計劃生育手術(shù)并發(fā)癥等申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………….〔10年〕
　�。ㄈ�）生育保險待遇核定材料。包括參保人員因生育、計劃生育、治療并發(fā)癥發(fā)生的醫(yī)療費(fèi)用及生育津貼等申報核定業(yè)務(wù)表單等相關(guān)審核材料………………………...…〔10年〕
　　（四）生育保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。
　�。ㄎ澹┥�育保險支付明細(xì)表和匯總表………..….〔30年〕
　�。�六）生育保險基金支付年度匯總表……………〔永久〕
　　八、社會保險業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表類
　�。ㄒ唬└黜椛鐣�保險年度統(tǒng)計報表………………〔永久〕
　　（二）社會保險數(shù)據(jù)和分析報告等資料…………〔30年〕
　�。ㄈ�）社會保險業(yè)務(wù)月/季統(tǒng)計報表…………….〔10年〕
　　（四）各項社會保險基金年度預(yù)決算表按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。
　　九、社會保險稽核監(jiān)管類
　�。ㄒ唬┥鐣�保險稽核材料。包括稽核方案、稽核通知書、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、稽核告知書或整改意見書、處罰建議書、稽核報告等專業(yè)文書及相關(guān)材料………………..〔30年〕
　�。ǘ�）社會保險監(jiān)察材料。社會保險行政部門依照有關(guān)規(guī)定向社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通報的社會保險違法案件的查處情況及相關(guān)行政執(zhí)法文書和其他材料…………………………………………. ……………〔30年〕
　　（三）社會保險經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制材料。包括內(nèi)部控制監(jiān)督工作方案、內(nèi)部控制檢查通知、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、告知書或整改意見書、內(nèi)部控制報告等專業(yè)文書及相關(guān)材料……………………………………………………….〔30年〕
　�。ㄋ模┥鐣�保險大案、要案、特殊案件的稽核材料……………………………………………………..…〔永久〕

電子文件的分類和紙質(zhì)文件一樣，是將具有保存價值的電子文件，按照其自然聯(lián)系組合成文件的組合體。傳統(tǒng)文件分類體現(xiàn)在文件的實體排列上，而電子文件的分類則反映在計算機(jī)輸出界面的邏輯排列上。

Windows XP的文件管理功能是管理電子文件的實用工具。各單位或各部門文件管理人員可以通過分層次地設(shè)置文件夾，使電子文件在計算機(jī)存儲器中進(jìn)行科學(xué)分類。具體方法是：

1、雙擊桌面上【我的電腦】或鼠標(biāo)右擊【開始】按鈕選擇【資源管理器】，便可進(jìn)入資源管理器界面。單擊選擇一個存儲器，如：“H盤”。在選擇存儲器時，要預(yù)先估計本單位電子文件的遞增速度，讓該存儲器的容量能夠滿足電子文件遞增的需要。同時，存儲電子文件的文件夾不能選“C盤”，因為“C盤”容易受到病毒的攻擊。

2、單擊左上角【文件】按鈕，再將鼠標(biāo)移至【新建】→【文件夾】后單擊。然后輸入文件夾名，如【文書檔案庫】。這樣建立的【文書檔案庫】文件夾就專門用于存放文書類電子文件。

3、根據(jù)本單位檔案分類體系，反復(fù)采用上述第2種方法，就能按電子文件的分類層次設(shè)置文件夾。例如某單位行政類電子文件按年度、問題分類，其文件夾就可以設(shè)置為以下方式：

4、類別設(shè)置好后，將需要?dú)w檔保存的電子文件按類存放入相應(yīng)的文件夾中。

5、文件夾或文件中的文件可以按照名稱[N]、類型[T]、大小[Z]、修改日期[D]、自動排列[A]等方式排列。如果按名稱排列則是按起始漢字的漢語拼音字母順序排列。如果分類中刻意講究一種排列方式，如機(jī)關(guān)各部門的文件夾必須按“黨委辦公室”、“行政辦公室”、“人事處”、“計劃處”……,則可在漢字前面可加序號或英文字母，即“1-黨委辦公室”、“2-行政辦公室”、“3-人事處”、“4-計劃處”……。

6、分類可以通過調(diào)整文件夾而調(diào)整。也可以通過增加或刪除文件夾而增加或刪除文件類。

伴隨著手機(jī)網(wǎng)絡(luò)及其軟硬件的發(fā)展，手機(jī)的應(yīng)用也更加廣泛和多樣化。其中短信服務(wù)的出現(xiàn)，迅速催生了一系列基于手機(jī)短信的信息服務(wù)項目，如：手機(jī)報、天氣預(yù)報等。筆者認(rèn)為，作為傳統(tǒng)信息服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案館，利用手機(jī)短信這個新的信息平臺來延伸自己的服務(wù)，為用戶提供更實時更方便的信息服務(wù)，也是非常必要和有意義的。

手機(jī)短信服務(wù)的優(yōu)點(diǎn)

實時性：通過手機(jī)獲取信息的及時性是其他傳統(tǒng)媒體無法比擬的，用戶定制的短信服務(wù)信息，可以通過移動通訊網(wǎng)絡(luò)以最小的信息時滯發(fā)送到用戶手機(jī)上，十分方便快捷。檔案館可以通過短信告知用戶最新公布的檔案和編研成果、近期展覽或者文化講座，突出自己的服務(wù)特色。

簡易性：一方面是手機(jī)操作簡單，用戶不需要其他設(shè)備，只要有手機(jī)就可以進(jìn)行短信收發(fā)；另一方面是手機(jī)攜帶容易，人們可以24小時將其帶在身邊，被稱為“影子”媒體。

自主性：手機(jī)的出現(xiàn)，使得人們可以參與到信息傳播過程中，手機(jī)用戶的自主性和參與度得到大大提高。用戶可以根據(jù)個人需要和喜好定制不同的服務(wù)項目，并有隨時隨地取消定制的權(quán)利。對于大多數(shù)短信服務(wù)，用戶都有自我定制或者取消定制的權(quán)力。

經(jīng)濟(jì)性：一方面是手機(jī)短信服務(wù)的經(jīng)濟(jì)性，目前，發(fā)送點(diǎn)對點(diǎn)短信0.1元/條，接收短信免費(fèi)。對于短信包月用戶來說，價格更加低廉。另一方面是手機(jī)上網(wǎng)功能的實現(xiàn)和智能手機(jī)的普及，使得人們可以隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)瀏覽、郵件、短信等方式獲取最新資訊，并且涵蓋文字、圖片、音視頻等多種形式，集視聽說于一體，人們獲取信息愈加容易，就愈顯經(jīng)濟(jì)。

可存儲性：手機(jī)短信可以長期被保存在手機(jī)或者短消息服務(wù)中心上，當(dāng)遇到用戶手機(jī)占線、無信號、關(guān)機(jī)等情況，信息無法發(fā)送時，短消息服務(wù)中心會保存該信息，一旦用戶開機(jī)或重返服務(wù)區(qū)時，全球移動通訊系統(tǒng)會及時通知短消息服務(wù)中心重發(fā)，用戶可以立即受到短信息。手機(jī)短信的可存儲性也在一定程度上保障了其可靠性。

開展檔案館手機(jī)短信服務(wù)的可行性

手機(jī)移動通信技術(shù)。短信業(yè)務(wù)發(fā)展大致經(jīng)歷兩個階段：以移動運(yùn)營商（如中國移動、中國聯(lián)通）短信服務(wù)中心（SMSC）為信息服務(wù)提供者的時期；互聯(lián)網(wǎng)ICP/ISP提供短信服務(wù)的內(nèi)容，移動運(yùn)營商的SMSC作為短信服務(wù)中轉(zhuǎn)交換接口時期。后一階段是短信業(yè)務(wù)急劇發(fā)展時期，從技術(shù)來講，已經(jīng)相當(dāng)成熟。

用戶。目前我國擁有數(shù)量龐大的手機(jī)用戶群，這為圖書館和檔案館開展手機(jī)短信服務(wù)提供了良好的條件和巨大的空間。同時，移動增值業(yè)務(wù)中，移動短信業(yè)務(wù)的高滲透率，也為圖書館和檔案館開展手機(jī)短信服務(wù)奠定了良好的用戶基礎(chǔ)。

檔案館自身的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)。21世紀(jì)是傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館并存、互補(bǔ)、共同發(fā)展的時代，檔案館短信服務(wù)的開展也必須以檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為基礎(chǔ)和依托。我國23個省、5個自治區(qū)、4個直轄市和2個特別行政區(qū)都開通了自己的檔案信息網(wǎng)站，發(fā)達(dá)城市和地區(qū)檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)已經(jīng)處于較高水平，除了基本的展示性功能以外，服務(wù)性功能越來越得到充分的發(fā)揮；除了能夠提供基本的檢索性服務(wù)，還能夠提供網(wǎng)上咨詢交流、特色館藏多媒體展示、網(wǎng)上課堂、網(wǎng)上辦公、信息公告更新等深層次信息服務(wù)。檔案信息網(wǎng)站的用戶群正在逐步增加，發(fā)達(dá)地區(qū)的固定用戶群也基本形成，所以，無論是從檔案館自身網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)來講，還是從其用戶來講，在我國發(fā)達(dá)地區(qū)開展檔案館短信服務(wù)的條件都已經(jīng)基本具備。

檔案館手機(jī)短信服務(wù)的功能

1.檔案館手機(jī)短信服務(wù)功能的理論分析

檔案館手機(jī)短信服務(wù)的功能可以分為內(nèi)部服務(wù)功能和外部服務(wù)功能，內(nèi)部服務(wù)功能是相對于檔案館自身管理以及檔案館與各文件形成機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)聯(lián)系而言，可以利用移動平臺及時發(fā)布內(nèi)部通知（如檔案干部培訓(xùn)通知，檔案人員職稱評審?fù)ㄖ�等），遠(yuǎn)程辦公和遠(yuǎn)程業(yè)務(wù)（如廣東檔案信息網(wǎng)的廣東省重點(diǎn)項目建設(shè)單位業(yè)務(wù)報送系、四川檔案網(wǎng)的四川省現(xiàn)行文件中心在線管理系統(tǒng)、河南檔案信息網(wǎng)的檔案遠(yuǎn)程公務(wù)和檔案登記備案、遼寧檔案信息網(wǎng)的職稱評審系統(tǒng)和論文申報系統(tǒng)等），檔案館網(wǎng)上辦公系統(tǒng)與手機(jī)短信服務(wù)的結(jié)合，使二者的功能都得到了最大程度的發(fā)揮；外部服務(wù)功能是相對于檔案館的利用者而言，但是相對于高校圖書館讀者的集中和固定，檔案館的服務(wù)對象則具有廣泛性和分散性。因此，手機(jī)檔案館可以針對不同需求的用戶群采取差異化的服務(wù)策略，以獲得良好的利用效果和社會效益。

2.檔案館手機(jī)短信服務(wù)功能的實證分析—基于省級檔案信息網(wǎng)站的調(diào)研

根據(jù)對我國33個省級檔案信息網(wǎng)站（臺灣除外）的調(diào)查，其中河北省檔案網(wǎng)站正在建設(shè)中、山西省檔案網(wǎng)站正在改版中，二者均未能打開，尚不列入此次調(diào)查范圍內(nèi)。61%的省級檔案信息網(wǎng)站開展了預(yù)約查檔服務(wù)；90%的省級檔案信息網(wǎng)站都有網(wǎng)上展覽，但形式上差異較大，最普遍的是靜態(tài)的圖片展，有條件的地區(qū)則開展了音視頻等多媒體形式的展示（如天津檔案信息網(wǎng)開設(shè)了3D網(wǎng)上展廳）；74%的省級檔案信息網(wǎng)站設(shè)有登錄入口，以辦公系統(tǒng)的郵箱登錄入口居多，其中48%的省級檔案信息網(wǎng)站可以實現(xiàn)網(wǎng)上辦公，也有一部分是會員或用戶登錄入口，只有廣東檔案信息網(wǎng)明確設(shè)立了移動政務(wù)和用戶登錄兩個登錄入口；68%的省級檔案信息網(wǎng)站上設(shè)有網(wǎng)上課堂和教育培訓(xùn)等板塊，但多是文字通知，只有少數(shù)網(wǎng)站能實現(xiàn)網(wǎng)上報名、學(xué)習(xí)和評定功能；有文化講座和愛國主義教育基地板塊的省級檔案信息網(wǎng)站分別只有10%和19%，北京、天津和香港特別行政區(qū)的檔案網(wǎng)站都設(shè)立了文化講座的板塊來通知和報道相關(guān)信息，設(shè)有愛國主義教育基地板塊的檔案網(wǎng)站則體現(xiàn)出地方特色，如革命老區(qū)廣西、甘肅等。

雖然我國省級檔案信息網(wǎng)站建設(shè)和服務(wù)開展情況無論是內(nèi)容、形式還是水平、層次都存在諸多差異，但是以檔案館網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)為基礎(chǔ)的手機(jī)檔案館短信服務(wù)，在北京、天津、上海和廣州等發(fā)達(dá)城市和地區(qū)開展的可行性已顯而易見。檔案館手機(jī)短信外部服務(wù)功能的實現(xiàn)可以依托網(wǎng)站自身的優(yōu)勢和特色，針對不同用戶群進(jìn)行重點(diǎn)開發(fā)，比如：

針對學(xué)生群體開展的短信服務(wù)。如上海檔案信息網(wǎng)在檔案利用一欄特意開設(shè)了學(xué)生課堂板塊，上海市檔案館外灘新館結(jié)合新版上海市中學(xué)課本《上海鄉(xiāng)土歷史》的課程內(nèi)容，開設(shè)了學(xué)生課堂專題檔案查閱系統(tǒng)。以豐富的館藏資源為依托，經(jīng)過初步的歸類和整理，為探究歷史性課題提供檔案資料，便于學(xué)生們有針對性地對館藏檔案進(jìn)行檢索和查閱，提高學(xué)生學(xué)習(xí)興趣及認(rèn)知能力和動手能力。另外，上海市檔案館外灘新館還推出了多次學(xué)生暑期專題活動，并建立了以檔案原始資料為依托，以共建學(xué)校參與為主要實體的史料研究工作室，旨在提高學(xué)生的團(tuán)隊合作精神和科研交流能力，亦為學(xué)生社會實踐提供場所。像上海市檔案館可以針對固定的學(xué)生群體和各個學(xué)校的相關(guān)負(fù)責(zé)人，利用手機(jī)短信實現(xiàn)遠(yuǎn)程的、自動的、及時的信息發(fā)布等服務(wù)，以更好地體現(xiàn)檔案館的愛國主義教育基地功能和社會服務(wù)功能。

針對研究人員開展的短信服務(wù)。澳門歷史檔案館的任務(wù)是收集、整理、保存及提供利用澳門公共機(jī)關(guān)的檔案，并征集從外國檔案館和圖書館復(fù)制而來的有關(guān)澳門歷史的縮微膠卷，以充實館藏。澳門歷史檔案館非常重視為研究提供服務(wù)，“打算以規(guī)章去推廣優(yōu)質(zhì)的學(xué)術(shù)成就及研究”，館內(nèi)設(shè)有專門的閱覽室，為促進(jìn)學(xué)術(shù)研究工作的進(jìn)行，保持安靜的環(huán)境，閱覽室又分為接待區(qū)和閱讀區(qū)。澳門歷史檔案館的網(wǎng)站主頁的右上角設(shè)有讀者登錄入口，沒有讀者證的可以申請讀者證。一般的申請過程都需要用戶的郵箱和手機(jī)號（浙江檔案信息網(wǎng)對于新用戶的注冊還有相關(guān)服務(wù)協(xié)議的規(guī)定），這樣有助于檔案館更好地服務(wù)用戶，也為檔案館手機(jī)短信服務(wù)的開展奠定了良好的基礎(chǔ)。此外，貴州省的檔案信息網(wǎng)站從其名字—— 貴州檔案方志信息網(wǎng)，就可以看出其館藏特色，其網(wǎng)站內(nèi)有貴州省地方志全文數(shù)據(jù)庫。像這樣的檔案館可以與網(wǎng)上登錄查詢服務(wù)相結(jié)合，針對特定的研究型用戶開展短信服務(wù)，以彌補(bǔ)郵箱服務(wù)即時性上的缺陷。

針對普通大眾開展的短信服務(wù)。有登錄入口等會員制的檔案館可以針對會員采取短信服務(wù)，進(jìn)行預(yù)約查檔、預(yù)約調(diào)卷、定題查檔等相關(guān)咨詢的反饋渠道之一，以更好地服務(wù)大眾。另外，北京檔案信息網(wǎng)開設(shè)京城講壇，講座預(yù)告主要在檔案信息網(wǎng)的首頁的公告看板上有顯示，傳播渠道比較單一，如果檔案館開展短信服務(wù)則可以起到巨大的宣傳效果。

檔案館開展短信服務(wù)除了作為發(fā)布通知、預(yù)告和預(yù)約服務(wù)的反饋渠道等，還可以開展像歷史上的今天和其他生活小提示這樣的固定信息作為補(bǔ)充和豐富，真正體現(xiàn)出公共服務(wù)的性質(zhì)，提高社會認(rèn)知度和影響力。

手機(jī)檔案館存在的問題

短信技術(shù)的先天不足。信息長度受限，信息長度不得超過140個字節(jié)，在業(yè)務(wù)量較高時，可能會因短信息中心的處理能力有限及無線信道的阻塞而影響及時傳送和業(yè)務(wù)失敗情況。

公益性與收費(fèi)的沖突。檔案館的服務(wù)是無償提供的，但由于手機(jī)平臺的搭建必須依賴電信運(yùn)營商的網(wǎng)絡(luò)，手機(jī)服務(wù)平臺在提供服務(wù)時不能做到像其他服務(wù)一樣免費(fèi)。不過，在推動社會主義文化大發(fā)展大繁榮的背景下，圖書館和檔案館等公共文化機(jī)構(gòu)可以與電信部門加強(qiáng)合作，通過雙方的溝通和交流探索出一條經(jīng)濟(jì)效益和社會效益雙贏的路子。

手機(jī)平臺與圖書館和檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的連接。由于圖書館、檔案館手機(jī)平臺多數(shù)是由第三方開發(fā)，存在著對館內(nèi)業(yè)務(wù)不熟悉等諸多不利。而圖書館、檔案館所使用的自動化系統(tǒng)又因版權(quán)、保密等原因不可能完全開發(fā)，手機(jī)服務(wù)平臺的一些功能在這種不透明狀態(tài)下是很難實現(xiàn)。但隨著相關(guān)技術(shù)的不斷成熟，圖書館、檔案館的手機(jī)網(wǎng)絡(luò)一體化系統(tǒng)必然出現(xiàn)，手機(jī)平臺與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的連接問題便可迎刃而解。